Leitungs- und Projektassistenz (mwd)

Du unterstützt die Leitung von Engineering Operations und IT und bist die zentrale Ansprechperson für operative organisatorische und projektbezogene Themen. Du übernimmst eigenständig Aufgaben und Projekte schaffst Überblick durch klare Dokumentation und hältst Projekt- und Planungsdaten strukturiert und aktuell.

Dein Anspruch ist es Struktur zu schaffen bevor Unklarheit entsteht. Du denkst mit priorisierst klug und treibst Themen verlässlich voran - auch dann wenn Informationen noch unvollständig sind oder Abhängigkeiten erst geklärt werden müssen.

Dein Impact ist direkt: Durch dich gewinnt die Abteilungsleitung 1-2 fokussierte Tage pro Woche für strategische Themen - während die Abteilungen gleichzeitig an Übersicht und Transparenz gewinnen.

Wichtig: Du bist nicht für klassische Sekretariatsaufgaben wie E-Mails Telefon oder Kalender zuständig. Stattdessen übernimmst du Verantwortung arbeitest eigenständig und bringst auch komplexe Projekte von Anfang bis Ende voran.

Your contribution to our team

• Du etablierst und pflegst ein zentrales Projektmanagement-System für alle Projekte in der Entwicklungsabteilung und machst Fortschritte Abhängigkeiten und Meilensteine transparent.

• Du bearbeitest eigenständig den organisatorischen Teil von Projekten - von Recherche über Koordination bis zur Umsetzung.

• Du strukturierst und dokumentierst Prozesse Workflows und Entscheidungen in Engineering Operations und IT.

• Du entlastest die Abteilungsleitung operativ koordinierst Anfragen bereitest Unterlagen und Präsentationen vor organisierst Meetings und behältst Fristen im Blick.

• Du treibst bereichsübergreifende Themen voran priorisierst klar und stellst verbindliche Follow-ups sicher.

• Eine sehr strukturierte eigenständige Arbeitsweise mit hohem Maß an Verantwortungsbewusstsein

• Sehr gutes Gespür für Vertraulichkeit und hoher Qualitätsanspruch an Dokumente

• Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern auch auf Management-Ebene

• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit dich zügig in neue Themen einzuarbeiten

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für präzise klare Kommunikation - schriftlich wie mündlich

• Erfahrung im Projektmanagement und Affinität für Technik sind ein Plus

What makes the difference for you

Bei uns arbeitest du in einem wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Wegen. Du gestaltest deine Arbeitszeit flexibel im Rahmen der Aufgaben damit dein Alltag gut planbar bleibt und das Office gleichzeitig zuverlässig läuft.

Du erhältst ein faires wettbewerbsfähiges Gehalt das sich am regionalen Markt und an etablierten Standards vergleichbarer Industrieunternehmen orientiert. Dazu kommen 30 Urlaubstage betriebliche Altersvorsorge Bike-Leasing und eigene Parkplätze plus Kaffee und Obst für den Alltag.

Uns ist ein gutes Miteinander wichtig: Wir treffen uns monatlich als Team organisieren gemeinsame Events und arbeiten in einem modernen Office mit guter Ausstattung und einem großen Pausenbereich zum Durchatmen. Wenn du dich weiterentwickeln möchtest unterstützen wir dich mit internen Trainings sowie Sprach- und passenden Fachkursen die dich in deiner Rolle wirklich voranbringen.

Explore our Employee Benefits

Flexible Working Hours

Enjoy the freedom of flexible working hours at Swabian Instruments designed to help you achieve a healthy work-life balance. Tailor your schedule to fit your personal and professional needs ensuring productivity and satisfaction.

Fruits & Coffee

Enjoy fresh fruit and premium coffee to keep you energized throughout the day at Swabian Instruments. We feature a high-quality espresso machine and locally roasted coffee beans.

State-of-the-art equipment

Experience the best with our state-of-the-art equipment including height-adjustable desks and air conditioning. At Swabian Instruments we ensure a comfortable and ergonomic workspace for maximum productivity.

Individual Training

Our Individual Training approach addresses your unique needs to enhance your skills and career growth. At Swabian Instruments we focus on your personal development to help you reach your full potential.

Language courses

At Swabian Instruments we support your language learning to help you thrive in our international environment. We cover the cost of language courses in German and English for our employees.

Bike Leasing

Take advantage of our Bike Leasing program through salary conversion in partnership with a leading provider.

Company Pension Plan

Enhance your future with our Company Pension Plan where we match contributions up to 20%. At Swabian Instruments were committed to supporting your long-term financial well-being.

Parking spaces

Enjoy free parking spaces provided by Swabian Instruments. We make your commute hassle-free with convenient and cost-free parking options.