Biroja vadītājs( a) Office Manager

Biroja vadītāja(-s) LV LT PL NL EE galvenie pienākumi: 

• Pārraudzīt un koordinēt ikdienas biroju darbību vairākās lokācijās nodrošinot vienotus standartus un vienmērīgu sadarbību starp birojiem.
• Vadīt uzraudzīt mentorēt un attīstīt Biroja darbības vadības (OOM) komandu nodrošinot efektīvu komunikāciju produktivitāti un darbības rezultātu pārvaldību.
• Ieviest un uzturēt vienotu biroja politiku procedūras dokumentu plūsmu un apmeklētāju pieņemšanas procesus optimizējot efektivitāti ar tehnoloģiju palīdzību.
• Nodrošināt lai biroji būtu pilnībā aprīkoti labi uzturēti un nodrošinātu piemērotas darba vietas; pārraudzīt tehnisko apkopi remontdarbus uzkopšanas pakalpojumus un biroja tehniku.
• Uzturēt augstu iekšējā un ārējā klientu servisa līmeni un veicināt nepārtrauktu biroja pakalpojumu un procesu uzlabošanu.
• Pārvaldīt piegādātājus un pakalpojumu sniedzējus izvērtēt piedāvājumus pārraudzīt darba izpildi un risināt operatīvos jautājumus.
• Sagatavot un pārvaldīt biroja darbības budžetu kontrolēt izmaksas analizēt novirzes kā arī uzraudzīt KPI (galvenos darbības rādītājus) un efektivitātes rādītājus.
• Nodrošināt operatīvo aizvietošanu komandas locekļu prombūtnes laikā.

Office Manager for LV LT PL NL & EE key responsibilities:

• Oversee and coordinate daily office operations across multiple locations ensuring consistent standards and smooth collaboration between offices.
• Lead supervise coach and develop the Office Operations Management (OOM) team ensuring effective communication productivity and performance management.
• Implement and maintain unified office policies procedures document workflows and visitor handling processes optimizing efficiency through technology.
• Ensure offices are fully equipped well maintained and provide appropriate workspaces; oversee maintenance repairs cleaning services and office equipment.
• Maintain high levels of internal and external customer service and drive continuous improvement of office services and processes.
• Manage suppliers and service providers review proposals monitor performance and resolve operational issues.
• Prepare and manage the office operations budget control costs analyze variances and monitor KPIs and performance metrics.
• Provide operational coverage during team absences.

Qualifications :

Prasības kandidātiem:

• Vidējā (augstākā speciālā u.c.) izglītība.
• Pieredze biroja vadībā vai līdzīgā jomā.
• Pieredze darbā ar standarta programmatūru tostarp MS Office un Windows.
• Izcilas angļu valodas prasmes gan rakstiski gan mutiski darba pienākumu veikšanai darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem.
• Datu analīzes prasmes ar spēju sagatavot atskaites un KPI rādītājus.
• Augsta atbildības sajūta.
• Spēja efektīvi strādāt daudzuzdevumu režīmā (multitasking) un plānot laiku.
• Uz sadarbību vērsts darba stils un mērķtiecība uzdevumu izpildē.

Qualification requirements:

• Secondary (higher special etc.) education.
• Experience of in Office Management or relevant field.
• Experience with standard software applications including MS Office Windows.
• Excellent written and verbal English communication skills for performing job duties working with the companys internal systems and daily communication with other international departments.
• Data analysis skills with ability to produce reports KPIs. 
• High sense of responsibility. 
• Effective multitasking and time management skills. 
• Collaborative work style and commitment to get the job done. 

Additional Information :

Mēs piedāvājam:

• Konkurētspējīgu atalgojumu 2800 EUR ar iespēju pēc pārbaudes laika beigām un noteikto KPI sasniegšanas saņemt paaugstinājumu līdz 3100 EUR.
• Modernu biroju ar sporta zāli uz vietas aktīvam un veselīgam dzīvesveidam.
• Darbu dinamiskā radošā un uz tehnoloģijām orientētā vidē.
• Iespēju piedalīties inovatīvos un nozīmīgos projektos kuros jūsu ieguldījums ir redzams un novērtēts.
• Atsaucīgu komandu un atvērtu uzņēmuma kultūru kurā tiek novērtētas idejas iniciatīva un sadarbība.

Ja šī iespēja jūs interesē lūdzam iesniegt savu CV un motivācijas vēstuli angļu valodā. 

We Offer:

• Competitive salary 2800 EUR with possibility of promotion by end of probation period to 3100 EUR and achieving the set KPIs. 
• Comprehensive health insurance to support your well-being.
• A modern office environment with an on-site gym to promote an active lifestyle.
• The opportunity to work in a dynamic creative and technology-driven environment.
• Involvement in innovative and impactful projects where your contributions are visible and valued.
• A supportive team and an open company culture that encourages collaboration initiative and new ideas.

If you are interested in this opportunity please submit your CV and cover letter in English. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time