Office Coordinator (mwd)

Unser Office ist der Ort an dem wir arbeiten uns begegnen neue Kolleg*innen begrüßen und Kultur im Alltag spürbar wird. Du sorgst dafür dass dieser Ort durch die Zusammenarbeit aller verlässlich funktioniert einlädt und mit uns wächst.

Kreative Ideen und Kulturformate lässt du gemeinsam mit People & Culture entstehen. Deine Stärke liegt vor allem in der Umsetzung: Du übersetzt Ideen in klare Abläufe Standards und Routinen setzt sie gewissenhaft um und kommunizierst freundlich aber verbindlich auch dann wenn es mal unbequem ist. Du verstehst dich nicht als klassische*r Feel-Good-Manager*in sondern als pragmatische Person mit Herz und mit einem guten Gespür für Menschen.

Dein Impact ist direkt: Dank dir läuft es für ca. 50 Mitarbeitende einfach rund jeden Tag.

Your contribution to our team

• Du bist die zentrale Anlaufstelle fürs Team und externe Partner (Dienstleister Vermieter Handwerker) und sorgst für klare Kommunikation gutes Erwartungsmanagement und saubere Follow-ups.

• Du repräsentierst unser Office nach außen: Du empfängst Besucher*innen betreust die zentrale Telefonleitung und stellst einen professionellen herzlichen ersten Eindruck sicher.

• Du hältst den Büroalltag stabil und vorausschauend am Laufen: Post Bestellungen (z. B. Obst Kaffee Materialien) Inventar/Lager sowie die Basics rund um Küche Meetingräume und Ordnung.

• Du schaffst Struktur statt alles selbst zu machen: Du etablierst alltagstaugliche Standards und Routinen kommunizierst sie freundlich aber verbindlich und stärkst Mitverantwortung im Team in den Büroräumen Lager und gemeinsamen Bereichen.

• Du steuerst Facility- und Infrastrukturthemen eigenständig: Wartungen/Instandhaltung erkennen priorisieren koordinieren und zuverlässig abschließen.

• Du organisierst und setzt Office-Projekte pragmatisch um (z. B. Möbel Ausstattung Optimierungen Umstellungen/Umzug) und machst Verbesserungen sichtbar.

• Du machst Kultur-Basics verlässlich: von Welcome Lunch über Schlüssel/Zugänge bis zu internen Formaten (z. B. Swabian Meet) und Team-Events gemeinsam mit People & Culture.

• Du fungierst als Sicherheitsbeauftragte*r und koordinierst Arbeitssicherheits-Basics gemeinsam mit der externen Fachkraft und der Geschäftsführung (Termine Dokumentation Fristen Maßnahmen-Nachverfolgung).

• Du bist zuverlässig: Du übernimmst Aufgaben und bringst sie zu Ende.

• Du arbeitest strukturiert: Du planst priorisierst und behältst den Überblick.

• Du bist proaktiv: Du siehst was fehlt und gehst Themen von selbst an bevor sie zum Problem werden.

• Du bist durchsetzungsstark: Du setzt Standards durch und sprichst Dinge an wenn sie nicht passen.

• Du bist serviceorientiert: Du hilfst schnell freundlich und lösungsorientiert.

• Du bist teamfähig: Du arbeitest gern mit anderen zusammen und kommunizierst auf Augenhöhe.

• Du bist sprachsicher: Deutsch und Englisch sprichst du fließend.

• Du bist tool-affin: Google Workspace und Trello sind keine Herausforderung (Personio ist ein Plus).

What makes the difference for you

Bei uns arbeitest du in einem wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Wegen. Du gestaltest deine Arbeitszeit flexibel im Rahmen der Aufgaben damit dein Alltag gut planbar bleibt und das Office gleichzeitig zuverlässig läuft.

Wichtig für die Rolle: Wir brauchen dich überwiegend vor Ort in Stuttgart weil du als zentrale Ansprechperson im Office wirklich Wirkung der Regel ist ein Tag Homeoffice pro Woche möglich. Du erhältst ein faires wettbewerbsfähiges Gehalt das sich am regionalen Markt und an etablierten Standards vergleichbarer Industrieunternehmen orientiert. Dazu kommen 30 Urlaubstage betriebliche Altersvorsorge Bike-Leasing und eigene Parkplätze plus Kaffee und Obst für den Alltag.

Uns ist ein gutes Miteinander wichtig: Wir treffen uns monatlich als Team organisieren gemeinsame Events und arbeiten in einem modernen Office mit guter Ausstattung und einem großen Pausenbereich zum Durchatmen. Wenn du dich weiterentwickeln möchtest unterstützen wir dich mit internen Trainings sowie Sprach- und passenden Fachkursen die dich in deiner Rolle wirklich voranbringen.

Explore our Employee Benefits

Flexible Working Hours

Enjoy the freedom of flexible working hours at Swabian Instruments designed to help you achieve a healthy work-life balance. Tailor your schedule to fit your personal and professional needs ensuring productivity and satisfaction.

Fruits & Coffee

Enjoy fresh fruit and premium coffee to keep you energized throughout the day at Swabian Instruments. We feature a high-quality espresso machine and locally roasted coffee beans.

State-of-the-art equipment

Experience the best with our state-of-the-art equipment including height-adjustable desks and air conditioning. At Swabian Instruments we ensure a comfortable and ergonomic workspace for maximum productivity.

Individual Training

Our Individual Training approach addresses your unique needs to enhance your skills and career growth. At Swabian Instruments we focus on your personal development to help you reach your full potential.

Language courses

At Swabian Instruments we support your language learning to help you thrive in our international environment. We cover the cost of language courses in German and English for our employees.

Bike Leasing

Take advantage of our Bike Leasing program through salary conversion in partnership with a leading provider.

Company Pension Plan

Enhance your future with our Company Pension Plan where we match contributions up to 20%. At Swabian Instruments were committed to supporting your long-term financial well-being.

Parking spaces

Enjoy free parking spaces provided by Swabian Instruments. We make your commute hassle-free with convenient and cost-free parking options.