Asistente Administrativa - Hanns Sedel Stiftung

Proceso de seleccin desarrollado por matteria

Bogot Colombia Presencial

Quines somos

Hanns Sedel Stiftung es una fundacin poltica alemana que ha estado presente en Colombia desde el ao 1992 trabajando en el marco de un convenio de cooperacin con el Gobierno de la Repblica de Colombia. Como en el resto de los ms de 70 pases donde est representada su labor ha estado basada en la promocin de la democracia la paz y el desarrollo

Nuestro impacto

La educacin para la democracia es el objetivo principal de las fundaciones polticas alemanas. Esta formacin ayuda a que los ciudadanos de una sociedad abierta participen con el mximo de conocimientos sobre los procesos del desarrollo democrtico.
En cooperacin con sus contrapartes en Colombia la Fundacin Hanns Seidel aspira a fortalecer la democracia y el Estado de Derecho a promover una cultura democrtica pluralista libre de violencia a ayudar a reducir la brecha de desigualdad social y a apoyar un desarrollo socioeconmico sustentable.

Propsito del cargo

Apoyar el funcionamiento eficiente de la oficina brindando apoyo integral a la Direccin Ejecutiva y los departamentos de Operaciones y de Proyectos mediante la realizacin y coordinacin de actividades administrativas y el cumplimiento de funciones tradicionales de secretariado.

Principales Responsabilidades

Asistencia Ejecutiva:

Gestionar la agenda del Representante Regional programando reuniones conferenciasy compromisos.

Redactar cartas y correos oficiales.

Coordinar viajes reservas de vuelos y alojamientos para el equipo directivo.

Manejar la comunicacin por correo electrnico y otros canales de comunicacin.

Recepcin:

Dar la bienvenida a visitantes y clientes con amabilidad y profesionalismo.

Gestionar llamadas telefnicas y direccionarlas adecuadamente.

Coordinar la correspondencia de la oficina y del Representante Regional.

Supervisar la recepcin de correos y paquetes.

Asistencia Administrativa

Colaborar en la preparacin de documentos y presentaciones.

Gestionar la caja menor y mantener registros precisos.

Coordinar las gestiones con la administracin del edificio.

Coordinar trmites administrativos y financieros con la Embajada de Alemania yentidades gubernamentales colombianas.

Alimentar el archivo de la oficina.

Alimentar la Base de Datos de contactos de la organizacin.

Realizar tareas administrativas diversas segn sea necesario.

Asistencia Logstica

Coordinar y supervisar el trabajo del Conductor de Direccin.

Apoyar en la logstica de eventos y reuniones oficiales.

Coordinar las compras de la oficina.

Realizar el inventario.

Coordinar el mantenimiento soporte tcnico e informativo para los equipos de laoficina

Requisitos y competencias para trabajar con nosotros

Tcnico y/o estudios universitarios en Contabilidad Secretariado o Administracin de Empresas.
Experiencia previa de al menos 4 aos como Asistente Administrativa (incluyendo asistencia ejecutiva).
Excelente redaccin y ortografa.
Puntualidad discrecin y profesionalismo en todo momento.
Conocimientos en el manejo de caja menor y habilidad para coordinar viajes y eventos.
Dominio avanzado de herramientas informticas (Word y Excel).

Competencias
Organizacin y planificacin.
Comunicacin efectiva.
Atencin al detalle.
Confidencialidad.
Trabajo en equipo.

Perfil de nuestro equipo de trabajo

Somos un equipo apasionado por los temas polticos que valora la individualidad cercana y el trabajo en equipo.

Intereses claves para trabajar con nosotros

Democracia.
Educacin.
Poltica.
Paz.
Desarrollo

Razones para sumarte a nuestro equipo

Aprendizaje constante.
Retos y desafos permanentes.
Trascender y construir pas.

Detalles relevantes antes de postular a esta vacante

Contrato a trmino fijo a un ao con posibilidad de renovacin con todas las prestaciones sociales