Medewerker Onderwijsadministratie en Tentamenbureau

Houd jij ervan om vragen van studenten docenten bezoekers en collegas zo goed mogelijk te beantwoorden en vind je het leuk een rol te spelen in de processen die achter de schermen opleidingen draaiende houden en deze processen zo optimaal mogelijk te laten verlopen Blijf jij rustig als de telefoon gaat de mailbox vol loopt en er studenten of docenten aan balie staan Dan zijn we op zoek naar jou!

Join us!

Het team van de onderwijsbalie zoekt een proactieve en flexibele collega met een scherp oog voor detail en een passievoor administratie. Ben jij de collega die makkelijk coördineert en het overzicht houdt Weet jij de evenementen zoals buluitreikingen op zon manier te organiseren dat ze een blijvende positieve indruk achterlaten Houd jij ervan omvragen van studenten docenten bezoekers en collegas zo goed mogelijk te beantwoorden Dan lees hier verder!

Dit ga je doen

Als medewerker van de onderwijsadministratie en tentamenbureau ben je onderdeel van een dynamisch team dat studenten docenten en collegas ondersteunt bij al hun vragen over onderwijs procedures en regelgeving. Je werkt in een omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar nauwkeurigheid en klantvriendelijkheid centraal staan. Je beantwoordt vragen aan de balie via e-mail telefoon en live chat en zorgt dat iedereen snel en correct wordt geholpen. Achter de schermen speel je een rol in de organisatie van de diploma-uitreikingen en in de ondersteuning van de (digitale) tentamens.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Eerstelijnssupport: Beantwoorden van vragen via de balie telefoon mail en live chat met precisie en geduld
• Informatievoorziening: Zelfstandig afhandelen van correspondentie en helpen van studenten en docenten bij vragen
• Administratieve ondersteuning: Nauwkeurig verwerken van diverse onderwijs administratieve taken
• Coördinatie van het proces rondom de logistiek van (digitale) tentamens: contact met docenten over tentamens gereedmaken van documenten voor (digitale) tentamens regelen surveillanten
• Coördinatie diploma-uitreikingen: Organiseren en coördineren van buluitreikingen inclusief logistiek communicatie met afstudeerders en opleidingen

Dit vragen we van jou

Je bent iemand die rust uitstraalt ook als de telefoon roodgloeiend staat de inbox overloopt en er een rij studenten voor je balie staat. Je werkt zorgvuldig en controleert je werk altijd dubbel. Je vindt het leuk om mensen te helpen bij te dragen aan het vlekkeloos verloop van de tentamens en buluitreikingen en hebt een scherp oog voor detail.

Ervaring en profiel

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding
• Je bent zorgvuldig en servicegericht
• Je bent collegiaal en je bent communicatief sterk tactvol en toegankelijk
• Je bent veerkrachtig je behoudt overzicht en blijft vriendelijk tijdens piekperiodes
• Je beschikt over uitstekende organisatorische kwaliteiten
• Je hebt een goede beheersing van Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent een multitasker schakelen tussen verschillende taken en urgentie-niveaus is voor jou geen probleem
• Je hebt ICT-affiniteit en bij voorkeur ervaring met (onderwijs)applicaties of je kunt je dit soort systemen snel eigen maken.
• Ervaring met het organiseren van evenementen is een pre

Dit bieden we jou

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week voor een periode van 12 gewenste startdatum is zo snel mogelijk.

Het bruto maandsalaris gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring varieert van 3.057 tot 3.985 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 83% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 3 is van cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• verschillende cursussen bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• verschillende cursussen bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaardenHier kun je er meer over lezen.

Hier ga je werken

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde tot levens- en aardwetenschappen moleculaire wetenschappen wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zon 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Education Service Centre van de FNWI is verantwoordelijk voor de organisatie logistiek en administratie van het onderwijs en een deel van de studentbegeleiding. Wij ondersteunen daarmee de docenten en onderzoekers van de onderzoeksinstituten die samen de negen bacheloropleidingen en vijftien masteropleidingen van de FNWI verzorgen. Het ESC bestaat uit zes afdelingen te weten een afdeling Onderwijsadministratie en Servicedesk een afdeling Opleidingsondersteuning een projectteam Onderwijskwaliteit een team ICT bedrijfsvoering en het Teaching & Learning Centre (TLC).

Vragen

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Celeste Henning Teamleider Onderwijsadministratie en Education Desk : 31 020-5257100

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via bovenstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in een .pdf bestand voor 1 maart 2026.

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de EU te werven. Behoor je niet tot een van de EU-landen (inclusief Noorwegen en Zwitserland) dan heeft het geen zin om te solliciteren.

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.

De sollicitaties zullen gehouden worden begin maart.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.