Gestor de Projectos

Gerir e coordenar todos os requisitos e responsabilidades administrativas do projeto assegurando que todas as partes interessadas dispõem dos recursos necessários para desempenhar eficazmente as suas funções no projeto bem como garantir uma governação eficaz e a disponibilidade da informação.

Funções Essenciais

Elaborar as atas das reuniões do projeto obter a respetiva aprovação e validação por parte do Head do PMO e distribuí-las aos participantes. Monitorizar o acompanhamento das ações definidas em ata para garantir o cumprimento dos prazos acordados.

Executar atividades de gestão financeira e orçamental do projeto incluindo a atualização dos orçamentos com os valores reais a reconciliação dos lançamentos financeiros com os orçamentos do projeto o processamento de faturas e despesas bem como a identificação e comunicação de quaisquer discrepâncias financeiras assegurando uma gestão e reporte financeiro sólidos.

Conduzir os processos de integração (onboarding) e desligamento (offboarding) de colaboradores de suporte prestadores de serviços e fornecedores assegurando que dispõem da informação acessos e equipamentos necessários para desempenharem eficazmente as suas funções no projeto.

Coordenar os fluxos de trabalho atividades e calendários do projeto entre todos os membros da equipa garantindo uma gestão eficiente da carga de trabalho e o cumprimento dos prazos.

Gerir e manter o sistema de gestão documental do projeto assegurando o armazenamento adequado e seguro de toda a documentação o controlo de versões e o cumprimento dos formatos definidos promovendo assim a governação do projeto e a acessibilidade da informação.

Gerir toda a logística associada a reuniões e workshops incluindo entre outros aspetos a criação de ligações para reuniões online reserva de estacionamento marcação de salas organização de catering e preparação de equipamentos de apoio assegurando a participação eficaz de todos os intervenientes.

Gerir sempre que necessário as agendas dos principais stakeholders seniores do projeto garantindo a organização eficiente das reuniões e compromissos.

Supervisionar a organização de todas as deslocações necessárias para os stakeholders do projeto articulando com as agências de viagens aprovadas e assegurando o cumprimento de todos os requisitos de viagem.

Coordenar e garantir o agendamento atempado dos Steering Committees dos projetos sob a sua responsabilidade assegurando alinhamento prévio com a agenda e disponibilidade do Sponsor do Projeto.

Cumprir integralmente a metodologia governance e framework do PMO aplicando-os de forma consistente em todas as fases do ciclo de vida do projeto: iniciação planeamento execução monitorização e controlo e fecho.

Gerir os riscos do projeto de forma eficaz assegurando a sua identificação monitorização mitigação e reporte contínuo incluindo visibilidade detalhada sobre riscos em atraso ou com desvios nos planos de mitigação.

Reportar prontamente quaisquer atrasos ou desvios do projeto apresentando claramente a causa raiz impacto plano de recuperação ações corretivas e respetivos responsáveis.

Documentar e controlar todas as alterações ao âmbito cronograma orçamento ou requisitos do projeto garantindo a comunicação e visibilidade adequadas junto dos stakeholders executivos.

Assegurar o cumprimento dos requisitos de auditoria compliance e governance do PMO promovendo uma gestão proativa de riscos e contribuindo para a inexistência de findings relacionados com os projetos sob a sua responsabilidade.

Garantir a qualidade integridade e atualização da documentação do projeto assegurando a sua disponibilidade para auditorias comités de governance e tomadas de decisão executivas.

Fornecer reportes semanai mensais e periódicos precisos e atempados sobre o estado do projeto marcos alcançados riscos dependências orçamento e benefícios esperados de acordo com os padrões de reporte definidos pelo PMO.

Capacidade de gerir e liderar múltiplos projetos em simultâneo assegurando o cumprimento dos prazos orçamento âmbito e objetivos estratégicos através de uma gestão eficaz de prioridades recursos riscos e dependências.

Preparar e consolidar apresentações relatórios e informação de suporte do projeto sempre que solicitado para comités de acompanhamento e outras reuniões do projeto em conformidade com os padrões de reporte e governação estabelecidos permitindo uma tomada de decisão eficaz. este ponto não sei se está redundante e já mencionado

Apoiar a equipa do projeto em questões relacionadas com Tecnologias de Informação (TI) Recursos Humanos (RH) e assuntos administrativos através da articulação com os departamentos ou equipas competentes garantindo uma resposta adequada e atempada para que os membros da equipa possam desempenhar as suas funções de forma eficiente.

Qualifications :

Tipo de qualificação: Licenciatura
Área de estudo: Gestão de Projetos Gestão de Risco Gestão de Empresas

Experience Required
Gestão de Projetos
Suporte ao Negócio
3 a 4 anos
Experiência em funções administrativas e de secretariado de ponta a ponta em ambientes de programas ou projetos incluindo gestão documental gestão de agendas e administração orçamental.

Competências Comportamentais

• Adotar Abordagens Práticas
• Comunicar Informação de Forma Clara
• Verificar e Validar Informação
• Documentar Factos
• Adaptar-se à Mudança
• Cumprir Procedimentos
• Solicitar e Valorizar Feedback
• Gerir Tarefas
• Cumprir Prazos
• Produzir Resultados
• Trabalho em Equipa
• Cumprir e Promover Padrões de Qualidade

Competências Técnicas

• Competências de Administração de Negócios
• Gestão de Agendas
• Logística de Reuniões
• Competências de Administração de Projetos
• Organização de Viagens
• Comunicação Escrita

Línguas

• Portugues falado e Escrito
• Inglês falado e Escrito

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time