Barselsvikar til HR-teamet på AAU Energi

Vores gode kollega går på barsel og derfor søger vi en HR-medarbejder til et barselsvikariat i sekretariatet på AAU Energi. Du får en central rolle i den daglige HR- og personaleadministration på instituttet og bliver en del af et administrativt team der understøtter et stort internationalt forskningsmiljø. Stillingen er på fuldtid og tidsbegrænset til og med 31. maj 2027 med tiltrædelse 1. juni 2026 eller snarest derefter.

Dine arbejdsopgaver
Du bliver en del af HR-teamet i sekretariatet på AAU Energi. Din hovedopgave er at sikre en stabil korrekt og veldokumenteret HR-administration. Du arbejder tæt sammen med både administrative kolleger ledelse forskere ph.d.-studerende og gæster og du får en hverdag med både faste opgaver og ad hoc-opgaver. Vi vil gerne bruge dine særlige kompetencer når du har erfaring eller interesse på specifikke områder.

En stor del af din hverdag kommer til at dreje sig om ansættelser. Instituttet har omkring 150 ansættelser om året og du får en vigtig rolle i at følge dem godt på vej. Du indsamler de nødvendige oplysninger opretter og ajourfører sager og hjælper med at holde styr på fristerne. Du har et særligt blik for opfølgning på udløb især i forhold til projektansættelser så både ledelse og medarbejdere ved hvad der skal ske hvornår. På den måde er du med til at sikre at kontrakter og perioder er på plads og at processen opleves sammenhængende og overskuelig.

On- og offboarding af medarbejdere fylder også i din rolle. Når nye kolleger starter er du med til at give dem en god begyndelse ved at sørge for at de bliver oprettet korrekt og at de får de informationer og adgange de har brug for. Når en ansættelse nærmer sig afslutningen er du med til at runde forløbet ordentligt af. Du hjælper med at de praktiske forhold falder på plads og at der er tydelighed omkring hvornår og hvordan ansættelsen slutter.

Du medvirker til risikovurdering i forbindelse med både ansættelser og gæster. Herunder at kvalitetssikre det materiale der ligger til grund for vurderingen.

Du får desuden ansvar for administration af gæsteophold. Du opretter gæster koordinerer praktiske forhold sikrer relevante adgange og bidrager til at opholdet lever op til både interne procedurer og de krav der følger af risikovurderingerne. Gæsterne kommer fra hele verden og du får en vigtig rolle i at sikre et trygt og velforberedt forløb for dem.

Administration af ph.d.-kurser bliver også en del af dine opgaver. Du understøtter planlægning og gennemførelse af kurser håndterer tilmeldinger og deltagerlister og sørger for at information til undervisere og deltagere er opdateret på de relevante platforme blandt andet i PhD Moodle.

Du vil være med til at opdatere instituttets hjemmeside og intranet i hhv. Umbraco og SharePoint hvor du hjælper med at sikre at indholdet er aktuelt korrekt og let at finde.

Dine kompetencer
Du er kontoruddannet og har gerne erfaring fra HR eller en tilsvarende administrativ funktion med personaleadministration sagsbehandling eller ledelsesunderstøttelse.

Erfaring fra en større offentlig eller vidensbaseret organisation er en fordel men ikke et krav. Det vigtigste er at du har lyst til at arbejde med HR-opgaver i et forskningsmiljø og trives med klare procedurer og et tæt samarbejde med både ledere og kolleger.

Du behøver ikke at kende WorkZone Varbi IDM eller PhD Moodle på forhånd men du har mod på at lære dem og bruge dem sikkert og systematisk. Vi forventer at du har erfaring med Office-pakken.

Som person er du struktureret og grundig. Du kan planlægge din dag skabe overblik over dine sager og holde fast i aftaler og deadlines. Du har blik for detaljer men mister ikke overblikket når der er flere opgaver der kræver din opmærksomhed samtidig. Når noget haster vurderer du hvad der skal løses først og hvad der kan vente.

Du er relationsskabende og serviceminded og trives med kontakt til mange forskellige mennesker. Du møder medarbejdere ph.d.-studerende gæster og ledere med professionalisme og hjælpsomhed. Du formidler regler og processer klart og tager højde for forskellige forudsætninger. Du kan kommunikere både mundtligt og skriftligt på dansk og engelsk.
Du tager ansvar for dine opgaver og følger sager til dørs. Du bidrager til at HR-teamet fremstår professionelt og troværdigt og du deler gerne viden hjælper kolleger og medvirker til en arbejdsdag med både faglighed og god stemning.

Hvem er vi
AAU Energi er et internationalt orienteret forskningsinstitut på Aalborg Universitet med fokus på udvikling af rene og bæredygtige energisystemer. Vi arbejder med hele kæden fra komponenter og systemer til samfundsmæssige anvendelser og samarbejder tæt med både industri myndigheder og andre forskningsmiljøer om konkrete energimæssige udfordringer.
Instituttet har cirka 300 medarbejdere fra mange forskellige lande og vi har løbende 3040 gæsteforskere fra hele verden.

I sekretariatet tilbyder vi fleksibilitet flextid og mulighed for hjemmearbejde. Du får 25 kollegaer og bliver en del af et åbent og inkluderende miljø hvor trivsel faglighed og samarbejde følges ad og hvor vi er stolte af at være ansat ved AAU Energi.

Vi hjælper hinanden når der er travlt og vi deler viden så opgaverne ikke er bundet op på én person. Der er plads til at stille spørgsmål og komme med forslag og vi ser det som en styrke når kolleger er nysgerrige på hvordan vi kan gøre tingene bedre.

Vi har en uformel tone men arbejder professionelt og arbejder bevidst med at skabe en sammenhængende service på tværs af HR studieadministration økonomi og øvrige støttefunktioner.

Læs mere på .

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning hvori du redegør for hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitetønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.

Samtaler forventes afholdt i uge 16 og 17.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser der sikrer arbejdspladsens sikkerhed compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer laboranter og it-medarbejdere (HK).Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser nye løsninger på samfundets problemer og viden der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg men vi har også campus i Esbjerg og København.