Medewerker Crediteuren Administratietrainee (0,8 FTE)

De TU/e Campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. Een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten onderzoekers ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. Stap in de wereld van morgen en neem deel aan de ontwikkeling van vernieuwde technologieën en toepassingen die oplossingen bieden voor grote maatschappelijke TU/e Campus is dé plek Where innovation starts.

De TU/e is een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.

Binnen de financiële administratie van de TU/e is een vacature (08 FTE) ontstaan voor eerste medewerker Crediteuren Administratie.
Naast een bijdrage leveren aan de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling draag je zorg voor een actieve bijdrage aan de verbetering van het crediteurenproces Je beheert de complexere uitval van inkoopfacturen middels analyse en zorgt voor het oplossen van het incident. Je voorziet de teamleider en directe collegas actief van input ten behoeve van structurele verbeteringen. Tevens test je het proces en systeem bij changes in en releases van het ERP systeem. Je zet acties uit om administratieve fouten te voorkomen. Afhankelijk van jouw ambitie en mogelijkheden geven we daar invulling aan.

De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het verwerken van de inkomende factuurstroom verzoeken tot betaling en het verzorgen van de betaling aan crediteuren en overige uitgaande geldstromen. Daarbij onderhoudt je contact met de interne en externe klant zowel telefonisch als per e-mail.

Je werkt gestructureerd en secuur waardoor gegevens correct en tijdig verwerkt worden.

Kwaliteitsbewaking/Efficiency

• Je analyseert wekelijks de standen van de openstaande posten en voert op basis daarvan aanvullende acties of correcties uit zodat het Crediteurensaldo actueel is
• Bij uitval van facturen interpreteert gegevens en legt verbanden met andere informatie. Op basis daarvan onderneem je actie volgens gemaakte afspraken. Daarbij heb je oog voor de eventuele bijzonder situatie van de casus;
• Je voert zelfstandige analyses uit en maak je overzichten ter inzage van het proces voor het management en Teamleider.
• Bij verbetertrajecten in het crediteurenproces breng jij jouw kennis in ten aanzien van het proces of systeeminrichting.
• Bij updates van het systeem of proces ben je in staat om kritisch te testen of de aanpassingen goed werken

Registreren:

• Je bent mede verantwoordelijk voor de factuur en declaratie verwerking (registeren boeken controle op juistheid en volledigheid);
• Verzorgt de stamdata van de crediteuren;

Je contacten zijn met name met:

• IT en procesexpert voor doorstroom van facturen igv problemen met ondersteunende systemen
• Leveranciers voor (het beantwoorden van) vragen of overige zaken
• De interne en externe klant i.g.v. vragen over specifieke crediteuren situaties

Betalingen:

• Je betaalt declaraties uit;
• Opstellen en verwerken betaalbatch van crediteuren;
• Je bereidt incidentele en spoedbetalingen voor;
• Controleer je de uitval en bespreekt dit met de gegevensverschaffer en lost verschillen op;
• Bepaal je welke facturen betaalbaar worden gesteld rekening houdend met liquiditeitsbegroting en -positie;
• Behandel je betalingsherinneringen van leveranciers binnen toegekende bevoegdheden of in overleg met leidinggevende;
• Controleer je de stamdata crediteuren op juistheid en volledigheid.

Periodieke afsluiting:

• De sub-administratie crediteuren kan je aansluiten met het grootboek
• Bij interim en jaarrekening controle lever je documentatie aan richting externe accountant rondom crediteuren
• Steekproeven t.b.v. o.a. de midyear review en einde jaar voer je zelfstandig uit.

• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO/HBO niveau op het gebied van Finance of vergelijkbaar;
• 2 tot 5 jaar relevante inhoudelijke werkervaring binnen een vergelijkbare financiële administratieve omgeving heeft de voorkeur maar een gemotiveerde starter is ook welkom;
• Je werkt conform afgesproken procedures maar weet deze ook te vertalen naar praktische casussen die extra aandacht nodig hebben;
• Je bent proactief en neemt initiatief;
• In staat om zelfstandig te werken. Je lost vraagstukken in je dagelijkse werk liefst zoveel mogelijk zelfstandig op maar weet je je collegas tijdig te vinden bij vragen;
• Een goede beheersing van het Nederlands zowel mondeling als schriftelijk.
• Je handelt proactief op problemen die je in je werk tegenkomt. Dus niet alleen signaleren
• Bij voorkeur ben je bekend met Unit4 ERPX en Proactis.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet maar word je wel enthousiast van deze baan Dan nodigen we je toch uit om te reageren we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal 3.029- tot maximaal 3.985- bij een fulltime dienstverband afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 6 of 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 83%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden zoals mentoring workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/ecampus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische handson mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&Dactiviteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI fotonica halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainportregio vind je hier.

Finance and Control (F&C) is verantwoordelijk voor het gehele financiële en economische beheer van de TU/e en gelieerde instellingen. Hieronder valt het maken en uitvoeren van financieel beleid het adviseren over financieel-economische zaken treasury het opstellen van begrotingen en financiële rapportages het factureren aan derden het administreren van inkomende facturen en (reis)declaraties en het opstellen van uitgaande facturen en (incasso)betalingen.

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie Neem dan contact op met de vacaturehouder: Gertjan van Lieshout Manager Finance of.

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces. Je kunt hierover ook contact opnemen met Elly van den Eertwegh Manager HR of.

Nieuwsgierig geworden Op vind je meer over werken bij de TU/e.

Ben je geïnteresseerd Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.