College Secretary (bestuurssecretaris)

Ben jij een zorgvuldige en taalvaardige professional met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen Wil je bijdragen aan goed voorbereide besluitvorming binnen een dynamische internationale academische omgeving Heb je ervaring binnen en kennis van het hoger onderwijs en ben je niet bang om de handen uit de mouwen te steken Dan is de functie van College Secretary bij Amsterdam University College iets voor jou.

Als College Secretary ondersteun je onder leiding van de Dean de bestuurlijke beleids- en besluitvorming binnen Amsterdam University College. Je adviseert de Dean en het Management Team coördineert besluitvormingsprocessen en zorgt ervoor dat besluiten zorgvuldig worden voorbereid vastgelegd gecommuniceerd en opgevolgd. Je werkt nauw samen met collegas en de bestuurs- en medezeggenschapsorganen van AUC de Universiteit van Amsterdam en de Vrije Universiteit. Daarbij begrijp je dat goede besluitvorming niet alleen om inhoud en planning draait maar ook om rollen verantwoordelijkheden formele procedures en zorgvuldige afstemming tussen verschillende partijen.

AUC bevindt zich in een periode van verandering. We zoeken daarom iemand die graag werkt in een dynamische omgeving overzicht houdt en ontwikkelingen kan vertalen naar heldere processen zorgvuldig geformuleerde beleidsstukken en concrete acties. Je schakelt gemakkelijk tussen adviseren afstemmen schrijven en organiseren. Je hoeft niet alle ervaring al te hebben: we bieden ruimte om je verder te ontwikkelen. Wel neem je verantwoordelijkheid pak je zaken proactief op en durf je vragen te stellen wanneer dat nodig is.

Op een gemiddelde werkdag bereid je een vergadering van het Management Team of de AUC Board voor stem je een besluitvormingstraject af met betrokkenen en bewaak je de opvolging van eerder genomen besluiten. Je combineert daarbij een scherp oog voor inhoud taal en detail met een praktische betrouwbare werkwijze.

Als College Secretary ondersteun je de Dean het Management Team en de bestuursorganen van AUC bij een effectieve beleidsontwikkeling en uitvoering. Je belangrijkste taken zijn:

• Je organiseert en ondersteunt de vergaderingen van het Management Team de AUC Board en andere bestuursorganen. Je bereidt agendas en vergaderstukken voor en notuleert de vergaderingen.
• Je coördineert en plant overleg- beleids- consultatie- en besluitvormingsprocessen en zorgt er in afstemming met betrokken collegas en organen voor dat voorstellen en relevante informatie tijdig volledig en in de juiste vorm bij de juiste besluitvormende en medezeggenschapsorganen terechtkomen.
• Je adviseert de Dean over beleidsvoorstellen onder meer over de bestuurlijke en organisatorische haalbaarheid de aansluiting bij de strategische doelstellingen van AUC en de geldende procedures.
• Je signaleert tijdig juridische procedurele en bestuurlijke aandachtspunten. Hierbij kun je bijvoorbeeld kennis van de WHW en van het Nederlandse hoger onderwijsbestel toepassen of weet je wanneer specialistisch advies nodig is.
• Je bewaakt de opvolging en tijdige uitvoering van besluiten van de bestuurs- en managementorganen van AUC.
• Je stelt zelfstandig beleidsnotities bestuurlijke adviezen officiële correspondentie rapportages en andere documenten op namens de Dean het Management Team en de AUC Board en zorgt voor een zorgvuldige redactie. Hieronder valt ook de correspondentie met de medezeggenschapsorganen.
• .Je zorgt voor een zorgvuldige administratie en archivering van bestuursdocumenten besluiten en officiële correspondentie.

Je

• beschikt over academisch werk- en denkniveau.
• hebt relevante ervaring met het ondersteunen van management- en bestuursorganen bij voorkeur binnen een Nederlandse universiteit of Hogeschool.
• bent zeer secuur: je werkt precies controleert feiten termijnen besluiten en formuleringen zorgvuldig en bewaakt de kwaliteit van stukken en processen.
• bent goed georganiseerd stelt de juiste prioriteiten en kunt meerdere dossiers tegelijkertijd behandelen ook onder tijdsdruk en binnen strakke deadlines.
• hebt kennis van of sterke affiniteit met het Nederlandse hoger onderwijs en relevante wet- en regelgeving of bent bereid je deze kennis eigen te maken.
• beschikt over uitstekende communicatieve interpersoonlijke en interculturele vaardigheden en beweegt je tactvol en diplomatiek tussen verschillende belanghebbenden.
• hebt uitstekende schrijf- en redactievaardigheden en kunt beleidsstukken adviezen en correspondentie helder gestructureerd en zorgvuldig formuleren.
• spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels (moedertaal of C2 niveau) .
• werkt integer en gaat discreet met vertrouwelijke informatie om.

• Een aanstelling van 304 uur per week in eerste instantie voor de duur van één jaar met uitzicht op vast bij goed functioneren.
• Het salaris bedraagt afhankelijk van ervaring minimaal 3.706-. en maximaal 5.760- bruto per maand (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Je ontvangt daarnaast een ruime vakantieregeling een eindejaarsuitkering en uitstekende mogelijkheden voor studie- en persoonlijke ontwikkeling.
• ruime mogelijkheden voor studie ontwikkeling en het opbouwen van ervaring binnen het hoger onderwijs;
• een ruime vakantieregeling een eindejaarsuitkering en 232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime dienstverband;
• extra vrije dagen tussen Kerst en 1 januari.

Je werkt onder directe aansturing van de Dean die ook leidinggeeft aan de Director of Education en de hoofden van de vier supportteams. Vanuit deze centrale positie werk je nauw samen met collegas uit verschillende delen van de werksfeer is open en collegiaal met korte lijnen en ruimte voor eigen initiatief.

Is dit de baan voor jou en word jij onze nieuwe collega Wij zijn benieuwd naar jou! Solliciteren kan online via onderstaande button. Wij accepteren sollicitaties tot en met 7 oktober 2026. De eerste gesprekken vinden plaats in week 42 en 43.

Heb je vragen of wens je meer informatie Neem dan contact op met:

Ingrid van Loon Head of Operations and Finance per email