Outreach Coordinator

Outreach Coordinator

Permanent Full-Time

This position is being posted to fill an existing vacancy.

Hiring Range:$62094 - $65745.90

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than65000 members of the profession in the public interestpursuant totheEarly Childhood Educators Act 2007.We are one of the largest self-regulatory bodies inOntarioand the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an Outreach Coordinator to join theCommunications Partnership and Engagementteam.This roleis responsible forcoordinating projects and activities that support the Collegesrelationships inthesector.This role supports the communication of the Colleges purpose values and activities to the public membersof the profession andotherinterest holdersthrough print and digital communications events and other outreach initiatives.

In addition to coordinating outreach activities theCoordinatormanages communications and engagement requests such asmaintainingwebsite content responding to inquiriesbuildingandsupportinginterest holderrelationships and providing guidance to ensure consistency with the Colleges brand tone and style. This role requiresstrong communicationand collaboration skills to keep priorities aligned and activities on track.

Reportingto the ManagerPartnership and Engagement

• Coordinate and support the development editing formatting and distribution ofCollegecommunications through different channels. (e.g.e-newsletters surveys printed materials social media posts PowerPoint presentations letters registration guides disciplinary decisions etc.).

• Generate andmaintainthe Colleges distribution lists to maximize the outreach potential.

• Track and generate reports against key performance indicators (KPIs) (e.g.page views click-through open rates document downloads etc.) to evaluate the success of the Colleges communications.

• Provide administrative support (e.g.answer inquiries process invoices order supplies schedule events technical support) to members vendors internalemployeesand external interest holders (e.g.post-secondary institutions municipalitieschild careproviders school boards etc.).

• Monitor and update the Colleges websites social media channels (e.g.post on InstagramLinkedInand YouTube) and daily media alerts. Flag urgent issues/comments to alert senior employees and support the development of responses.

• Coordinate execute and track performance metrics of communications campaigns and/or events (e.g.Council election annual report) for the College to communicate legislative requirementsnewsand/or professional practice requirements to members.

• Coordinatelogisticsforand manage the hostingofpresentations and webinars on virtual meeting platforms.

• Lead coordination of the Colleges annual meeting of members.

• Lead project management initiativesregardingprint and digital publications or major College campaigns for the public by creating and implementing major communication campaigns for the Colleges departments. (e.g.collecting input from employees setting timelines for reviewsapprovalsand translation).

• Keepup-to-datewith applicable legislationtrendsand practices.

• Other duties as assigned.
  

Qualifications

• Two or three-year college or university program with a focus on communications journalism publicrelationsor marketing.

• Bilingual (English/French) preferred including a Frenchproficiencytest.

• 3 to 5 years experience including technical experience with hosting meetings and webinars on virtual meeting and presentation platforms (Teams Zoom) website content management third-party email marketing services social mediamonitoringand content management.

• Current knowledge of Ontarios early years sector.

• Knowledge of project management to manage communications and marketing projects.

• Knowledge of HTML CSS third-party email marketing services as well as office/administrative software (Excel Word PowerPoint Outlook).

• Flexibility to work well independently and in a team environment with changing priorities.

• Written communication skills as well as proofreading and editing skills to develop and support a variety of communications and marketing materials for the College (e.g.website content social media posts presentations).

• Verbal communication skills to communicate with a variety of internal clients to seek clarification and/ or provide information about communications and marketing materials/products/campaigns and with external vendors to project manage website printing and mailingvideoor other external production needs.

• Time management skills to prioritize tasks and ensuretimelycompletion of work (e.g.digital publications public campaigns).

• Organizational skills and attention to detail to develop and manage project schedulesdelegateand track tasks and clearly and accurately communicate with colleagues and interest holders.
  

The College encourages applications from members of equitydeserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote workenvironmentandwe offer acompetitive compensation package.

Pleasesubmityour cover letter and resume onourwebsite.Thispostingwill remain open until the position is filled.We thank all applicants however only those considered for an interview will be contacted.

Coordonnateur(trice) desrelations externes

Poste permanent à temps plein

Ce poste est affiché afin de pourvoir un poste vacant existant

Échelle salariale: 62094$ 6574590$

Conformément à laLoi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance lOrdre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (lOrdre) appuie la prestation de services dapprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 65000
membres de la profession dans lintérêt du public. Nous sommes lun des plus grands organismes dautoréglementation en Ontario et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles à qui ils fournissent des soins et des services éducatifs. Notre engagement envers lantiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de lOrdre qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant linclusion et lappartenance.

Nous sommes à la recherche dun(e) coordonnateur(trice) des relations externes pour se joindre à léquipe Communications partenariats et engagement. Ce rôle consiste à coordonner des projets et des activitésà lappui des relationsde lOrdredans le secteur. Ilpromeutla communication de la mission des valeurs et des activités de lOrdreauprès du public des membres de la profession et dautres parties prenantesau moyen decommunications imprimées et numériques dévénements et dautres initiatives derayonnement.

En plus de coordonner les activités de rayonnement la personne titulaire du poste gère les demandesdecommunication etdengagement notammenten assurant la mise à jour du contenu du site Web en répondant aux demandes de renseignements en établissant et en maintenant les relations avec les parties prenantes et en fournissant des conseils pour garantir la cohérence avec limage de marque le ton et le style de lOrdre. Ceposterequiert de solides compétences en communication et en collaboration afin dassurer lalignement des priorités et le respect des échéanciers.

Relevant du/de la Chef Partenariats et engagement:

• Coordonner etappuyerlélaboration la révision la mise en forme et la diffusion des communicationsde lOrdreau moyen dedifférents canaux (p. ex. infolettres électroniques sondages documents imprimés publications sur les médias sociaux présentations PowerPoint lettres guides dinscription décisions disciplinaires etc.).

• Créer ettenir à jourles listes de diffusion de lOrdreafin de maximiser la portée desescommunications.

• Assurer le suivi et produire des rapports sur les indicateurs clés de performance (ICP) (p. ex. nombre de vues taux de clics taux douverture téléchargements de documents) afin dévaluer lefficacité des communications.

• Fournir un soutien administratif (p. ex. répondre aux demandes traiter les factures commander des fournituresplanifierdes événements offrir un soutien technique) auxmembres fournisseurs employés internes et parties prenantes externes (p. ex. établissements postsecondaires municipalités fournisseurs de services de garde conseils scolaires).

• Surveiller et mettre à jour les sites Web de lOrdre ses canaux de médias sociaux (p. ex.Instagram LinkedIn YouTube) et les alertes médiatiques quotidiennes.Signaler les enjeux ou commentaires urgents aux membres de la haute direction et contribuer à lélaboration des réponses.

• Coordonner mettre en œuvre et suivre les indicateurs de performance des campagnes de communication ou des événements (p. ex. élections duconseil rapport annuel)permettant à lOrdre de communiquerau membresles exigences législatives les actualités ou les exigencesen matière dexercice professionnel.

• Coordonner la logistique et assurer lanimation de présentations et de webinaires sur des plateformes de réunion virtuelle.

• Assurer la coordination de lassemblée annuelle des membres de lOrdre.

• Diriger la coordination des initiatives de gestion de projets liées aux publications imprimées et numériques ou aux campagnes majeures de lOrdredestinées au public en créant et en mettant en œuvre des campagnes de communication pour les différents services (p. ex.recueillirles commentaires du personnel établirdes échéanciers de révision dapprobation et de traduction).

• Se tenir à jour quant aux lois tendances et pratiques pertinentes.

• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire de deux ou trois ans dans un domaine lié aux communications au journalisme aux relations publiques ou au marketing.

• Bilinguisme (anglais-français)privilégié incluant la réussite dun test de compétence en français.

• De 3 à 5 années dexpériencey comprisune expérience technique dans lanimation de réunions et de webinaires sur des plateformes virtuelles (Teams Zoom) la gestion de contenu Weblutilisation de services tiers de marketing par courriel ainsi que la surveillance et la gestion de contenu sur les médias sociaux.

• Connaissance actuelle du secteur de la petite enfance en Ontario.

• Connaissance de la gestion de projets pour gérer des initiatives de communication et de marketing.

• Connaissance des langagesHTMLetCSSdes services tiers de marketing par courriel ainsi que des logiciels bureautiques (Excel Word PowerPoint Outlook).

• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement où les priorités évoluent.

• Compétences en communication écrite ainsi quen révision et en correction afin de produire divers documents de communication et de marketing (p. ex. contenu Web publications sur les médias sociaux présentations).

• Compétences en communicationverbalepour interagir avec divers clients internes afin dobtenir desprécisionsou de fournir de linformationsur les documents produits ou campagnes de communication et de marketing ainsi quavec des fournisseurs externes dans le cadre de projets (site Web impression envois postaux production vidéo etc.).

• Excellentes compétences en gestion du temps afin détablir des priorités et de respecter les échéanciers (p. ex. publications numériques campagnes publiques).

• Sens de lorganisation et souci du détail afin de planifier et gérer des projets déléguer et suivre les tâches et communiquer clairement avec les collègues et les parties prenantes.

LOrdre encourage les membres des groupes en quête déquité à présenter leur candidature.

LOrdre sengage à prendre des mesures dadaptation. Si tel est votre cas veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive avec des avantages sociaux.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ sur notresite Web. Cette offre demploi demeurera affichée jusquà ce que le poste soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leurcandidature;toutefois seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.

Required Experience:

Manager