Técnico de Secretaría Técnica

Tu misión será gestionar la secretaría técnica de nuestros congresos de principio a fin para que cada inscrito ponente e invitado tenga una experiencia fluida antes durante y después del evento.

• Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes seguimiento y control de altas cambios y cancelaciones.
• Atender y resolver las dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.
• Controlar los ingresos por inscripciones y hacer seguimiento de pagos pendientes en coordinación con el departamento de Administración.
• Coordinar la participación de ponentes e invitados: organización de viajes reservas hoteleras tramitación de inscripciones gratuitas y atención personalizada.
• Gestionar las reservas hoteleras del congreso y controlar los cupos de servicios adicionales como talleres actos sociales y otras actividades.
• Preparar junto al project manager del congreso listados documentación operativa y materiales necesarios para el evento.
• Coordinar y dar soporte a la secretaría técnica in situ: acreditaciones atención en mostrador y resolución de imprevistos en sede.
• Mantener actualizadas las bases de datos y la plataforma de gestión de inscripciones.
• Colaborar con la secretaría científica en las comunicaciones y en la gestión de trabajos y contenidos del programa cuando el proyecto lo requiera.
• Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones ingresos ocupación hotelera) para el equipo de proyecto.

Tu impacto: serás el punto de contacto que da seguridad a asistentes ponentes y comités organizadores y una pieza clave para que cada congreso cumpla sus objetivos de participación calidad y rentabilidad.

En Alo Congress la línea de VB Group especializada en la organización de congresos buscamos un/a Técnico/a de Secretaría Técnica que disfrute poniendo orden en los detalles que hacen que un congreso funcione: inscripciones ponentes hoteles y coordinación en sede. Si ya sabes lo que es tener cientos de inscritos un programa científico cerrándose y un evento a la vuelta de la esquina y te gusta ese ritmo queremos conocerte.

• Formación: Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo Protocolo y Organización de Eventos Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.
• Experiencia: mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos en una OPC (Organizador Profesional de Congresos) agencia de eventos o entorno MICE.
• Conocimientos técnicos: manejo avanzado de Microsoft Office (Excel Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos inscripciones y acreditaciones.
• Idiomas: dominio de castellano catalán e inglés hablado y escrito.
• Competencias personales:
  • Orientación al servicio y agilidad para resolver incidencias de inscritos ponentes e invitados.
  • Organización método y rigor en el seguimiento de procesos.
  • Planificación: sabes fijar prioridades plazos y planes de seguimiento para cada tarea.
  • Capacidad para mantener la calma y la actitud positiva en picos de trabajo y plazos ajustados.
  • Trabajo en equipo y colaboración con otros departamentos.
  • Proactividad para anticiparte a los problemas antes de que lleguen.
• Disponibilidad: para desplazarte y trabajar en sede durante la celebración de los congresos.
• Valoraremos especialmente:
  • Experiencia en secretarías científicas: gestión de comunicaciones coordinación del proceso de evaluación y aceptación de trabajos y elaboración de contenidos para el programa científico.
  • Experiencia en la relación con empresas patrocinadoras y sponsors.
  • Otros idiomas adicionales.

• Estabilidad: contrato indefinido y jornada completa en un grupo con crecimiento sostenido.
• Flexibilidad: modelo híbrido con teletrabajo parcial a partir del tercer mes.
• Proyectos con peso propio: participarás en congresos científicos médicos y profesionales trabajando tanto en oficina como en sede.
• Desarrollo profesional: posibilidad de crecer dentro de Alo Congress hacia posiciones de coordinación o project management y de moverte entre las distintas líneas de negocio de VB Group.
• Formación: acompañamiento desde el primer día en nuestros procesos y herramientas de gestión de congresos además de acceso al plan de formación del grupo.
• Cultura: un equipo cercano donde se valora la colaboración y cada aportación cuenta en el resultado final.

Paquete retributivo competitivo diseñado según tu responsabilidad y experiencia.

Retribución flexible (Cobee) para gastos de manutención transporte guardería o formación tú decides cómo usarla.

Seguro médico subvencionado para ti y tu familia (aquí cuidamos a los tuyos).

Programa de maternidad con 100% teletrabajo durante el primer año porque la conciliación es un derecho no una concesión.

Modelo de trabajo híbrido que te permite flexibilidad real: oficina céntricas y home office.

Cultura de bienestar: café ilimitado Pizza Friday una vez al mes team building y eventos internos que construyen comunidad.

Formación continua catálogo de cursos online idiomas y programas de especialización. Tu crecimiento es el nuestro.