مدير مكتب

جدول المواعيد حسب الأولوية
المساعدة في البحث وتجميع البيانات وتأليف المراسلات الروتينية والتقارير والعروض التقديمية للمراجعة والمراجعة النهائية من قبل المدير.
الحفاظ على جميع الملفات والسجلات السرية.
تنسيق جداول السفر وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات عن بعد
تصفية كافة المكالمات الهاتفية والبريد والبريد الإلكتروني. تفريق والتعامل معها حسب الاقتضاء.
تلقي وتصوير وتوزيع وحفظ مجموعة متنوعة من المراسلات والتقارير الواردة والصادرة.
كن مسؤولاً عن جميع البريد والمراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الفاكسات وتسليم البريد السريع وما إلى ذلك.
قد يكون مسؤولاً عن تدوين وتوزيع محاضر الاجتماع الداخلي.
توفير البيانات والمعلومات ومواد الدعم الاحتياطية ذات الصلة لمساعدة المدير في العمليات اليومية، حسب الطلب.
قد يتتبع مجموعة متنوعة من بيانات القسم و/أو الموظف ويكمل التقارير المجدولة بانتظام بحلول تاريخ الاستحقاق المطلوب.
المساعدة في الإعداد، والحصول على التوقيعات المناسبة للإدارات، وتتبع ومتابعة إجراءات الموظفين المختلفة لتشمل نماذج طلبات المرشحين للوظائف المفتوحة، ونماذج PSC للتحويلات، وتغييرات المشرف، وإجازات الموظفين، والترقيات، وما إلى ذلك
التأكد من إرسال الاتصالات بسرعة وبدقة.
المساعدة في تخطيط وتنسيق وإعداد اجتماعات العمل الكبرى ووجبات الغداء والعشاء التي تشمل العملاء الداخليين والخارجيين والإدارات والشركات كما هو مطلوب.
قد يكون مسؤولاً عن تقديم تقارير نفقات الموظفين في الوقت المناسب.
قد يكون مسؤولاً عن تنسيق وتخطيط احتياجات المنشأة (المساحة والمعدات وما إلى ذلك)