Assistant de gestion services généraux HF

Le département DMW Direction Mobility & Workspace gère pour lensemble du Groupe Assystem les achats indirects la partie immobilière et exploitation des locaux lensemble de la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes ainsi que les déplacements des salariés en France et à létranger.

Afin de renforcer notre équipe nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production à lintervention de prestataires externes au suivi des données immobilières. Il/elle interviendra également sur les problématiques gestion (suivi commande facturation etc.).

Cest un véritable soutien opérationnel.

Lapersonne sera rattachée à la Business Unit DMW faisant partie de la direction financière et intégrera une équipe de 14 personnes.

Missions de suivi administratif :

• Suivre la gestion administrative des contrats
• Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
• Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
• Suivre et gérer le parc copieurs
• Suivre les abonnements de parkings
• Suivre les consommations EDF

Suivi des achats

• Saisir les commandes dachats sur loutil de gestion interne
• Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
• Participer à la facturation interne
• Être en relation avec la comptabilité
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
• Participer à lélaboration des budgets

Participation aux activités immobilières

• Utiliser loutil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions suivi des contrats
• Enregistrement sur Camileia des contrats devis etc.
• Être le garant des données enregistrées dans loutil de gestion immobilière 

Et quavons-nous à vous offrir  

En intégrant notre équipe vous serez au cœur de laction jouant un rôle essentiel dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez directement à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.

Vous aurez lopportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante prête à partager son expertise et à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes ce qui vous permettra de développer dexcellentes compétences relationnelles et de communication.

Qualifications :

De formation Bac2 en achats gestion ou administration des entreprises vous justifiez dune première expérience réussie sur un poste similaire ou dans lassistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À laise avec les outils bureautiques (notamment Excel) vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.

Votre sens du service votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir à ce poste.

Compétences et Qualités requises :

• Connaissance pack Office
• Capacité à travailler en équipe
• Capacités rédactionnelles
• Notion forte de Service clients
• Rigoureux(se) consciencieux(se) et organisé(e)

Informations supplémentaires :

Nous nous engageons au respect de légalité de traitement entre les candidats et célébrons toutes les formes de diversité. Chez Assystem seules les compétences comptent ! Si vous souhaitez porter à la connaissance dAssystem une quelconque situation ou des besoins spécifiques nhésitez pas vous serez accompagné(e) ! 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time