Réceptionniste (HFX)

• Accueil physique des visiteurs et gestion des appels téléphoniques entrants.
• Gestion complète du courrier entrant : tri validation Direction scan diffusion et classement numérique et physique.
• Gestion du courrier sortant : affranchissement inscription en recommandé avec ou sans accusé de réception tenue du carnet des recommandés et suivi Track & Trace.
• Gestion des colis entrants et sortants.
• Distribution des mails entrants (boîte Contact ) aux destinataires concernés et archivage numérique des documents annexes si nécessaire.
• Gestion des réservations de salles de réunion mise à jour du planning et tenue des salles de réunion.
• Tenue des dossiers administratifs et fournitures en Réception.
• Enregistrement des bulletins météo (2x/jour).
• Divers travaux administratifs spécifiques relatifs aux chantiers à la demande (impressions plastifications).
• Étiquetage des dossiers à archiver et mise à jour du plan de classement sur Excel du local Archives.
• Commande des cartes de visite des collaborateurs (sur demande).
• Gestion des cartes de stationnement des collaborateurs (Ville de Luxembourg communes etc.).
• Encodage divers bons de chantier (livraison commande etc.) pour les besoins des responsables techniques
• Aide au secrétariat pour diverses tâches administratives

Qualifications :

• Expérience confirmée de minimum 3 ans dans une fonction similaire
• Maîtrise parfaite du français tant à loral quà lécrit
• Maîtrise du luxembourgeois ou de lallemand à loral
• La connaissance du portugais constitue un atout
• Excellentes capacités dorganisation et de gestion des priorités
• Sens aigu de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Présentation soignée et attitude professionnelle en toutes circonstances
• Aisance avec les outils informatiques courants (Microsoft Office messagerie électronique etc.)

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time