Customer & Administrative Coordinator

Functieomschrijving Customer & Administrative Coordinator (Level 3)

Discipline: Customer Operations / Administratie
Functiefamilie: Customer Coordination & Operational Support
ORBA-niveau: 3
Business Unit: Element Materials Technology Nederland
Rapporteert aan: Operations Manager

Deze functie richt zich primair op klantcoördinatie en facturatieactiviteiten wat de dominante scope van de rol vormt. Daarnaast omvat de functie administratieve frontoffice- en projectgerelateerde coördinatiewerkzaamheden. Op ORBA-niveau 3 werkt de medewerker zelfstandig binnen vastgestelde kaders en binnen meerdere functie draagt bij aan de continuïteit nauwkeurigheid en professionaliteit van de klantgerichte en operationele processen van Element.

Over de organisatie

Element Materials Technology is een wereldwijde organisatie op het gebied van Testing Inspection and Certification (TIC). Element ondersteunt klanten binnen onder andere de maakindustrie energie lucht- en ruimtevaart defensie en aanverwante sectoren door de veiligheid kwaliteit en conformiteit van materialen producten en processen te waarborgen

Over de afdeling

De afdeling Customer Operations en Administrative Support zorgt voor tijdige en correcte facturatie effectieve klantcommunicatie en betrouwbare administratieve coö functie fungeert als centraal aanspreekpunt tussen klanten operations finance en ondersteunende afdelingen

Doel van de functie

Het waarborgen van correcte en tijdige facturatie en klantcoördinatie gecombineerd met gestructureerde administratieve en operationele ondersteuning. Hiermee draagt de functie bij aan klanttevredenheid financiële nauwkeurigheid en een soepel verloop van de dagelijkse operatie

Positie binnen de organisatie

Rapporteert aan: Operations Manager
Direct reports: Geen
Belangrijke contacten: Klanten Operations Work Planners Shared Service Centre Schotland Finance facility-leveranciers IT en externe leveranciers

Resultaatgebieden en verwachte resultaten

Klantfacturatie en facturatienauwkeurigheid

• Facturen worden correct tijdig en volledig voorbereid gecontroleerd en verstuurd
• Afwijkingen in facturen en ontvangsten worden tijdig geïdentificeerd en efficiënt opgelost
• Klanten ontvangen duidelijke en tijdige antwoorden op factuurgerelateerde vragen
• Achterstallige facturen worden opgevolgd conform de afgesproken procedures

Klantcoördinatie en communicatie

• Klantonboarding en facturatieprocessen worden soepel gecoördineerd
• Factuurgeschillen worden professioneel behandeld en opgelost in samenwerking met interne stakeholders
• Klanten ervaren consistente betrouwbare en professionele communicatie

Financiële en administratieve controle

• Facturatieregistraties en financiële documentatie zijn volledig correct en actueel
• Dagelijkse en periodieke facturatierapportages worden aangeleverd aan het management
• Inkooporders en inkoopaanvragen worden correct voorbereid en gecontroleerd

Operationele kantoor- en projectcoördinatie

• Facility- en kantoordiensten zoals schoonmaak catering beveiliging en onderhoud worden betrouwbaar gecoördineerd
• Administratieve ondersteuning voor projecten logistiek en locatiecoördinatie wordt tijdig geleverd

De kantoorprocessen verlopen soepel en zonder verstoring

Kerntaken

Klant- en facturatieactiviteiten

• Voorbereiden controleren uitgeven en verzenden van facturen ontvangsten en gerelateerde financiële documenten
• Controleren van facturen die door work planners zijn voorbereid voordat deze worden vrijgegeven
• Bijhouden van facturatieregistraties en uitvoeren van reconciliaties
• Opvolgen van achterstallige facturen en beantwoorden van factuurgerelateerde klantvragen
• Dagelijks uploaden van gefactureerde bedragen per locatie en voorbereiden van managementrapportages

Administratieve en coördinerende werkzaamheden

• Voorbereiden en controleren van inkooporders en inkoopaanvragen
• Beheren van accounts payable- en accounts receivable-mailboxen voor de Nederlandse locaties
• Coördineren van facility-leveranciers en kantoordiensten
• Ondersteunen bij logistiek verzending douanedocumentatie en transportplanning
• Verzorgen van algemene frontoffice- en bezoekerssupport

Project- en operationele ondersteuning

• Ondersteunen van projectgerelateerde administratieve taken en planningsupdates.
• Afstemmen met operations finance en IT over administratieve zaken
• Plannen en ondersteunen van interne events vergaderingen en conferenties
• Coördineren van administratieve resources om de bovengenoemde doelstellingen als team te behalen

Bevoegdheden en zelfstandigheid

• Werkt zelfstandig binnen vastgestelde facturatie- administratieve en financiële procedures
• Bepaalt de dagelijkse prioriteiten binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied
• Escaleert complexe vraagstukken geschillen of afwijkingen naar de Operations Manager

Kennis vaardigheden en ervaring

• Goede kennis van facturatie- billing- en administratieve processen
• Ervaring in klantgerichte administratieve of financiële coördinatiefuncties
• Sterke aandacht voor detail en cijfermatige nauwkeurigheid
• Organisatorische en coördinerende vaardigheden binnen meerdere werkzaamheden tegelijk
• Vaardig met MS Office en administratieve/financiële systemen

Communicatie

• Regelmatig contact met klanten over facturatie en coördinatie
• Dagelijkse afstemming met operations work planners en finance
• Coördinatie met externe leveranciers en serviceproviders

Opleidingsniveau

• MBO/MEAO werk- en denkniveau bij voorkeur met een opleiding in administratie finance of business support

Arbeidsomstandigheden

• Kantoorgebaseerde functie met reguliere werktijden binnen een internationale werkomgeving
• Periodiek reizen tussen locaties bijvoorbeeld een wekelijks bezoek aan Amsterdam. Een rijbewijs is vereist
• Voornamelijk zittend werk met beperkte fysieke belasting

#LI-LM1

Bij Element zijn we er altijd trots op onze mensen op de eerste plaats te zetten. Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt en diversiteit en inclusie beschouwt als fundamenteel voor onze visie om the worlds most trusted testing partner te worden.

Alle geschikte kandidaten worden in aanmerking genomen voor een dienstverband op basis van objectieve werkgerelateerde criteria en zonder rekening te houden met de volgende kenmerken: leeftijd handicap etnische afkomst geslacht burgerlijke staat ras religie verantwoordelijkheid voor afhankelijke personen seksuele geaardheid of genderidentiteit of andere kenmerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.