Executive Assistant | Permanent Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Institute

Compensation Pay Range:

Summary:

Please send your resume with a cover letter to with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

JOB DESCRIPTION

Posting #RI-26-007

Posting Period February 18 to March 4 2026

TITLE: Executive Assistant

Eating Disorders Discoveries Hub CHEO RI

New Position

TERM:Full time Permanent (37.5 hours/week)

SALARY: From $33.00 - $37.00/hour. Will be commensurate with skills and experience.

REPORTS TO:Executive Director Eating Disorders Discoveries Hub

Childrens Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (CHEO RI) is the research arm of the Childrens Hospital of Eastern Ontario Ottawa Childrens Treatment Centre (CHEO) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child youth and family in our community and beyond.

The Hub at CHEO RI has an immediate requirement for an Executive Assistant.

The Eating Disorders Discoveries Hub (the Hub) is a unit within CHEO RI that collaborates with clinicians young people families policymakers and thought leaders to drive an evidence-based integrated system of care for children youth and families affected by eating disorders across Canada. Our work at the Hub focuses on engaged scholarship advancing innovation and co-designing systems and solutions with service providers and service users. As trusted leaders in the field we:

• Generate and mobilize high quality research on eating disorders care for children and young people in Canada.
• Evaluate and translate this knowledge to inform policy and system transformation efforts across the country.
• Partner with key interest-holders to innovate and co-build discoveries that can improve the lives of those affected by pediatric eating disorders.

We are looking for a highly motivated individual to collaborate with leaders and team members at the Hub. The Executive Assistant ensures the efficient operation of the Hub by providing administrative support both broadly to the team and specifically to the Executive Director; Manager Operations; and Directors Research (the Executive Team). This role is an integral part of the Hub team and requires that the incumbent shows integrity professionalism and dedication in their work and interactions with colleagues and partners.

RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the Hubs Executive Director the Executive Assistant will:

• Provide general administrative support to the Executive Director; Manager Operations; and Directors Research (the Executive Team). This includes preparing correspondence emails and presentations; and maintaining filing systems.
• Provides administrative support for HR procurement contractual and financial needs of the Executive Team
• Organize the Executive Directors schedule and liaise with team members and partners to determine priorities.
• Arrange meetings on behalf of the Executive Team (using MS Teams or Zoom as required) including confirming attendance preparing agendas and materials and co-ordinating catering as required.
• Support communications between the Executive Director and team members/partners as required by determining the urgency of verbal and written requests managing inquiries and redirecting and/or tactfully handling sensitive issues.
• Arrange travel and accommodation for Executive Team members and prepare travel claims as required.
• Arrange meetings of the Hubs 4 advisory bodies: the Clinician Scientists Circle Youth Advisory Group Family Advisory Group and Partnership Advisory Group. Prepare meeting agendas and record meeting minutes. Maintain an up-to-date record of membership on each of these groups including contact information and biographies.
• Photocopy collate fax and distribute documents as required. Proofread documents for grammar and spelling.
• Assist Hub staff in relation to organizing office space tracking equipment facilitating repairs as required.
• Maintain current research CV for the Hubs Executive Director.
• Assess the nature and sensitivity of verbal and written requests prioritize and take appropriate action.
• Assist with special projects for and with the Hubs Executive Team (e.g. supporting the need of visiting speakers arranging retreats and team social events as required).
• Provide support for creation and maintenance of the Hubs policies and procedures.
• Perform other related duties as assigned by supervisor

The Executive Assistant shows a demonstrated ability to:

• Effectively use software including MS Suite (Word Excel PowerPoint) Zoom and email.
• Communicate effectively and concisely both orally and in writing.
• Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final product.
• Work in a high-paced environment and multitask as needed.
• Take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required.
• Adapt to changes to meet organizational requirements.
• Deal effectively with colleagues and partners.
• Exercise sound judgement discretion and a high degree of confidentiality.
• Maintain a working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety.

QUALIFICATIONS SKILL AND ABILITIES

• Minimum 5 years of experience working in an administrative role (Essential)
• Bachelors degree or college diploma preferably in a health-related field (Preferred)
• Proficiency in computer skills (Microsoft Office and other systems as required) (Essential)
• Expertise with MS Teams and Zoom (Essential)
• Excellent verbal and written communication (Essential)
• Excellent interpersonal and organizational skills (Essential)
• Experience with managing calendars and arranging meetings (Essential)
• Demonstrated collegiality professionalism and engagement skills (Essential)
• Demonstrated initiative flexibility and ability to work independently (Essential)
• Bilingualism (English/French) is an asset (Preferred)

Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may be substituted for the academic/experience requirements above.

WORKING CONDITIONS

• Flexibility to work remotely in a hybrid work model that would include both remote work and on-site work.
• On-site work is within CHEO RI which may involve exposure to children and parents/caregivers.

• Minor exposure to disagreeable conditions (e.g. lack of privacy frequent interruptions).
• May require attendance at evening meetings.
• May require travel.

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;

• Compliance with CHEO RIs Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to .

Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act please notify Human Resources at

The CHEO Research Institute seeks to increase equity diversity and inclusion in all of its activities including research education and career development patient family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives and value skills such as resilience collaboration and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities Indigenous peoples persons with disabilities persons of minority sexual orientations and gender identities and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite unless otherwise indicated will be at 401 Smyth Road Ottawa Ontario K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest. However only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute Inc. Human Resources Department

401 Smyth Road

Ottawa (Ontario) K1H8L1 CANADA

DESCRIPTION DE POSTE

Numéro daffichageRI-26-007

Période daffichage 18 février au 4 mars 2026

POSTE: Adjointe ou adjoint de direction

Le Carrefour de découvertes sur les troubles alimentaires IR de CHEO

Nouveau poste

DURÉE:Temps plein (10ETP)Permenant

SALAIRE: De 3300$ 3700$ par heur sera proportionnel aux compétences et à lexpérience

POSTE RELEVANT DE:Executive Director Eating Disorders Discoveries Hub

LInstitut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario (IR du CHEO) est lorganisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario situé à Ottawa (CHEO) et un institut affilié de lUniversité dOttawa. Nous reconnaissons quOttawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. LIR du CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. LIR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission à lIR du CHEO est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant adolescent et famille de notre communauté et ailleurs.

Le Carrefour de lInstitut de recherche du CHEO a immédiatement besoin dune adjointe ou dun adjoint de direction.

Le Carrefour de découvertes sur les troubles alimentaires (le Carrefour) est une unité au sein de lInstitut de recherche (IR) du CHEO qui collabore avec des cliniciennes et cliniciens des jeunes des familles des responsables de politiques et des chefs de file afin de mettre en place un système intégré de soins fondé sur des données probantes pour les enfants les jeunes et les familles touchés par les troubles alimentaires partout au Canada. Notre travail au Carrefour est axé sur la recherche engagée lavancement de linnovation et la conception conjointe de systèmes et de solutions par les prestataires de services et les personnes les utilisant. En tant que chefs de file de confiance dans le domaine nous:

• Générons et mettons en œuvre des recherches de grande qualité sur la prise en charge des troubles alimentaires chez les enfants et les jeunes au Canada.
• Évaluons et traduisons ces connaissances pour éclairer les efforts de transformation des politiques et des systèmes à léchelle du pays.
• Établissons des partenariats avec les principales parties prenantes pour innover et mettre en œuvre conjointement des découvertes qui peuvent améliorer la vie des personnes touchées par les troubles alimentaires pédiatriques.

Nous sommes à la recherche dune personne très motivée pour collaborer avec la direction et les membres de léquipe du Carrefour. Ladjointe ou ladjoint de direction assure le fonctionnement efficace du Carrefour en assurant un soutien administratif à la fois à lensemble de léquipe et plus particulièrement à léquipe de direction (la directrice générale ou le directeur général la ou le gestionnaire des opérations et les directrices ou directeurs de la recherche). Ce poste fait partie intégrante de léquipe du Carrefour et exige que la personne titulaire fasse preuve dintégrité de professionnalisme et de dévouement dans son travail et ses interactions avec les collègues et les partenaires.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision densemble de la directrice générale ou du directeur général du Carrefour ladjointe ou ladjoint de direction devra:

• Assurer un soutien administratif général à léquipe de direction. Il peut sagir de préparer de la correspondance de rédiger des courriels et de créer des présentations ainsi que dentretenir des systèmes de classement.
• Assurer un soutien administratif pour les besoins de léquipe de direction en matière de ressources humaines dapprovisionnement de contrats et de finances.
• Organiser lhoraire de la directrice générale ou du directeur général et assurer la liaison avec les membres de léquipe et les partenaires pour déterminer les priorités.
• Organiser des réunions au nom de léquipe de direction (par MSTeams ou Zoom au besoin) confirmer les participations préparer les ordres du jour et le matériel et coordonner les services de traiteur au besoin.
• Appuyer les communications entre la directrice générale ou le directeur général et les membres de léquipe ou les partenaires au besoin en déterminant lurgence des demandes verbales et écrites en gérant les demandes dinformation et en réacheminant ou en traitant avec tact les questions sensibles.
• Organiser les déplacements et lhébergement des membres de léquipe de direction à loccasion de réunions et de conférences et préparer les demandes de remboursement des frais de déplacement au besoin.
• Organiser des réunions entre les quatre organismes consultatifs du Carrefour soit le Cercle des cliniciennes-chercheuses et des cliniciens-chercheurs le Groupe consultatif des jeunes le Groupe consultatif des familles et le Groupe consultatif des partenaires. Préparer lordre du jour et consigner le procès-verbal des réunions. Tenir à jour un registre des membres de chacun de ces groupes notamment les coordonnées et les biographies.
• Photocopier rassembler télécopier et distribuer des documents au besoin. Corriger les erreurs de grammaire et dorthographe dans les documents.
• Aider le personnel du Carrefour à organiser lespace de bureau faire le suivi de léquipement et organiser les réparations au besoin.
• Tenir à jour le CV de recherche de la directrice générale ou du directeur général du Carrefour.
• Évaluer la nature et le caractère délicat des demandes verbales et écrites établir lordre de priorité et prendre les mesures appropriées.
• Participer à des projets spéciaux visant léquipe de direction du Carrefour (. répondre aux besoins de conférencières ou conférenciers invités organiser des retraites et des événements sociaux pour léquipe au besoin).
• Assurer un soutien pour la création et le maintien des politiques et procédures du Carrefour.
• Accomplir dautres tâches connexes à la demande de la personne responsable de la supervision.

Ladjointe ou ladjoint de direction démontre une capacité manifeste à:

• Utiliser efficacement les logiciels notamment la suite MS (Word Excel PowerPoint) Zoom et le courriel.
• Communiquer de façon efficace et concise de vive voix et par écrit.
• Prendre des notes ou rédiger des procès-verbaux de manière précise et transcrire pour préparer les produits finaux.
• Travailler dans un environnement de travail dynamique et mener plusieurs tâches de front au besoin.
• Prendre des mesures pour assurer lexécution des tâches en temps utile en revoyant les priorités au besoin.
• Sadapter aux changements pour répondre aux besoins organisationnels.
• Collaborer efficacement avec les collègues et les partenaires.
• Faire preuve de discernement de discrétion et maintenir un degré élevé de confidentialité.
• Maintenir une connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail et posséder une connaissance générale des politiques et procédures dentreprise et des différents services en matière de santé et de sécurité.

QUALIFICATIONS COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Au moins cinqans dexpérience dans un rôle en administration (essentiel)
• Diplôme collégial ou baccalauréat de préférence dans un domaine lié à la santé (un atout)
• Maîtrise de linformatique (MicrosoftOffice et dautres systèmes au besoin) (essentiel)
• Expertise avec MicrosoftTeams et Zoom (essentiel)
• Excellente communication orale et écrite (essentiel)
• Excellentes compétences en organisation et en relations interpersonnelles (essentiel)
• Expérience de la gestion de calendriers et de lorganisation de réunions (essentiel)
• Esprit de collégialité de professionnalisme et de mobilisation avérés (essentiel)
• Sens de linitiative souplesse et capacité manifeste à travailler de façon autonome (essentiel)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)

Une personne qui possède de lexpérience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacités démontrés pourrait être exemptée des exigences en matière détudes et dexpérience stipulées ci-dessus.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Possibilité de travailler en mode hybride (télétravail et travail sur place).
• Le travail sur place se fait au sein de lIR du CHEO ce qui peut impliquer des contacts avec des enfants et des parents ou aidantes et aidants.
• Légère exposition à des conditions désagréables (. manque dintimité interruptions fréquentes).
• Il peut être nécessaire dassister à des réunions en soirée.
• Peut exiger des déplacements.

AUTRES EXIGENCES

• Autorisation de travailler au Canada
• Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID19 de lIR du CHEO
• Vérification du casier judiciaire

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à .

LIR du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de légalité daccès qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commençant par le processus dembauche et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifiés. Conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario les candidates et candidats qui ont besoin de mesures dadaptation durant le processus de demande demploi peuvent envoyer un courriel à ce sujet aux Ressources humaines à ladresse .

LIR du CHEO cherche à accroître léquité la diversité et linclusion dans toutes ses activités notamment la recherche léducation et lavancement professionnel les partenariats avec les patientes et patients les familles et les donateurs. Nous accordons de limportance aux perspectives et aux cheminements de carrière diversifiés et non traditionnels et aux compétences comme la résilience la collaboration et létablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorités racisées dAutochtones de personnes vivant avec un handicap de personnes ayant des orientations sexuelles et des identités de genre minoritaires ainsi que dautres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour collaborer de façon productive auprès de diverses communautés.

Pour ce poste lIR du CHEO pourrait utiliser lintelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Site de travail sauf indication contraire sera 401 route Smyth Ottawa ON K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions lensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant nous ne communiquerons quavec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

401cheminSmyth

Ottawa (Ontario) K1H8L1 CANADA