Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes inand 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

• Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance with EMPI registration standards
• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention
• Create new patient profiles in EPIC
• Train clerical staff to clinics and on Epic
• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform work in accordance with CHEO privacy and confidentiality policies.
• Coordinates under the direction of the Clinical Manager or delegate the non-nursing functions of the unit
• Performs receptionist duties in directing visitors and maintaining Hospital communication systems.
• Maintains patient charts and other records.
• Ensures that patient identification and demographic data is accurate i.e. tags and room numbers on beds doors kardex ID bands and addressograph plaque coincide.
• Performs data entry of patient completed questionnaires.
• Maintains patient information logs and coordinates rounds sheets.
• Liaises with Housekeeping and Physical Plant and arranges for maintenance of equipment and appliances.
• Receives all incoming mail and distributes accordingly.
• Participates in continuous improvement activities.
• Other related duties as determined by unit demands and/or as requested by Clinical Manager or delegate

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Secondary School Graduation Diploma (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Essential)
• Approximately 6 months of related experience (Essential)
• Knowledge of computer software (Epic Sunrise Outlook) (Essential)
• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)
• Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)
• Experience in creating editing scanning and scheduling referrals (Preferred)
• Experience in managing order work queues (Preferred)
• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)
• Experience using in basket communication in Epic (Preferred)
• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)
• Communicate effectively and concisely both orally and in writing (Essential)
• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.

CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bénévoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes enand 2026 et sest classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive les rédacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

• Inscrire les patients dans le logiciel Cadence (Epic Hyperspace) en conformité avec les normes dinscription EMPI.
• Scanner les renvois dans Epic en utilisant la convention nominale appropriée.
• Créer le profil des nouveaux patients dans Epic.
• Former le personnel de bureau aux cliniques et à Epic.
• Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi quà toutes les politiques et procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail.
• Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels du CHEO.
• Sous la direction de la gestionnaire clinique ou de son délégué ou sa déléguée coordonner les fonctions non infirmières de lUnité;
• Effectuer des tâches de réceptionniste en orientant les visiteurs et en soccupant des systèmes de communication de lHôpital;
• Tenir à jour les dossiers médicaux des patients et les autres dossiers;
• Veiller à ce que les données didentification et démographiques sur les patients soient exactes (c.-à-d. veiller à ce que les étiquettes et les numéros de chambre affichés sur les lits sur les portes sur les fichiers kardex sur les bracelets didentité et sur les plaques-adresse soient les mêmes);
• Effectuer la saisie des questionnaires remplis par les patients;
• Tenir à jour les journaux dinformations des patients et coordonner les feuilles des tournées;
• Assurer la liaison avec les équipes dentretien ménager et de services techniques et organiser lentretien des équipements et des appareils;
• Recevoir tout le courrier et le distribuer correctement;
• Participer à des activités damélioration continue;
• Accomplir dautres tâches connexes selon les besoins de lunité ou selon les instructions de la gestionnaire clinique ou de son délégué ou de sa déléguée.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)
• Diplôme détudes secondaires ou collégiales (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)
• Environ six (6) mois dexpérience connexe (Essentiel)
• Connaissances des logiciels (Epic Sunrise Outlook) (Essentiel)
• Expérience de travail dans un environnement clinique en direct sur Epic ambulatoire (Préférable)
• Expérience en admission de patients avec Cadence (Epic) (Préférable)
• Expérience en création révision numérisation et en planification des demandes de service (Préférable)
• Expérience en gestion des files dattente pour des commandes de travaux (Préférable)
• Expérience dans la gestion des sorties des patients y compris les suivis et les rappels (Préférable)
• Expérience en utilisation de la communication entrante dans Epic (Préférable)
• Capacité dassurer laccomplissement des tâches en temps voulu en ajustant les priorités en
• fonction des besoins (Essentiel)
• Capacité dadaptation aux changements pour répondre aux exigences de lorganisme (Essentiel)
• Communiquer de manière efficace et concise à loral et à lécrit (Essentiel)
• Traiter efficacement avec les clients internes et externes (Essentiel)

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.