موظف الإستقبال

ترتيب اليوميات وإدارة غرف الاجتماعات.
من المحتمل التعامل مع تنسيق الأحداث داخليًا وخارجيًا.
التعامل مع الاستفسارات والشكاوى عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والمراسلات العامة.
تحية جميع الزوار بطريقة مهنية.
تحويل المكالمات حسب الضرورة.
ربما إدارة اللوازم المكتبية مثل القرطاسية والمعدات والأثاث.
أداء الواجبات الإدارية المخصصة كما هو مطلوب من قبل شريك أعمال الموارد البشرية ومدير المكتب.
الحفاظ على الخدمات المكتبية حسب الحاجة (مثل شركات التنظيف والصيانة).
استلام وتسليم التسليمات.
المساعدة في البريد كما هو مطلوب.
أخذ الرسائل وضمان تمريرها إلى الموظف المناسب في الوقت المناسب.
مساعدة فريق الموارد البشرية في التوظيف والتأهيل والترتيب للمقابلات.
الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة، وإصدار شارات الزائرين).
توجيه وإدارة جميع المكالمات الهاتفية والاستفسارات الواردة إلى الأشخاص المعنيين بطريقة احترافية وفعالة.
تقديم المعلومات الأساسية والدقيقة شخصيًا وعبر الهاتف / البريد الإلكتروني.
جدولة المواعيد عند الحاجة وإدارة إدارة مذكرات المديرين التنفيذيين.
تأكد من أن منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات مرتبة وحسنة المظهر، مع جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات).
أداء واجبات موظف الاستقبال الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والنسخ والنسخ وإرسال الفاكس حسب الطلب.
يتعامل مع طلبات السفر، بما في ذلك حجز الفنادق والطيران والنقل وفقًا لسياسة السفر الداخلية.
- إنشاء التقارير حسب طلب مدير المكتب.
أداء المهام بكفاءة وجدية.