Ledningssamordnare till RIKI

Ledningssamordnare

Research Infrastructure Karolinska Institutet (RIKI) är en nyetablerad organisation som samlar och utvecklar ett brett utbud av core-faciliteter inom avancerad utrustning specialistkompetens och tjänster som möjliggör forskning i världsklass. Sedan starten den 1 januari 2026 har RIKI haft ett tydligt uppdrag: att bygga en modern sammanhållen och långsiktigt hållbar struktur som främjar forskning innovation och utveckling. Nu står vi inför en spännande tillväxtresa. Under de kommande åren kommer vi att vidareutveckla vårt arbete våra arbetssätt och vår organisation och vi söker dig som vill vara med och göra verklig skillnad i en dynamisk och forskningsnära miljö.

RIKI leds av en direktör för forskningsinfrastruktur tillsammans med en administrativ chef som ansvarar för HR ekonomi och övrigt verksamhetsstöd.

Som ledningssamordnare har du en nyckelroll i verksamheten och fungerar som ett viktigt stöd till ledningen. Rollen kräver god organisationsförmåga hög servicekänsla och förmåga att säkerställa att information och ärenden hanteras på ett professionellt och effektivt sätt.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• Planera och samordna seminarier workshops och större möten
• Ansvara för praktiska arrangemang samt produktion av presentationer
• Förbereda boka och följa upp möten inklusive dagordningar och mötesanteckningar
• Bidra till att RIKI:s webbplats hålls uppdaterad i samarbete med kommunikatör
• Hantera avtal bereda beslutsunderlag och dokument
• Ansvara för diarieföring och annan administrativ dokumenthantering
• Ge kvalificerat administrativt stöd till RIKI:s ledning

Du rapporterar till den administrativa chefen.

Vi söker dig som vill vara en aktiv del av utvecklingen av KI:s forskningsinfrastruktur och som trivs i en miljö där samarbete service och kvalitet är centrala.

Vi ser att du har:

• Relevant eftergymnasial utbildning inom kommunikation pedagogik eller annat närliggande område.
• Minst fem års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska både muntligt och skriftligt
• God förmåga att formulera dig korrekt nyanserat och professionellt i skrift
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office

Som person är du strukturerad självgående och har god förmåga att prioritera mellan olika arbetsuppgifter även under tidspress. Du är serviceinriktad lösningsorienterad och bidrar till ett positivt samarbetsklimat.

Erfarenhet av arbete inom myndighet särskilt inom högskolesektorn är meriterande.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Placering:Solna

Varmt välkommen med din ansökan!

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker med du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.