Senior Administrative Assistant, Nursing Practice & Education- Temporary Full Time (1.0) (until June 2027) Adjointe administrative principale, Pratique des soins infirmiers et de léducation- Poste temporaire à temps plein (1.0) (jusqu'à juin 2027)
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Job Summary
Compensation Pay Range:
$33.35-$39.25Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff cliniciansscientistsand researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 20242025and 2026and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employershasrecognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western QuebecNunavutand Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Senior Administrative Assistant is responsible for providing administrative and coordination support to the Nursing Practice & Education leadership teams while ensuring efficient operations of the office and confidential matters.
MAIN RESPONSIBILITIES
Maintaining calendars and scheduling meetingsappointmentsand/or events; preparing necessary documentation for meetingsappointmentsand/or events; rescheduling meetings appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the Directors and Managers.
Making arrangementsfor meetings scheduling rooms sending meeting requests with virtual linksarrangingand confirming attendance preparing materials taking minutes and other logistical details as.
Maintaining continuous awareness of CHEO activitiesin order tointerpret and direct inquiries.
Initiating action on matters that require response orappropriate follow-upto ensureappropriate actionhas been taken including proposing draft replies.
Supporting the recruitment process by draftingappropriate paperwork scheduling interviews managing competitionfoldersandmaintainingstaff files
Receiving and screening calls by assessing their urgency providing information or following up as.
Researching collating analyzing and summarizing information as assigned on HR/administration topics.
Taking on special projects as assigned by the Directors including coordinatingactivitiesorganizing functions.
Liaising with internal and external stakeholders.
Establishing andmaintainingvarious internal office systems such as tracking key deadlines electronic databases tracking systems processing mail monthly reports bringforward systems and confidential files.
Supporting Directors and Managers with financial functions such as payment requisitions cheque depositspurchasingrequests travel requests and claims reconciling accountsmonitoringand tracking activity reports providingmonthly reports.
Supporting Directors and Managers with human resources processes including hiring orientation onboarding workstations/offices.
Effectively managing paper and electronic records and filesto meetlegislative requirements andallowfor easy retrieval by members of the department.
Supporting peersand performingother duties as assigned.
QUALIFICATIONS
College diploma in Office Administration orotherrelevant field (Essential)
University Degree in Administration orotherrelevantfield (Preferred)
Minimum three (3) years of experience in progressively responsible administrative functions (Essential)
Communicate effectively and concisely both orally and in writing. (Essential)
Computer word processing skills and advancedproficiencywith Microsoft Office Suite (including Excel PowerPointWord) (Essential)
Takeaccuratenotes or minutes of meetings andtranscribe to final products.(Essential)
Ability toanticipateneeds as well as plan and prioritizework. (Essential)
Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
Strong organizational skills and paying attention to detail and accuracy. (Essential)
Exercise sound judgementdiscretionand a high degree of confidentiality. (Essential)
Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation general knowledge of corporate and departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)
Criminal Record Check (Essential)
Bilingualism (French/English) (Preferred)
* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for academic requirements
**Timelinemaybeextendedorshortenedbasedonoperationalneed
Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications maybe tested.Bilingualism (French/English) will bevalidatedby a languageproficiencyassessment conducted by athird partyprovider. Candidates willbe requiredto meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
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Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peupleAlgoquineAnishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nationsdes Inuitet des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.
CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bénévoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 20242025and 2026et sest classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive les rédacteurs duCanadasTop 100Employersont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Ladjoint administratif principal ou adjointe administrative principale est responsable de fournir du soutien administratif et de laide à la coordination aux équipes de direction Pratique des soins infirmiers et de léducation et du bureau de la planification tout en assurant le fonctionnement efficace du bureau et ladministration de la protection des renseignements personnels.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Tenir les calendriers et organiser des réunions des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions de rendez-vous et dévénements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités des directeurs et des gestionnaires.
Organiser la logistique des réunions notamment réserver les salles de conférence envoyer des demandes de réunion avec des liens virtuels organiser et confirmer les présences préparer la documentation prendre des notes pour les procès-verbaux et coordonner dautres besoins logistiques sil y a lieu.
Se tenir au courant des activités de lInstitut du savoir et de CHEO afin de bien interpréter et aiguiller les demandes de renseignements.
Prendre les mesures nécessaires pour obtenir des réponses ou effectuer des suivis appropriés pour sassurer que les mesures appropriées ont été prises ce qui comprend la rédaction débauches de réponses.
Appuyer le processus de recrutement en rédigeant les documents nécessaires en établissant le calendrier des entrevues en gérant les dossiers de concours et en tenant à jour les dossiers du personnel.
Recevoir et filtrer les appels en fonction de leur urgence fournir les renseignements demandés et effectuer les suivis nécessaires.
Mener des recherches dans la documentation puis colliger analyser et résumer linformation sur les sujets liés aux RH ou à ladministration tel quassigné.
Gérer des projets spéciaux à la demande des directeurs ce qui comprend la coordination dactivités et lorganisation dévénements.
Collaborer avec des intervenants de linterne et de lextérieur.
Établir et tenir divers systèmes administratifs électroniques internes pour surveiller les dates butoirs ainsi que des bases de données des systèmes de traçage de classement de traitement du courrier des rapports mensuels ainsi que des systèmes de rappel et de gestion des dossiers confidentiels.
Soutenir les directeurs et les gestionnaires en assumant des fonctions financières comme les demandes de paiement le dépôt de chèques les demandes dorganisation et de remboursement de voyages le rapprochement de comptes la surveillance de rapports dactivités la production de rapports mensuels.
Soutenir les directeurs et les gestionnaires dans le cadre des processus de ressources humaines notamment lembauche lorientation laccueil et lintégration linstallation de postes de travail et de bureaux.
Administrer efficacement la documentation et les dossiers électroniques de manière à respecter les exigences de la loi et den faciliter laccès aux membres du Service.
Aider les collègueset accomplir les autres tâches qui lui sont confiées.
QUALIFICATIONS
Diplôme détudes collégiales en administration de bureau ou dans un domaine pertinent (Essentiel)
Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (Préférable)
Expérience dau moins trois (3) à un poste administratif à des niveaux de responsabilité toujours plus élevés (Essentiel)
Capacité de communiquer de façon efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)
Maîtrise de linformatique et du traitement de texte ainsi quune maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (notamment Excel PowerPoint et Word)(Essentiel)
Prendre des notes exactes afin de produire les procès-verbaux des réunions (Essentiel)
Capacité danticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)
Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)
Excellentes compétences en organisation et attention aux détails et à la précision (Essentiel)
Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel)
Connaissance pratique des lois en vigueur sur la santé et la sécurité au travail et connaissance générale des politiques et des procédures liées à la santé et à la sécurité de lHôpital et du Service (Essentiel)
Vérification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel)
Bilinguisme (Anglais/Français) (Essentiel/ Préférable)
* Lexpérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis.
**Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.
À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.
Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à.Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à laLoi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.
Required Experience:
Senior IC
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