Coördinator Scrummaster Archief

Maatschappelijke uitdagingen vragen om nieuwe kennis. Het is de taak van de TU/e om deze kennis te ontwikkelen door onderzoek en onderwijs aan te passen en te veranderen. Bij Library and Information Services (LIS) kijken we samen met onze wetenschappers en studenten vooruit en bieden we voortdurend de best mogelijke bibliotheek- en informatiediensten om het creëren van deze nieuwe kennis mogelijk te maken.

Als Coördinator Archief ben je de verbindende schakel binnen het archiefteam. Je combineert inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer met een coördinerende en coachende rol richting het team. Je brengt structuur aan in processen planning en samenwerking en zorgt ervoor dat de dagelijkse dienstverlening soepel verloopt.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collegas binnen het team en ondersteunt bij het oplossen van knelpunten in de uitvoering. Daarbij houd je overzicht over de verschillende werkzaamheden bewaak je de voortgang en stuur je waar nodig bij. Je bent een natuurlijke verbinder die kansen ziet om processen te verbeteren informatie beter te borgen en die teamleden stimuleert om gezamenlijk tot de beste resultaten te komen.

Communicatie speelt een centrale rol in deze functie. Je onderhoud gemakkelijk contacten binnen het team en de universiteit begrijpt de belangen van verschillende afdelingen en weet collegas mee te nemen in veranderingen op het gebied van informatiebeheer archivering en digitalisering.
Samen met de Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan de verdere professionalisering van het team waarbij je aandacht hebt voor kwaliteit dienstverlening teamontwikkeling en continue verbetering van processen.

Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om goede en betrokken ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren en we adviseren onze collegas over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken tentamens en formulieren.

Je taken Coördinatie en procesverbetering

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en dienstverlening.
• Inrichten beschrijven en optimaliseren van werkprocessen en dienstverlening binnen het team volgens principes van continu verbeteren en de agile werkwijze.
• Beheren en actueel houden van interne werkinstructies handleidingen en procesdocumentatie.
• Bewaken van planning capaciteit en samenhang tussen de verschillende meer operationele werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als troubleshooter bij operationele vraagstukken en het wegnemen van belemmeringen die het team hinderen in de uitvoering van werkzaamheden.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid dat aansluit op wet- en regelgeving relevante normen en duurzaam records management.
• Initiëren coördineren en/of uitvoeren van projecten variërend van kleinschalige verbetertrajecten tot universiteitsbrede implementaties.

Je taken coaching en samenwerking

• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun dagelijkse werkzaamheden - stimuleren van eigenaarschap teamvolwassenheid en autonomie binnen het team.
• Bevorderen van een open professionele en positieve teamsamenwerking.
• Coördineren en faciliteren van teamoverleggen.
• Ondersteunen bij het oplossen van samenwerkings- en communicatievraagstukken binnen het team.
• Samen met collegas adviseren en begeleiden van faculteiten en diensten bij vraagstukken rondom registratie archivering en informatiebeheer.
• Fungeren als toegankelijk aanspreekpunt en vraagbaak voor collegas binnen het team.

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Ervaring met recordmanagement informatiebeheer archivering of kwaliteitsmanagement binnen een informatie-intensieve organisatie.
• Ervaring met het coördineren van werkzaamheden processen en/of projecten.
• Kennis van of affiniteit met agile werken (of je bent bereid dit te leren) procesverbetering en continue ontwikkeling.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met collegas op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Organisatiesensitief verbindend en in staat om verschillende belangen samen te brengen.
• Analytisch sterk kwaliteitsgericht en in staat overzicht te houden over meerdere werkstromen tegelijkertijd.
• Proactief resultaatgericht en in staat snel te schakelen tussen operationele en tactische werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal 3.873- tot maximaal 5.760- bij een fulltime dienstverband afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9/10 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 83% beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms- een nabestaanden- en een TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/ecampus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden zoals mentoring workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische handson mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&Dactiviteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI fotonica halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainportregio vind je hier.

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie Neem dan contact op met onze Product Owner Archive: Brenda Verhees via

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces. Je kunt hierover ook contact opnemen met onze Senior Recruiter Rob van der Linden via /

Nieuwsgierig geworden Op vind je meer over werken bij de TU/e.

Ben je geïnteresseerd Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.