Receptiemedewerker

Campus & Facilities staat voor een klantgerichte professionele dienstverlening die een toegevoegde waarde biedt door het aanbieden en /of organiseren (managen) van facilitaire producten en diensten ten behoeve van het primaire proces van de TU/e als mede gebruikers van de TU/e-campus en gelieerde instellingen. Deze dienstverlening wordt uitgevoerd door een teamunit uit zowel bestaande medewerkers van de TU/e als medewerkers van een externe partij.

De receptiemedewerker speelt een cruciale rol in de ervaring die medewerkers studenten en bezoekers hebben tijdens hun verblijf op de receptie is veelal het eerste aanspreekpunt voor (inter)nationale medewerkers studenten en bezoekers op de campus en vormt het visitekaartje van de Universiteit. Allen moeten zich in het contact met de receptiemedewerker welkom begrepen en geholpen voelen. Gastvrijheid en veiligheid zijn hierbij de sleutelwoorden.

Functieomschrijving

De receptiemedewerker is verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers en leveranciers op de TU/e-campus en staat hen op een vriendelijke niet formele (laagdrempelig) en adequate wijze te woord.

De vaste werkplek van de receptiemedewerker is de receptiebalie en de directe omgeving daarvan. Hoewel de werkzaamheden voornamelijk achter de balie plaatsvinden draagt de receptiemedewerker ook zorg voor orde en netheid in de onmiddellijke ruimte rondom de balie.

De receptiemedewerker houdt actief in de gaten of zijn of haar ondersteuning gewenst is en benadert gebruikers waar nodig proactief. Een open houding en oprechte aandacht dragen bij aan een hoog niveau van receptiemedewerker vervult primair een gastvrije en facilitaire rol en draagt bij aan een veilige omgeving.

Plaats in de organisatie

De receptiedienstverlening valt onder de dienst Facility Services van de TU/e. De receptiemedewerker werkt o.a. samen met de beveiliging security hosts (facilitair) medewerkers secretaresses logistiek medewerkers e.d. waarbij de receptiemedewerker functioneert als spin in het web voor zowel collegas en studenten als externen die zich melden. Door de centrale positie in de dienstverlening heeft de receptie ook een signaleringsfunctie in het terugkoppelen van knelpunten of informatie.

Taken en bevoegdheden (met maatwerk per locatie)

• Ontvangst van bezoekers zowel van achter de receptiebalie als actief toetredend vanuit de ruimte rondom de receptiebalie.
• Het verstrekken van informatie aan studenten medewerkers en bezoekers.
• Eerste aanspreekpunt voor operationele en facilitaire vragen van medewerkers studenten en bezoekers (zoals het doorverwijzen bij facilitaire storingen of EHBO-gerelateerde meldingen).
• Ontvangst van leveranciers en aannemers en bellen contactpersonen.
• Zorgen voor een nette representatieve en ordelijke receptieomgeving.
• Bedienen van de algemene telefoon en andere communicatiemiddelen.
• Op verzoek en overeenkomstig vooraf vastgestelde toegangsrechten en instructies verlenen van toegang tot ruimtes en gebouwen.
• Het gebruiksklaar maken van de receptie.
• Het administratief registreren en overhandigen van diverse zaken zoals passen en sleutels aan personen die vooraf door of namens de TU/e expliciet zijn geautoriseerd AV-middelen paraplus dienstfietsen gevonden voorwerpen etc.
• Ontvangst en afhandeling van binnengekomen poststukken.
• Ondersteuning van de facilitaire collegas door onder andere het uitvoeren van administratieve taken zoals het invoeren en volgen van meldingen in het FMIS-systeem het opzoeken van informatie (telefoonnummers contractinformatie).
• Bijdragen aan een gastvrije omgeving
• Signaleren en tijdig melden van bijzonderheden aan de beveiliging.
• Het werken met facilitaire rapportagesystemen en het naleven van de voor de functie geldende operationele procedures en de huisregels.
• Zorgen voor BHV ondersteunende activiteiten.
• Maatwerk Elke receptie binnen de TU/e is anders en niet volledig te receptionist moet daarom goed op de hoogte zijn van de werkzaamheden die in het gebouw plaats vinden en de bijbehorende procedures en veiligheidsrisicos overleg met de Facility Accountmanager kunnen binnen de kaders van C&F aanvullende diensten worden verleend aan medewerkers en studenten wanneer dit passend is of op verzoek van de faculteit.

Functie-eisen

• Beheerst de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk goed.
• Heeft een mbo-niveau en cursus Hospitalilty of vergelijkbaar.
• Heeft werkbare kennis van Microsoft Office (Word en Excel) en is in staat om zich nieuwe software of toepassingen (bijvoorbeeld een FMIS) eigen te maken.
• Is in het bezit van een geldig BHV basisdiploma bij BHV herhalingscursus wordt intern gevolgd bij de TU/e.

Persoonlijke kenmerken en competenties

• Heeft een uitgesproken klantvriendelijke gastvrije en dienstverlenende houding. Dit uit zich onder meer in het actief en op vriendelijke en respectvolle en duidelijke wijze benaderen van mensen plezier beleven aan het helpen van mensen gemakkelijk contact kunnen maken (ongeacht leeftijd geslacht afkomst cultuur of rang) en het zich in kunnen leven in een ander.
• Is representatief en heeft een vriendelijke open en/of enthousiaste instelling.
• Kan en wil goed samenwerken met collegas en is daarnaast in staat de eigen taken autonoom uit te voeren.
• Heeft een goed begrip van de samenhang van verschillende taken en processen waar hij/zij een aandeel in heeft (integraal/ keten denken).
• Is proactief en bereid mee te denken met de klant.
• Beschikt over een goede omgevingssensitiviteit.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal 2.977- tot maximaal 3.465- bij een fulltime dienstverband afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 4-5 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 83%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden zoals mentoring workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/ecampus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische handson mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&Dactiviteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI fotonica halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainportregio vind je hier.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie Neem dan contact op met de vacaturehouder: Dennis Joosten Campusmanager Safety & Security

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces. Je kunt hierover ook contact opnemen met Mai Lan Pham Senior Recruiter

Nieuwsgierig geworden Op vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.