Office & HR Administrator Executive Assistant

Office & HR Administrator & Executive Assistant

Vill du ha en varierad roll där du får kombinera administration HR och nära samarbete med ledning Nu söker vi en Office & HR Administrator & Executive Assistant till GIART.

GIART (Gothenburg International Auto/RoRo Terminal) är ett relativt nystartat bolag som driver bil- och RoRo-terminalen i Göteborgs hamn. Verksamheten drivs av Wallenius Wilhelmsen en global aktör inom shipping och logistik.

Det innebär att du arbetar i en mindre organisation med korta beslutsvägar samtidigt som du är en del av ett större internationellt sammanhang.

Om rollen

Det här är en bred roll där du stöttar både ledning och verksamhet i det dagliga arbetet. Du kommer att ha många kontaktytor och fungera som en viktig länk mellan olika delar av organisationen.

Arbetsuppgifterna varierar ena dagen handlar det om att koordinera möten eller stötta chefer nästa om HR-administration eller praktiska frågor kopplade till kontoret.

Du rapporterar till Senior Manager People Partner Nordic och arbetar nära General Manager för GIART i det dagliga arbetet.

Du blir en del av en mindre lokal organisation i Göteborg samtidigt som du har kontakt med HR och andra funktioner inom den internationella koncernen.

Rollen innebär många kontaktytor både internt (ledning medarbetare HR ekonomi) och externt (leverantörer samarbetspartners och besökare).

Arbetsuppgifter

Stöd till ledning

• Hantera kalender mötesbokningar och förberedelser

• Koordinera möten besök och interna aktiviteter

• Ta fram agendor skriva anteckningar och följa upp

HR-administration

• Hantera tidrapportering frånvaro och övertid

• Säkerställa att underlag till lön är korrekt och inlämnat i tid

• Vara kontaktperson mellan medarbetare chefer och HR/lön

• Stötta onboarding och offboarding

Kontor & arbetsmiljö

• Ansvara för kontorsrelaterade frågor

• Säkerställa att arbetsmiljökrav följs

• Ha kontakt med leverantörer och samarbetspartners

• Vara med och koordinera förändringar i kontorsmiljön

Övrigt

• Stötta i olika projekt och administrativa uppgifter

• Vara en samordnande funktion mellan olika delar av verksamheten

Vi söker dig som

• Har några års erfarenhet av liknande arbete inom administration HR eller liknande

• Är van att arbeta strukturerat och hålla ordning på flera saker samtidigt

• Är självgående och tar ansvar för ditt arbete

• Trivs i en roll med många kontaktytor

• Har god systemvana och arbetar obehindrat i Office-paketet

• Talar och skriver svenska och engelska obehindrat

Som person tror vi att du

• Är strukturerad och noggrann

• Är serviceinriktad och hjälpsam

• Klarar av att prioritera när tempot varierar

Det här är en roll för dig som vill ha ett brett ansvar och arbeta nära verksamheten. Du får en viktig funktion i organisationen och kommer snabbt märka att ditt arbete gör skillnad i vardagen.

Start: Önskemål om start med 1 juni 2026
Tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning

Vi startar urvalet omgående så sök gärna redan idag! Sista ansökningsdatum 30/4

Om din ansökan

• Vi behandlar alla kandidater lika var vänlig ansök via annonsen om du är intresserad - all kontakt sker genom vårt rekryteringssystem! Detta för att skapa en fin kandidatupplevelse för samtliga kandidater samtidigt som vi säkrar en rättvis process för alla!

• Vi vill bidra till att alla känner sig likvärdiga på arbetsmarknaden. Vi vill uppmuntra alla oavsett bakgrund att ansöka!

• Vi behandlar din personliga information i enlighet med GDPR. Om du önskar att vi raderar din information gör du det enklast genom att begära det via vår karriärsida Connect. Har du frågor kontakta vår systemansvariga Lina Roxenback på lina

People Experience är en personlig innovativ och högst engagerad boutiquebyrå med enorm passion för att hjälpa kunder konsulter och kandidater att nå tillväxt och framgång genom rätt matchning inom det område där vår erfarenhet och passion är som störst: People Payroll & Finance. Med visionen att bli Sveriges ledande boutiqebyrå för People Payroll & Finance Professionals är vi 100 % specialiserade på målgruppen i vår rekrytering och konsulttillsättning.