Asistente Administrativo

Objetivo del Puesto

Apoyar la gestión contable presupuestaria y administrativa del Centro de Estudios en Salud (CES) contribuyendo al control de gastos la correcta documentación financiera y el soporte operativo de las actividades institucionales.

Funciones principales y actividades del puesto

1. Apoyo contable y financiero operativo: Brindar soporte en el registro verificación y archivo de información contable y financiera asegurando la correcta documentación de gastos y pagos.

Actividades:

• Registrar comprobantes contables bajo supervisión.
• Revisar facturas y documentos de soporte.
• Archivar documentación contable y presupuestaria.
• Apoyar en el control de pagos a proveedores.
• Registrar gastos menores.
• Apoyar en conciliaciones de gastos y de presupuesto.
• Cargar información en sistemas contables o presupuestarios.

2. Control presupuestario y seguimiento de gastos: Apoyar el control básico de presupuestos operativos y de servicios verificando la ejecución de gastos conforme a lineamientos institucionales.

Actividades:

• Llevar control básico de presupuestos y ejecución de gastos.
• Verificar registros antes de su entrega.
• Apoyar en la elaboración de reportes financieros sencillos.
• Completar formatos financieros y presupuestarios solicitados.
• Verificar existencias de materiales y recursos asociados al presupuesto.

3. Gestión administrativa y documental: Ejecutar tareas administrativas y de gestión documental que aseguren el orden la trazabilidad y la disponibilidad de la información institucional.

Actividades:

• Actualizar planillas y controles internos.
• Organizar y archivar documentación física y digital.
• Gestionar correspondencia y comunicaciones.
• Entregar y recibir documentación entre dependencias.
• Mantener actualizadas bases de datos y archivos.
• Recopilar información normativa o documental requerida.
• Realizar actividades administrativas generales (copias impresiones etc.).

4. Apoyo operativo y coordinación administrativa: Brindar apoyo operativo y logístico a las actividades administrativas del área coordinando tareas bajo lineamientos del supervisor.

Actividades:

• Coordinar logística básica para reuniones administrativas.
• Elaborar minutas de reuniones cuando aplique y sea requerido.
• Colaborar en la redacción de informes y documentación administrativa.
• Atender a usuarios internos y externos.
• Apoyar al Coordinador en procesos administrativos y control de recursos.
• Otras tareas inherentes al puesto asignadas por su supervisor.

Qualifications :

Formación: Perito Contador o carrera afín al área contableadministrativa. Deseables estudios universitarios en Contaduría Pública Administración de Empresas o carreras relacionadas.

Experiencia: Deseable experiencia mínima de un año en puestos de asistencia contable y/o administrativa con manejo de documentación financiera y control básico de gastos.

Conocimientos requeridos:

• Conceptos básicos de contabilidad presupuestos y control de gastos.
• Manejo de herramientas ofimáticas: Outlook Word Excel (nivel básicointermedio) PowerPoint e Internet.
• Deseable conocimiento en sistemas contables o presupuestarios.

Habilidades:

Habilidades técnicas y organizativas

• Organización y manejo de documentación física y digital.
• Apego a procesos y cumplimiento de lineamientos institucionales.
• Capacidad para realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
• Manejo básico de métodos y procedimientos de oficina.

Habilidades comunicativas

• Redacción básica de documentos administrativos (buena ortografía y sintaxis).
• Habilidad para comunicarse de manera efectiva con usuarios internos y externos de forma presencial telefónica y digital.

Habilidades personales y de trabajo

• Capacidad de trabajo en equipo (indispensable).
• Atención al detalle y acuciosidad.
• Responsabilidad orden y confidencialidad en el manejo de información.
• Capacidad para seguir instrucciones y trabajar bajo supervisión.

Información adicional :

Ubicación: Vista Hermosa III zona 15 Guatemala

Horario laboral: De lunes a viernes de 08:00 a 17:00 horas. Horario extendido a horas y días inhábiles de acuerdo con las necesidades del proyecto.

Interesados en la posición y que cumplan con los requisitos subir  hoja de vida  y  enviar pretensión salarial 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time