Assistante en gestion des flux de traduction

LE POSTE

EXD/CSI/TRA est à la recherche dun assistant ou dune assistante en gestion des flux de traduction qui exécutera un large éventail de tâches administratives pour lUnité de gestion des flux et des ressources de traduction (GFRT). Diversifiée et dynamique cette unité interagit avec de nombreuses autres composantes de lOrganisation et en leur apportant un soutien essentiel y compris en période de forte activité. La personne retenue travaillera directement sous lautorité de la Cheffe de GFRT. GFRT assure un service continu de 8 heures jusquà 19 heures et les horaires de travail de ses membres peuvent sinscrire dans cette amplitude horaire.

Responsabilités principales

Administration des traductions

• Aider les gestionnaires des flux et des ressources de traduction à traiter les demandes de traduction émanant des directions clientes (prétraitement des textes et graphiques non modifiables assemblage des documents traduits et livraison via le système de gestion des traductions etc.).
• Mettre en forme et assembler les traductions dans loutil dédition de lOrganisation notamment pour les textes les graphiques et les tableaux et veiller à ce quelles respectent les règles de mise en forme de lOrganisation.
• Assurer la liaison avec les traducteurs/traductrices externes en complétant leur profil fournisseur dans le système de gestion des traductions et en leur fournissant des supports de référence ainsi que des renseignements sur les aspects contractuels et administratifs en rapport avec les traductions à effectuer (documents de référence tarifs etc.).
• Traiter les paniers dachat les confirmations de livraison et la facturation associée pour les fournisseurs externes et pour les achats internes en assurant la liaison avec la Service du programme du budget et de la gestion financière (PBF).
• Assurer un suivi des informations relatives au paiement des traducteurs/traductrices externes pour sassurer que les factures ont été reçues et réglées dans leur intégralité.
• Suivre les dépenses par traducteur/traductrice pour sassurer quelles ne dépassent pas les seuils contractuels convenus.
• Apporter son concours pour la localisation des bibliographies en français.
• Aider léquipe chargée des technologies de traduction à préparer les graphiques complexes avant traduction.
• Contribuer à la préparation des projets dalignement destinés à des prestataires externes et réaliser des alignements simples urgents pour lesquels lexternalisation nest pas envisageable.

Administration générale

• Mener à bien diverses tâches administratives pour la Division en fonction de ses besoins (ordres de mission contrôle des états de présence demandes de fournitures etc.). 
• Entretenir des contacts avec lUnité de gestion des ressources et léquipe chargée des finances concernant les questions administratives et budgétaires.

Qualifications :

Profil idéal

Formation

• Bon niveau dinstruction secondaire et de préférence un niveau déducation post-secondaire.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente dassistante de préférence dans une organisation internationale.
• Excellentes connaissances des règles et procédures administratives de lOCDE ainsi que des procédures à suivre pour lorganisation des missions ou aptitude à les acquérir rapidement.
• Solide sens de lorganisation et de la coordination.
• Une expérience antérieure de la gestion des flux de traduction ou un intérêt pour celle-ci constituerait un avantage.

Outils

• Connaissance spécialisée et grande expérience de la suite logicielle Microsoft Office notamment de Word Excel et PowerPoint.
• Excellente connaissance des applications de lOCDE telles que O.N.E Author SRP SRM Concur HR Renewal (outil de contrôle des états de présence) et OECD Campus ou aptitude à acquérir ces connaissances rapidement.

Langues

• Maîtrise courante dune des deux langues officielles de lOCDE (le français et langlais) et connaissance de lautre langue ou volonté de lapprendre la personne retenue sengageant à la porter à un bon niveau opérationnel.

Compétences clés

• Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Il existe trois niveaux possibles par compétence le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Durée du contrat

•  Engagement dune durée déterminée de 24 mois avec possibilité de renouvellement jusquà un maximum de 36 mois.

Veuillez noter que conformément aux Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation lâge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Date de clôture 

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible et les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 2 Mars 2026 à 23 h 59 (heure de Paris). 

Informations supplémentaires :

Ce quoffre lOCDE

• Selon lexpérience salaire mensuel de base initial de 3 878 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle la rémunération globale étant exonérée dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nommée agent à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de lOCDE. 
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. 
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.  
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. 
• La présente offre demploi pourrait servir à la constitution dun vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Processus de sélection 

Pour les personnes retenues à lissue de la présélection la procédure de recrutement peut comporter un entretien vidéo un test écrit et un entretien avec un jury. 

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time