OFFICE MANAGER HF en CDI temps plein

Mission

Au sein dune structure taille humaine (env. 170 pers.) dans le cadre dun contrat en CDI temps plein vous prenez en charge de manire trs autonome le suivi quotidien des dossiers du groupe sur des volets varis concernant le suivi administratif les services gnraux ou les ressources humaines au sein du ple DAF. Vous serez encadr(e) par la DRH et le Responsable Administratif Financier.

Sans que cette liste ne soit exhaustive vous pourrez intervenir dans le cadre des missions suivantes :

1/ Administratif et Services Gnraux (env. 70% du poste) :

• Supervision de la logistique pratique des quipements du site (scurit gestion des espaces communs type caftria salles de runion) pour faciliter la vie au quotidien des collaborateurs
• Suivi administratif des locaux : suivi assurances amnagements de mobiliers badges daccs aux bureaux et parking maintenance/scurit des installations en coordination avec les services gnraux du groupe Figaro
• Suivi commercial de certains fournisseurs et prestataires techniques suivi et archivage lectroniques des contrats.
• Rception et tri du courrier de la direction financire ; relais interne sur diffrents sujets (ex : interface entre les internautes et notre service clients demandes CNIL..).
• Commandes de fournitures de bureaux / consommables (caf boissons etc)
• Gestion de larchivagedu service DAF (compta et RH)
• Communication interne dynamique et efficace et mises jour de lIntranet
• Gestion des projets de dmnagements (en interne ou changements de locaux)
• Evnementiel : organisation des vnements internes de la vie de bureau (sminaire groupe soires ...).

2/ Ressources Humaines (env. 30% du poste) :

• Accompagnement de la Responsable RH :
• Diffusion des annonces de postes pourvoir au sein du groupe
• Conventions de stages prparer et enregistrer
• Mise jour des registres du personnel de nos 3 filiales
• Sauvegarde des contrats de travail enregistrer
• Mise jour du livret daccueil
• Mise jour des organigrammes de lensemble des services
• Handicap : aide la mise en place de solutions et recherche de prestataires adapts.
• Suivi du 1% logement.
• Aide au dveloppement de la marque employeur.
• Gestion/suivi des uvres sociales si besoin (en cas dabsence de CSE)

Profil

Formation et outils :

• Diplm(e) en gestion des services en gestion dentreprise ou domaine connexe.
• Vous avez idalement une exprience significative dau moins 5 ans sur un poste similaire en PME.
• Vous matrisez parfaitement les outils modernes de bureautiques et de communication :

Pack Office suite Google outils suite Adobe ou type Canva souhaits

Cette fonction est exigeante et rclame les qualits suivantes :

• Excellentes capacits de communication tant loral qu lcrit.
• Solides comptences interpersonnelles capacit nouer et entretenir des relations avec des personnes tous les niveaux.
• Capacit travailler en autonomie et faire preuve dinitiative.
• Bonne coordination et capacit rsoudre les problmes.
• Adaptabilit et capacit grer soimme les tches quotidiennes avec un certain nombre de priorits en constante volution et effectuer plusieurs tches la fois dans un environnement o le rythme est rapide.
• tre proactif(ve) efficace et capable de respecter les dlais.
• Faire preuve de tact et de discrtion et respecter la confidentialit.

Audel de votre parcours nous serons attentifs votre personnalit et votre motivation pour rejoindre un vritable projet dentreprise ainsi quun collectif soud par un fort esprit dquipe.

Disponibilit : CDI pourvoir partir de juin 2024.

Rmunration : Selon profil et exprience. Prtentions prciser dans votre LM.

Avantages : Mutuelle / Tickets restaurant / Participation

Modalits : CV LETTRE DE MOTIVATION (Sans lettre la candidature ne sera pas prise en compte)

Contact : Par email :

Nom du contact : Mme Anna VACCA