Medewerker Studentadministratie Programme Management Office (PMO)

Ben jij nauwkeurig communicatief sterk en vind je het leuk om studenten en docenten te ondersteunen Als medewerker studentadministratie houd jij het aanwezigheidsproces draaiende. Je werkt in een hecht team midden in een dynamische faculteit in het hart van Amsterdam. Klinkt dit als jouw volgende stap Solliciteer dan nu.

Bij de Faculteit Economie en Bedrijfskunde hanteren we voor een aantal opleidingen een aanwezigheidsbeleid. Fysieke aanwezigheid bij werkcolleges biedt studenten structuur en draagt bij aan hun studiesucces. Als medewerker studentadministratie bij het Programme Management Office (PMO) ben jij een belangrijke schakel in de praktische uitvoering van dit beleid.
Je zorgt dat de aanwezigheidsregistratie voor studenten en docenten goed is ingericht vóór de start van een onderwijsperiode. Tijdens het onderwijs volg je of de registratie volledig en correct verloopt verwerk je eventuele wijzigingen en beantwoord je vragen van studenten en docenten. Wanneer studenten afwezig zijn of een registratie willen laten aanpassen behandel je hun reacties zorgvuldig volgens de geldende afspraken. Je houdt overzicht signaleert knelpunten in het proces en zorgt dat relevante informatie op tijd beschikbaar is voor de opleidingen.
Daarnaast ondersteun je het team bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Denk aan de organisatie van studentenpanels de actualisatie van de studiegids en de ondersteuning van het bindend studieadvies (BSA)-proces. Daarmee draag je bij aan een goed georganiseerde onderwijsomgeving voor studenten docenten en opleidingen. Geen dag is hetzelfde.

Als medewerker studentregistratie aanwezigheid bij het Programme Management Office (PMO) zorg jij ervoor dat het aanwezigheidsproces voor studenten soepel verloopt. Je fungeert als schakel tussen studenten docenten en collegas binnen het Education Service Center.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je richt het aanwezigheidsregistratiesysteem in en houdt het up-to-date op basis van input van docenten;
• Je informeert studenten over de gevolgen van afwezigheid en handelt hun reacties af;
• Je monitort de aanwezigheid van studenten en signaleert afwijkingen tijdig;
• Je ondersteunt docenten bij het gebruik van het registratiesysteem;
• Je rapporteert aanwezigheidscijfers per blok aan de opleidingsdirectie;
• Je verzorgt de administratieve afhandeling van sancties;
• Je levert input voor de verbetering van het aanwezigheidsproces;
• Je ondersteunt het team bij andere administratieve taken zoals de organisatie van student panels de inrichting van de studiegids en ondersteuning van het Bindend Studie Advies (BSA) proces.

• Je beschikt over een afgeronde HBO opleiding;
• Je bent nauwkeurig stressbestendig en houdt het overzicht bij meerdere lopende taken;
• Je werkt zelfstandig en pakt zaken proactief op;
• Je communiceert helder zowel in het Nederlands als in het Engels;
• Je hebt een servicegerichte houding en werkt graag samen in een team;
• Ervaring met administratieve of onderwijsondersteunende processen is een pré.

Het dienstverband voor 32 uur per week wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar met een proeftijd van 2 maanden en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Op deze functie is het UFO-profiel Medewerker studentzaken 3 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 7. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen 3.202 en 4.159 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (83%). Inschaling is afhankelijk van competenties en Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.

Het PMO is een hecht betrokken en professioneel team met 7 medewerkers dat veel processen ondersteunt en trots is op wat het sfeer is informeel en collegiaal mensen springen voor elkaar in kennen elkaars piekperiodes en weten elkaar te vinden als het nodig is. Humor en gezelligheid horen er ook zeker bij.
Je werkt op een mooie locatie in het hart van Amsterdam binnen een faculteit die volop in beweging is. Het team werkt hybride met een goede balans tussen samenwerken op kantoor en thuiswerken.
Het Education Service Centre (ESC) speelt een cruciale rol in goed georganiseerd onderwijs bij UvA Economie en Bedrijfskunde. Bij het ESC draait alles om het optimaal ondersteunen van zowel docenten als studenten en het efficiënt organiseren en beheren van de onderwijsprocessen. Wij zorgen voor continuïteit in het onderwijs zodat studenten kunnen studeren en docenten doceren.

Samen zorgen we dat het onderwijs loopt
Ons werk begint bij het selecteren en toelaten van studenten en strekt zich uit tot het goed en tijdig informeren van docenten en studenten over de organisatie van ons onderwijs. We ondersteunen bij de onderwijsroostering het afnemen van tentamens het accuraat registreren van cijfers en het uitreiken van diplomas.

De spil in studieadvies carrièrevoorbereiding en onderwijsontwikkeling
Onze studieadviseurs adviseren studenten over keuzes binnen de studie en over hun studievoortgang. Het EB Career Centre helpt studenten bij hun professionele ontwikkeling ter voorbereiding op hun carrière. En docenten ondersteunen we vanuit het Teaching and Learning Centre in hun voortdurende ontwikkeling kennisdeling en bij staan we de onderwijsdirectie bij in het opstellen en implementeren van onderwijsbeleid en het bewaken van de onderwijskwaliteit waarbij accreditaties een belangrijke rol spelen. Ook het secretariaat van de examencommissie valt onder het ESC.

Toegewijde collegas en werken vanuit vertrouwen
Bij het ESC werk je samen met 90 toegewijde collegas met diverse achtergronden verdeeld over 13 teams. Wat ons verbindt We hebben allemaal een hart voor studenten en docenten. Er is veel aandacht voor elkaar. Wij geloven in werken vanuit vertrouwen waarbij vrijheid en verantwoordelijkheid hand in hand gaan.

Samen met docenten en de onderwijsdirectie zorgen we voor goed georganiseerd onderwijs bij UvA Economie en Bedrijfskunde

Herken je jezelf in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie We zijn benieuwd naar jou en zien je motivatiebrief en cv graag tegemoet. We ontvangen graag een authentieke en een niet uitsluitend door AI gegenereerde brief.

Heb je vragen

Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:
Ivana Heijnis-Heijkoop - Teamleider Programme Management Office
E:
T: 31

Ook belangrijk!

• Een motivatiebrief en cv in het Nederlands ontvangen we graag als pdf-bestand.
• De reactietermijn sluit op 9 september 2026. Sollicitaties in het Engels en die we na de reactietermijn ontvangen die niet via de rode knop worden verstuurd of niet compleet zijn kunnen we helaas niet in behandeling nemen.
• De eerste ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 15 september 2026. De tweede ronde vindt plaats in overleg.
• Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.