Assistant de direction (HF)
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Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
2 hours ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Mission principale :
Sous lautorité de la directrice des Archives départementales et en relation avec lensemble de léquipe de la direction lassistant(e) de direction assure une mission dassistance et dappui de la direction et des chefs de service dans lorganisation et le suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés. Il/elle coordonne linformation et assure linterface au sein de léquipe des Archives et le lien avec les partenaires extérieurs. Lassistant(e) de direction assure la gestion du secrétariat (courriers archivage des dossiers). Il/elle participe régulièrement aux permanences hebdomadaires daccueil du public (en moyenne 3 demi-journées par semaine). A titre ponctuel et comme lensemble des agents des Archives départementales lassistant(e) de direction participe aux travaux collectifs de traitement matériel des documents.
Localisation du poste : Archives départementales 61 rue Saint Fuscien 80000 AMIENS
Groupe de fonctions IFSE : B8
Missions et activités :
Gestion administrative :
- Enregistrer répartir dans les services et traiter les courriers assurer le suivi via le logiciel et gérer la circulation des parapheurs
- Assurer le suivi des réponses aux demandes
- Organiser des réunions et gérer lagenda de la directrice
- Centraliser les informations et coordonner leur circulation
- Créer des outils et tableaux de bord de suivi de lactivité
- Rédiger des courriers notes synthèses et comptes rendus
- Assurer le suivi des dossiers délégués
- Participer à lélaboration des rapports via le logiciel de gestion des délibérations
- Gérer et mettre à jour le fichier des contacts
- Transmettre les chiffres dactivité
- Assurer la saisie et la mise en forme de documents
- Établir les comptes rendus des réunions internes
- Ranger les dossiers conformément au plan de classement
Accueil physique et téléphonique
- Participer aux permanences daccueil
- Orienter et guider les usagers dans leurs démarches
Travaux collectifs
- Participer aux opérations internes de traitement matériel des documents darchives
Environnement du poste :
Relations hiérarchiques : Lassistant(e) de direction est placé(e) sous lautorité hiérarchique de la directrice des Archives départementales qui fixe ses objectifs procède à son évaluation et définit en concertation avec lui/elle son plan de formation. Il/elle lui rend compte de façon régulière de son activité et des problématiques rencontrées.
Relations fonctionnelles :
Internes :
- avec lensemble du personnel des Archives départementales
- avec lensemble des services départementaux
Externes :
- avec les usagers et les partenaires publics et privés
Contraintes du poste :
- Respect des horaires douverture au public
- Continuité de service
- Port ponctuel de charges
Profil
Compétences requises :
Connaissances :
- connaissance du fonctionnement et de lorganisation de ladministration départementale
- connaissance des procédures administratives
- maîtrise des techniques dexpression orale et écrite
- maîtrise de lorthographe et de la syntaxe
- maîtrise du logiciel denregistrement du courrier
- maîtrise des outils bureautiques et du logiciel OXYAD
Aptitudes professionnelles :
- aptitude à lorganisation et à la coordination
- capacité danalyse et de synthèse
- capacité danticipation et de proposition
- capacité à hiérarchiser les urgences
- capacités rédactionnelles
Comportements professionnels motivations :
- Excellent relationnel
- Rigueur et méthode
- Discrétion
- Loyauté envers sa directrice
- Sens du travail en équipe
- Autonomie
- Réactivité et prise dinitiative
- Disponibilité
- Dynamisme
- Intérêt pour le patrimoine écrit
Informations contractuelles
Avantages
Les agents du Département profitent dune politique RH dynamique innovante et stimulante :
- Développement et renforcement des compétences : Un plan de formation ambitieux et un accompagnement à la mobilité interne tout au long de la carrière
- Soutien financier : Régime indemnitaire prime annuelle titres-restaurant
- Déplacements : Forfait mobilité durable et participation aux frais de transport en commun (75% dont location de vélo et co-voiturage)
- Action Sociale : Accès aux prestations du CNAS (vacances loisirs billetterie) et à une Amicale du personnel temps conviviaux (noël des enfants du personnel vœux village des agents) accompagnement social et actions de prévention des risques professionnels
- Inclusion : aides spécifiques et adaptation des postes de travail
- Santé : contrats collectifs mutuelle et à la prévoyance avec participation de lemployeur séances sport-santé et bâtiments équipés de salles de sport
- Équilibre : Télétravail et horaires flexibles pour concilier vie pro et vie perso.
- Conciergerie privée sur Amiens
- Déploiement dactions pour améliorer continuellement la qualité de vie au travail le travail en transversalité et en mode projet
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être transmises via le formulaire de candidature en ligne avant le 27 avril 2026.
Required Skills:
Diplôme préparé durant le contrat dapprentissage : Licence ou Master spécialisé dans les domaines suivants : contrôle de gestion finance administration des collectivités Nous recherchons Un personne motivée rigoureuse et organisée Des connaissances des logiciels bureautiques Goût du chiffre de lanalyse et de la synthèse Bonne communication De la discrétion et de la neutralité
