86 Intelligence Officer

Hours:Full time or part time (minimum 0.6 FTE / 22.2 hours over 3 days a week)

Purpose of the post

TheData and Insight teamis primarily responsible for delivering the IMAs monitoring function by:

• Gatheringtimelyrelevantand credible intelligence from a wide range of sources.

• Adopting analytical techniquesin order toidentifypotential systemic issues.

• Using insights gained to inform key decision makers across the IMA.

The team is also responsible forreviewing complaints about the delivery by the UK government and public authorities of the above commitments to citizens rights including residency;work;social security and equal treatment.

TheIntelligenceOfficerwillundertake research using a wide variety of sources to assess and evaluate information and inform thedevelopmentof Preliminary Reviews andintelligence products to support decision making and the identification of possible systemic issues for consideration.

TheIntelligence Officer may alsobe responsible formanaging a team of Administrators who will handle theinitialassessment of complaints and intelligence received by the IMA.

The post holder may also conduct day to day line management activities such as providing oversight of workloads and thetimelyassessment of complaints and intelligence received.

The work will require close attention to detail ability to assimilate information and produce clear and evidenced reports.

Responsibilities

• Conductingfocusedresearch to produce intelligence and/ or inform analytical products including collectingcollatingand evaluating information from a wide variety of sources.

• Collaboratingengagingand corresponding with a wide range of internal and external stakeholders including members of the public legal advisers complainants non-governmentorganisationsand lobby groups.

• Distributing information and communications inan appropriate e-mailand to the correct area of the IMA.

• Maintainingaccuratecomplaint information on a case management system and intelligence database.

• Collatingprocessingandallocatingintelligence associated documentation on the intelligence database.

• Providing guidance and support to the administrators on assessment of complaints and intelligence received.

• Preparingmaintainingand collating complaint recordsfilesand management informationin accordance withorganisational procedures.

• Identifyingcollectingandacquiringrelevant and credible intelligence that can be developed to informprogression ofwork.

• Maintain and check establisheddatabases manual filingsystemsand logs of information responding within agreed timescales and producing reports asrequired.

• Act as secretary to meetings as required including organising agenda takingand distributing minutes and action points.

The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive. The Job Holder is expected to accept reasonable alterations andadditionaltasks of a similar level that may be necessary. Significant adjustments may require re-examination under Job Evaluation and shall be discussed in the first instance with the Job Holder.

Essential Skills

• Proactivelyidentifyactivities and people needed to progress workandallocatetasks appropriately.

• Have a clear understanding of information management and data integrity.

• Able to seek out information from a range of reliable sources including engaging with otherstoidentifypatternstrendsand optionsto develop solutions for multifaceted and complex problems.

• Ableto manage time effectivelysetting goals and assessing workloads to complete a programme of work.

• Strong verbal and written skills and ability to communicate effectively with a wide range of individuals taking into consideration the best methods of communication for intended audiences.

• Attention to detail when conducting analysis and research to support decision making.

• Able toworkflexibly as a member of a team to achieve performance targets.

• A strong commitment to delivering a high-quality servicebeing able to work on own initiative and offersupport to colleagues where needed.

• Good levelofnumerical andIT skills includingproficiencyin MS Office Wordincludingbasic skills in Excel.

• Confident buildingprofessionalrelationships to enable sharing of knowledge andinformation.

• Line management experience or willingness to develop this skill and/or experience.

• Willing to complete intelligence analysis training.

Behaviours

Wellassess you against these behaviours during the selection process:

• Delivering at Pace LeadBehaviour

• Making Effective Decisions

• Working Together

• Communicating andInfluencing

Oriau: Llawn amser neu ran amser (lleiafswm 0.6 FTE / 22.2 awr dros 3 diwrnod y wythnos)

Diben y swydd

Cyfrifoldeb pennaf y tîm Data a Gwybodaeth yw cyflawni swyddogaeth fonitror Awdurdod Monitro Annibynnol (IMA) drwy wneud y canlynol:

• Casglu gwybodaeth amserol berthnasol a chredadwy o amrywiaeth eang o ffynonellau.
• Mabwysiadu technegau dadansoddi er mwyn canfod problemau systemig posibl.
• Defnyddior wybodaeth a geir i hysbysur rhai syn gwneud penderfyniadau allweddol ar draws yr IMA.

Maer tîm hefyd yn gyfrifol am adolygu cwynion gan lywodraeth y DU ac awdurdodau cyhoeddus am gyflawnir ymrwymiadau uchod i hawliau dinasyddion gan gynnwys hawliau preswyl; gwaith; nawdd cymdeithasol a thriniaeth gyfartal.

Bydd y Swyddog Gwybodaeth yn cynnal ymchwil gan ddefnyddio amrywiaeth eang o ffynonellau i asesu a gwerthuso gwybodaeth ac i lywior gwaith o ddatblygu Adolygiadau Rhagarweiniol a chynnyrch gwybodaeth er mwyn cefnogir broses o wneud penderfyniadau a nodi materion systemig posibl iw hystyried.

Efallai y bydd y Swyddog Gwybodaeth hefyd yn gyfrifol am reoli tîm o Weinyddwyr a fydd yn delio âr broses gychwynnol o asesur cwynion ar wybodaeth syn dod i lawr IMA.

Gall deiliad y swydd hefyd gyflawni gweithgareddau rheoli llinell beunyddiol fel goruchwylio llwythi gwaith ac asesu cwynion a gwybodaeth syn dod i law yn brydlon.

Bydd y gwaith yn gofyn am roi sylw trylwyr i fanylion yn ogystal âr gallu i gasglu gwybodaeth a llunio adroddiadau clir gyda thystiolaeth.

Cyfrifoldebau

• Cynnal ymchwil â ffocws i gynhyrchu gwybodaeth a/neu lywio cynnyrch dadansoddol gan gynnwys casglu coladu a gwerthuso gwybodaeth o amrywiaeth eang o ffynonellau.
• Cydweithio ymgysylltu a gohebu ag ystod eang o randdeiliaid mewnol ac allanol gan gynnwys aelodau or cyhoedd cynghorwyr cyfreithiol achwynwyr cyrff anllywodraethol a grwpiau lobïo.
• Dosbarthu gwybodaeth a gohebiaeth mewn ffordd briodol e.e. papur e-bost ac ir rhan gywir or IMA.
• Cynnal gwybodaeth gywir am gwynion ar system rheoli achosion ac mewn cronfa ddata wybodaeth.
• Coladu prosesu a neilltuo dogfennau syn gysylltiedig â gwybodaeth yn y gronfa ddata wybodaeth.
• Rhoi arweiniad a chymorth ir gweinyddwyr gydar gwaith o asesur cwynion ar wybodaeth syn dod i law.
• Paratoi cynnal a choladu cofnodion cwynion ffeiliau a gwybodaeth reoli yn unol â gweithdrefnaur sefydliad.
• Nodi casglu a chaffael gwybodaeth berthnasol a chredadwy y gellir ei datblygu i lywio cynnydd y gwaith.
• Cynnal a gwirio cronfeydd data sefydledig systemau ffeilio ffisegol a logiau gwybodaeth gan ymateb o fewn amserlenni y cytunwyd arnynt a llunio adroddiadau yn ôl y gofyn.
• Gweithredu fel ysgrifennydd mewn cyfarfodydd yn ôl y gofyn gan gynnwys trefnu agendâu cymryd cofnodion a nodi camau gweithredu a dosbarthur rhain.

Maer dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifior swydd ac ni fwriedir iddynt fod yn hollgynhwysfawr. Mae disgwyl i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol maen bosibl y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto o dan y cynllun Gwerthuso Swydd a thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.

Sgiliau Hanfodol

• Mynd atin rhagweithiol i nodir gweithgareddau ar bobl sydd eu hangen i symud gwaith yn ei flaen a dyrannu tasgaun briodol.
• Meddu ar ddealltwriaeth glir o reoli gwybodaeth a chywirdeb data.
• Gallu cael hyd i wybodaeth o amrywiaeth o ffynonellau dibynadwy gan gynnwys ymgysylltu ag eraill i ganfod patrymau tueddiadau ac opsiynau er mwyn datblygu atebion ar gyfer problemau amlweddog a chymhleth.
• Gallu rheoli amser yn effeithiol gosod nodau ac asesu llwythi gwaith er mwyn cwblhau rhaglen waith.
• Sgiliau llafar ac ysgrifenedig cryf yn ogystal âr gallu i gyfathrebun effeithiol ag ystod eang o unigolion gan ystyried y dulliau cyfathrebu gorau ar gyfer y cynulleidfaoedd bwriadedig.
• Rhoi sylw i fanylion wrth ddadansoddi ac ymchwilio er mwyn cefnogir broses o wneud penderfyniadau.
• Gallu gweithion hyblyg fel aelod o dîm i gyrraedd targedau perfformiad.
• Ymrwymiad cryf i ddarparu gwasanaeth o ansawdd uchel yn ogystal â gallu gweithio ar eich liwt eich hun a chynorthwyo cydweithwyr lle bo angen.
• Sgiliau TG a rhifedd da gan gynnwys gallu defnyddio MS Office Word yn fedrus a sgiliau Excel sylfaenol.
• Meithrin perthnasoedd proffesiynol yn hyderus er mwyn gallu rhannu gwybodaeth a dealltwriaeth.
• Profiad o fod yn rheolwr llinell neu barodrwydd i ddatblygur sgil a/neur profiad hwn.
• Parodrwydd i gwblhau hyfforddiant dadansoddi gwybodaeth.

Ymddygiadau

Byddwn yn eich asesu yn erbyn yr ymddygiadau canlynol yn ystod y broses ddethol:

• Cyflawnin Chwim Prif Ymddygiad
• Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
• Cydweithio
• Cyfathrebu a Dylanwadu