Secrétaire 80

Vous rejoignez léquipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement des HUG en tant que Secrétaire.

Vous assurez un rôle central de soutien administratif organisationnel et opérationnel au sein du Centre.

En contact permanent avec léquipe de coordination des formations et conformément aux priorités définies aux règles et aux bonnes pratiques en vigueur vous participez à la planification à lorganisation et au suivi des activités de formation; plus particulièrement vous assurez la gestion des inscriptions des convocations et des listes dattente la coordination logistique des sessions la réservation des salles et équipements ainsi que la gestion des données et des activités dans le système de gestion de la formation (Learning Management System LMS). Pour mener à bien cette mission vous entretenez une étroite collaboration non seulement en amont avec léquipe de coordination mais aussi avec de nombreux partenaires internes et externes.

Garant-e dun accueil professionnel et orienté service vous assurez laccueil physique et téléphonique des usagers informez et accompagnez les apprenant-e-s intervenant-e-s et visiteur-ses et contribuez à offrir une expérience de qualité à lensemble des parties prenantes.

Le poste comprend également la participation aux processus administratifs et financiers du Centre notamment le traitement des demandes dachat le suivi des prestations fournisseurs la préparation de la facturation à des tiers et les vérifications administratives associées.

Vous assurez en outre du support administratif courant incluant la gestion documentaire larchivage la gestion des courriels des fournitures et du matériel la rédaction de procès-verbaux et de correspondances ainsi que la production et le suivi de tableaux de bord statistiques et rapports.

Votre esprit de collaboration votre polyvalence et votre capacité à proposer des solutions pragmatiques vous permettent de contribuer activement à lamélioration continue des prestations à loptimisation des processus au traitement de dossiers spécifiques et à la réalisation des projets et initiatives stratégiques du Centre.

Qualifications :

Titulaire dun CFC demployé-e de commerce ou dune formation jugée équivalente vous bénéficiez dune expérience confirmée dau moins trois ans dans une fonction dassistanat de formation dassistanat administratif ou de secrétariat.

Vous maîtrisez parfaitement le français tant à loral quà lécrit ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs de la suite Microsoft Office (Word Excel PowerPoint Teams SharePoint) et les technologies modernes liées à lintelligence artificielle.

Une expérience dans lutilisation dun ou plusieurs systèmes de gestion de lapprentissage (LMS) constitue un atout important tout comme une certification ECDL TOSA de niveau avancé ou équivalente.

Vous êtes à laise avec le traitement des chiffres et des données et disposez de solides compétences en gestion documentaire notamment en matière de GED dindexation de classement et darchivage.

On vous reconnait un sens des responsabilités une rigueur et un souci du détail vous appliquez les procédures avec fiabilité tout en faisant preuve dautonomie dans lorganisation de votre travail.

Capable de gérer plusieurs activités simultanément vous vous adaptez aux priorités changeantes et faites face aux imprévus avec réactivité calme et professionnalisme.

Vous démontrez un excellent sens de laccueil et du service de très bonnes qualités relationnelles un fort esprit collaboratif et une réelle aptitude au travail en équipe.

Enfin vous faites preuve dune discrétion irréprochable et accordez une importance particulière au respect de la confidentialité.

Informations supplémentaires :

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 2
• Taux dactivité : 80%
• Classe de fonction : 11
• Type de contrat : CDM durée de 36 mois
• Délai de candidature : 22.10.2026 
• Demande de renseignements : -Takorian cheffe de secteur Organisation et Qualité au sein duCentre deFormation et de Développement des HUG

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation votre curriculum vitae les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce sadresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant sengager dans la lutte contre le chômage les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de lOffice cantonal de lemploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Remote Work :

No

Employment Type :

Part-time