Analista de Excelência Operacional

Principais Responsabilidades:

• Execução e apoio nos processos operacionais do departamento no que tange à organização de eventos:

o Configuração e abertura de solicitações de logística para eventos

o Registro e criação de processos de patrocínio ou apoio em sistemas internos

o Gestão de confirmações de participação (RSVP)

o Emissão e gerenciamento de documentos operacionais

o Envio e acompanhamento de documentos para assinatura

o Revisão e validação de materiais de comunicação para participantes

o Criação e submissão de solicitações de compras e serviços

o Envio e controle de documentos fiscais e financeiros

o Controle e organização deSLAse documentos executados

o Reconciliação e fechamento de processos de patrocínio e eventos

o Inclusão de documentos suporte para auditoria e compliance

o Extração e envio de relatórios de transparência

o Reconciliação de informações de transparência

• Execução e apoio nos processos operacionais do departamento no que tange aos Patrocínios e Eventos Centralizados das Unidades de Negócios:

o Cadastro de fornecedores e profissionais em sistemas internos

o Acompanhamento de pendências e regularização documental

o Classificação de profissionais e instituições conforme categoria de participação

o Abertura e registro de eventos ou iniciativas corporativas em sistemas internos

o Elaboração e emissão de contratos de prestação de serviços

o Criação de solicitações de compras e serviços

o Gestão do fluxo de assinaturas dos contratos

o Arquivamento e registro de documentos assinados

o Envio de ordens de compra ou instruções ao fornecedor

o Processamento e encaminhamento de notas fiscais e comprovantes

o Emissão de documentos obrigatórios para pagamentos a profissionais

o Coleta de assinaturas e envio de documentos para áreas competentes

o Reconciliação de processos de eventos

o Inclusão de documentos de suporte para auditoria e compliance

• Triagem e encaminhamento de solicitações recebidas via canal oficial do departamento (formulários e caixa de e-mail específica).

• Interação interna com as Unidades de Negócios Força de Vendas e com os departamentos de Compliance Jurídico Financeiro e demais áreas relacionadas.

• Interação externa com profissionais e entidades da saúde e parceiros terceiros.

• Atualização diária dos controles operacionais (planilhas dashboards bibliotecas de documentos).

• Contribuição com análises e propostas de melhoria contínua nos processos do departamento.
  

Requisitos:

• Graduação completa em Administração Secretariado ou correlatas.

• Desejável experiência na indústria farmacêutica;

• Inglês intermediário/avançado;

• Conhecimento intermediário/avançado em Pacote Office e ferramentas de gestão de projetos ou processos (SAPGuidedBuyingVeevaSales Force (Orbit)DocuSignetc).