Team Assistenz Mitarbeiter am Empfang (mwd)
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Job Summary
Your mission
Wir suchen zur Verstärkung unseres Business Services Teams eine Team-Assistenz.
In dieser Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische Belange und unterstützt unsere Teams in allen administrativen Fragen. Mit deiner offenen Art sorgst du dafür dass sich Mitarbeitende und Gäste bei uns wohlfühlen. Gemeinsam mit dem Business Service Team sicherst du einen reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts.
Deine Aufgaben:
- Administrative Unterstützung: Du begleitest das Tagesgeschäft in einem agilen internationalen Arbeitsumfeld und unterstützt das Team bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
- Post- und Paketmanagement: Du koordinierst den Postein- und -ausgang sowie den Paketversand und sorgst für eine strukturierte Organisation der Poststelle.
- Bestandsmanagement: Du hast die Büro- und Verbrauchsmaterialien im Blick und kümmerst dich eigenverantwortlich um (Nach-)Bestellungen.
- Event- & Besuchsplanung: Du unterstützt bei der Vorbereitung von Terminen und internen Veranstaltungen.
- Empfang & Hosting: Du begrüßt unsere Gäste Kunden und Partner herzlich und sorgst als aufmerksamer Gastgeber für eine erstklassige Willkommenskultur.
- Konferenzraum-Management: Du stellst sicher dass unsere Besprechungsräume jederzeit einsatzbereit sind.
- Reiseorganisation: Du unterstützt bei der Reiseplanung (z. B. Flug- und Hotelbuchungen).
- Dokumentation: Du hilfst bei der Erstellung und Pflege verschiedener Dokumente.
Your profile
- Du bringst idealerweise mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz Office Manager oder am Empfang mit.
- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Quereinsteiger mit relevanter Erfahrung sind bei uns ebenfalls willkommen.
- Du arbeitest detailorientiert präzise und hast ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
- Du kommunizierst fließend auf Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse.
- Du bist sicher im Umgang mit gängiger Office-Software (z. B. MS Office Google Workspace).
- Du kannst Prioritäten setzen und behältst auch bei verschiedenen gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.
- Du bist absolut vertrauenswürdig und zuverlässig im Umgang mit sensiblen Informationen.
Why us
- Wettbewerbsfähige Vergütung
- Ein hochmodernes und schnell wachsendes Start-up-Unternehmen mit spannenden Entwicklungsmöglichkeiten
- Viel Raum für Eigeninitiative Offenheit für neue Ideen und die Möglichkeit einen erheblichen persönlichen Beitrag zu leisten
- Ein wirkungsvolles Produkt das zu einem besseren Verständnis und einer besseren Behandlung von Krankheiten beiträgt
- Ein internationales und dynamisches Team mit Mitarbeitern aus über 30 verschiedenen Ländern
- Angenehme Arbeitsatmosphäre mit einer Kultur der offenen Tür und offener Kommunikation
- 30 Urlaubstage
Contact information
Hast du noch Fragen Deine Ansprechperson hilft dir gerne weiter:
Julia Willikonsky
Recruiting & HR Operations
Mail:
About us
NVision is innovating quantum technology with a unique approach - leveraging organic molecules to change lives for the better. Our platform spans from quantum signal enhancement that enables metabolic imaging today to quantum computing that could transform drug discovery tomorrow. Headquartered in Ulm Germany and backed by leading investors from the United States and Europe we are now entering a phase of global commercialization and expansion.
With our POLARIS product line we are extending the capabilities of standard MRIs to enable real-time metabolic imaging transforming how diseases are detected understood and treated. Our work sits at the intersection of physics engineering chemistry and medicine - translating cutting-edge science into clinical reality. We collaborate with leading academic and clinical partners worldwide including Memorial Sloan Kettering Cancer Center MD Anderson Cancer Center Technical University of Munich and the University of Cambridge.
At NVision we believe transformative innovation happens when talented people from different disciplines work together toward a shared meaningful goal. We are a global multidisciplinary team of nearly 150 employees from more than 30 nationalities driven by curiosity rigor and a commitment to solving complex challenges. Here ideas are valued ownership is real and collaboration spans functions disciplines and borders.
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