مساعد الحسابات الدائنة

الأدوار والمسؤوليات

مسؤول الحسابات الدائنة مسؤول عن إدارة ومعالجة المدفوعات للبائعين والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين. يتضمن هذا الدور التحقق من الفواتير ومطابقة الحسابات وضمان الامتثال لسياسات الشركة والحفاظ على السجلات المالية الدقيقة.

استلام الفواتير ومراجعتها والتحقق منها للتأكد من دقتها والموافقات المناسبة قبل معالجة المدفوعات.
ضمان المدفوعات في الوقت المناسب للبائعين عبر الشيكات أو التحويلات المصرفية أو طرق الدفع الأخرى.
مطابقة دفتر الحسابات الدائنة لضمان تسجيل جميع المدفوعات والمعاملات بشكل صحيح.
التواصل مع البائعين فيما يتعلق بتناقضات الفواتير واستفسارات الدفع ومطابقة الحسابات.
التأكد من امتثال جميع الفواتير والمدفوعات لسياسات الشركة واللوائح الضريبية والمبادئ التوجيهية المالية.
معالجة مطالبات نفقات الموظفين وضمان الالتزام بسياسات الشركة.
المساعدة في إغلاق نهاية الشهر من خلال إعداد تقارير الحسابات الدائنة والوثائق الداعمة.
توفير الوثائق والدعم اللازمين أثناء التدقيق الداخلي والخارجي.
تحديد وتنفيذ تحسينات العملية لتعزيز الكفاءة والدقة في عمليات الحسابات الدائنة.
معالجة الفواتير
استلام ومراجعة الفواتير: استلام ومراجعة جميع الفواتير الواردة من البائعين والموردين للتأكد من دقتها واكتمالها والامتثال لسياسات الشركة.
مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء: التحقق من تطابق الفواتير مع أوامر الشراء والإيصالات، والتأكد من صحة جميع الشروط والأسعار والكميات.
الموافقة على الفواتير: إرسال الفواتير المعتمدة إلى القسم المناسب للموافقة النهائية قبل الدفع.
إدخال البيانات: إدخال تفاصيل الفاتورة في نظام المحاسبة أو تخطيط موارد المؤسسات بدقة، والتأكد من تسجيل جميع المعلومات اللازمة للتقارير المالية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في المحاسبة أو التمويل أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
خبرة مثبتة في الحسابات الدائنة أو دور مماثل في صناعة الضيافة.
فهم قوي لمبادئ المحاسبة واللوائح المالية.
إتقان برامج المحاسبة (مثل SAP وQuickBooks وOracle) وMS Excel.
الاهتمام بالتفاصيل والمهارات التحليلية القوية.
قدرات ممتازة في التواصل وحل المشكلات.
القدرة على العمل بشكل مستقل والوفاء بالمواعيد النهائية.
معالجة الدفع
معالجة المدفوعات: تأكد من إجراء المدفوعات وفقًا لشروط الدفع المحددة من قبل المورد، وضمان معالجة المدفوعات في الوقت المناسب وبدقة من خلال طرق مختلفة، مثل التحويلات المصرفية أو الشيكات أو التحويلات الإلكترونية للأموال (EFT).
جدولة الدفع: جدولة وإعداد عمليات الدفع لضمان سداد الفواتير في الوقت المناسب وتحسين إدارة التدفق النقدي.
مطابقة سجلات الدفع: مطابقة سجلات الدفع لضمان إجراء المدفوعات وتسجيلها بدقة، ومطابقة الفواتير المقابلة.
إدارة علاقات الموردين
التواصل مع الموردين: إنشاء علاقات جيدة والحفاظ عليها مع الموردين والموردين، والإجابة على الاستفسارات، وحل المشكلات المتعلقة بالمدفوعات أو التناقضات، والتأكد من فهم شروط الدفع واتباعها بوضوح.
حل النزاعات: معالجة وحل أي نزاعات تتعلق بتناقضات الفواتير، أو تأخيرات الدفع، أو مشكلات الفواتير بطريقة احترافية وفعالة.
الحفاظ على سجلات الموردين: الحفاظ على سجلات الموردين الدقيقة وتحديثها، بما في ذلك تفاصيل الاتصال وأرقام التعريف الضريبي وشروط الدفع وغيرها من البيانات ذات الصلة.