Projectmanager SIS-transitie, functieklasse A, 100 (DOWA I 066)

Ben jij thuis in de wereld van het hoger onderwijs en weet je hoe complex administratieve processen achter de studentenlevenscyclus kunnen zijn Heb je projectervaring en talent om mensen processen en technologie met elkaar te verbinden Wil je een sleutelrol opnemen in de transitie van HOGENT naar een nieuw Studenten Informatie Systeem (SIS) Dan ben jij misschien de projectmanager die we zoeken!

HOGENT staat voor een ambitieuze en impactvolle uitdaging. Samen met zeven andere hogeronderwijsinstellingen implementeren we een nieuw Studenten Informatie Systeem (SIS). Dit systeem vormt het hart van de onderwijs- en studentenadministratie. Het ondersteunt zowel de organisatie van het onderwijs als de volledige studentenlevenscyclus: van kandidaat-student tot alumnus. Het SIS verbindt processen gegevens en actoren binnen de hele organisatie en staat in wisselwerking met tal van andere interne en externe systemen. Voor HOGENT met ongeveer 20.000 studenten en meer dan 2.000 medewerkers betekent deze transitie een belangrijke stap in de verdere digitalisering en toekomstgerichte organisatie van het onderwijs en de studentenadministratie.

Het gezamenlijke implementatietraject verloopt binnen Octasis de samenwerking tussen acht hogeronderwijsinstellingen. Daarbij wordt gewerkt vanuit een centrale projectstructuur. Als projectmanager vertegenwoordig je HOGENT binnen dit traject. Je zorgt voor een vlotte afstemming tussen de centrale projectwerking en de eigen context processen en noden van HOGENT.

Concreet:

• Je belangrijkste opdracht is het succesvol implementeren van het nieuwe SIS binnen HOGENT en ervoor zorgen dat systemen en processen maximaal aansluiten bij de noden van studenten medewerkers en opleidingen. Je houdt hierbij rekening met de diversiteit van onze onderwijsorganisatie en de specifieke context van de School of Arts.

• Je coördineert het implementatietraject van het nieuwe SIS binnen HOGENT en bewaakt de voortgang planning budget risicos afhankelijkheden en kritische beslissingen steeds in afstemming met de centrale projectplanning van Octasis.

• Je werkt vanuit de directie Onderwijsaangelegenheden en werkt zowel nauw samen met IT externe leveranciers en collegas binnen HOGENT als met de centrale projectmanagers en projectgroepen binnen Octasis. Je zorgt voor een vlotte vertaalslag tussen de inhoudelijke experten binnen HOGENT en de centrale projectwerking. Je rapporteert over de voortgang van het traject aan directie en stuurgroep.

• Je zorgt ervoor dat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt en dat belangrijke keuzes op het juiste moment worden gemaakt. Je begrijpt en bewaakt de samenhang tussen administratieve processen systemen en beleidskeuzes binnen de volledige studentenlevenscyclus. Je analyseert de impact van beslissingen brengt verschillende belangen en behoeften in kaart en zorgt ervoor dat besluitvorming op het juiste niveau plaatsvindt.

• Je zorgt ervoor dat proces- en data-analyses leiden tot oplossingen die aansluiten bij de strategische doelstellingen als bij de concrete werking van HOGENT.

• Je ondersteunt de organisatie bij de overgang naar nieuwe processen en systemen via communicatie opleiding en ondersteuning van medewerkers en werkt een gedragen aanpak uit voor nazorg opvolging en verdere verankering van het nieuwe SIS na de initiële implementatiefase.

Aan welke toelatingsvoorwaarden voldoe je

• Je bent een personeelslid van HOGENT en bent eerder geworven via een externe publicatie met volledige selectieprocedure.
• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013 inzake toegang tot de ambten.
• Je bentminstensin het bezit van een masterdiploma of een gelijkgeschakeld studiebewijs hoger onderwijs van vóór 2004-2005 of een gelijkwaardig buitenlands diploma.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het begeleiden coördineren of realiseren van complexe projecten processen of verandertrajecten binnen een onderwijscontext.

Waarom ben jij daarnaast de kandidaat die we zoeken

• Je kan je identificeren met de waarden van HOGENT.
• Je bent vertrouwd met de organisatie van het hoger onderwijs de diverse processen en relevante regelgeving.
• Je hebt een sterk analytisch en procesmatig inzicht en weet complexe organisatievraagstukken te vertalen naar werkbare oplossingen.
• Je bewaart vlot het overzicht en combineert een doortastende aanpak met een sterk gevoel voor prioriteiten en resultaat.
• Je begrijpt dat een succesvolle systeemimplementatie meer vraagt dan technologie alleen. Je weet mensen mee te nemen in verandering en creëert draagvlak voor nieuwe werkwijzen.
• Je communiceert helder en bouwt vlot samenwerkingsrelaties op met uiteenlopende doelgroepen. Je luistert actief begrijpt verschillende perspectieven en slaagt erin consensus op te bouwen.
• Je hebt affiniteit met digitale technologie en informatiesystemen. Ervaring met de implementatie of transformatie van digitale applicaties en informatiesystemen vormt een meerwaarde.

Ons aanbod

Bij HOGENT maken we écht impact met onderwijs onderzoek kunst en dienstverlening. We geloven in de kracht van mensen en inspireren hen om bij te dragen aan een betere wereld. Hier ontmoeten creativiteit ondernemerschap en kennis elkaar.

Wij bieden een voltijdse (100%) contractuele aanwerving voor bepaalde duur. Je contract start zo snel mogelijk en loopt minimum 2 jaar (met mogelijkheid tot verlenging).

Je werkt in een 38-uren stelsel.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop gsm en gsm-abonnement. Je verloning situeert zich in de klasse A tussen de salarisschaal A11 (minimum) en de salarisschaal A22 (maximum). Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van 20 per maand. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen dan is er parkeerplaats voorzien.

Binnen HOGENT is een mogelijkheid om in overleg met je leidinggevende twee dagen per week te telewerken. Als je voltijds werkt bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke feestdagen aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.

Daarnaast hebben we een aantrekkelijk sportaanbod en ontvang je een personeelskaart met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van Ethias Onderwijs en kan je via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig gsm-abonnement.

Interesse

1. Solliciteer ten laatste opvia de knop en voeg je CV motivatiebrief en diploma toe. Vermeld in je cv nauwkeurig je periodes van tewerkstelling (start- en einddata).
2. We maken een preselectie op basis van ontvankelijkheid toelatingsvoorwaarden en eventueel profiel.
3. Als je voldoet nodigen we je uit voor een selectiegesprek waarin je je motivatie ervaring en competenties kunt tonen. Ter voorbereiding van het selectiegesprek ontvang je een case. Tijdens het gesprek zal gevraagd worden jouw uitwerking te selectiegesprekken zullen doorgaan op.
4. Ben je geselecteerd Dan bezorg je ons een aantal documenten conform artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013 inzake toegang tot de ambten.
5. Van harte welkom bij HOGENT!

HOGENT is een gemeenschap van unieke mensen waar iedereen zichzelf kan zijn en een plaats grote verscheidenheid is een troef die mogelijkheden schept. HOGENT zet in op een diverse instroom werkt aan gelijke kansen en stimuleert inclusie.

Heb je een beperking en kan een aanpassing je helpen om jou een vlotte sollicitatie-ervaring te bezorgen Laat het ons zeker weten!

Vragen

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Robin Stevens. Dit kan via e-mail ().

Heb je praktische of technische vragen over de selectieprocedure het loon of iets anders Neem dan contact op met Sarah Staes onze HR-partner! Stuur een e-mail naar . We helpen je graag verder!