Backoffice Manager
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Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
7 hours ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Über Fired Up
Wir bieten kostenlose Coachings und Weiterbildungen für arbeitslose Menschen in Deutschland denn jeder verdient eine echte Chance auf einen beruflichen Neustart.
Was wir machen:
- Job- und Gründercoachings
- Upskilling-Kurse (Projektmanagement mit KI Systematisches Coaching)
- Alles kostenfrei für Arbeitsuchende
Wie wir arbeiten:
- Bootstrapped & Berlin-based
- Hybrid: 1 Team-Tag/Woche in Mitte
- Start-Up Geschwindigkeit
- Spannungsbasierte Organisation mit klaren Rollen
Unsere Mission: Das Stigma um Arbeitslosigkeit brechen. Einen Raum schaffen wo Menschen sich beruflich neu erfinden können mit Struktur Empathie und echtem Impact.
Tasks
Deine Aufgaben (konkret)
AVGS und Bildungsgutscheine bearbeiten (ca. 60% deiner Zeit)
- Eingehende Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine und Bildungsgutscheine prüfen
- Im System dokumentieren und ablegen
- Bei Unstimmigkeiten nachfassen
- Coaching-Verträge für Klient:innen vorbereiten und erstellen
- Versand organisieren und nachverfolgen
Anwesenheitsnachweise Weiterbildungen (ca. 20% deiner Zeit)
- Bei unseren Weiterbildungen prüfst Du die Anwesenheitskontrolle der Dozenten
- Du achtest darauf dass Teilnehmer alles ausgefüllt haben
- Du schickst wo nötig Fehlmeldungen an die Kostenträger
Mit Arbeitsvermittler:innen kommunizieren (10% deiner Zeit)
- Offene Fragen klären per E-Mail oder Telefon
- Formalitäten abstimmen
- Reibungslose Abläufe sicherstellen
Allgemeines Backoffice & Prozess-Optimierung (10% deiner Zeit)
- Team bei administrativen Aufgaben unterstützen
- Ideen einbringen wie wir Abläufe verbessern können
- Prozesse dokumentieren
Requirements
Was du mitbringst
Must-haves:
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliche klare Kommunikation auch wenns mal kompliziert wird
- Auge fürs Detail Tippfehler in Verträgen sind ein No-Go
- Wohlfühlen mit digitalen Tools (Google Workspace CRM-Systeme)
Nice-to-haves:
- Erfahrung im Backoffice oder in der Verwaltung
- Umgang mit Behörden oder Arbeitsvermittler:innen
- Hubspot oder ähnliche CRM-Systeme
Benefits
Was wir dir bieten
Impact:
- Deine Arbeit ermöglicht es Menschen sich beruflich neu zu erfinden
- Du siehst direkt wie deine Sorgfalt Leben verändert
Kultur:
- Wertschätzendes Team das auf Empathie und Eigenverantwortung setzt
- Spannungsbasierte Organisation du hast direkten Einfluss auf deine Rolle
- Wöchentliche Sync-Meetings die vom Team selbst gestaltet werden
Flexibilität:
- Hybrid: Remote oder im Büro in Berlin Mitte
- Flexible Arbeitszeiten
- 28 Urlaubstage
Entwicklung:
- Raum für Ideen zur Prozess-Optimierung
- Team Trainings
- Individuelle Schulungen nach Absprache
Gehalt & Vertragsart:
- Unbefristeter Vertrag
- Vollzeit
- Gehalt nach Erfahrung (Gehaltsvorstellung bitte im Gespräch angeben)
So läuft der Bewerbungsprozess
Bewirb dich mit:
- Lebenslauf (PDF) oder LinkedIn-Profil
- Lockere E-Mail wenn du uns was mitteilen willst (kein Motivationsschreiben nötig)
Prozess:
- Feedback innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang deiner Bewerbung
- 30 Min Video-Call mit Malte und Clara kennenlernen Fragen klären
- 45 Min persönliches Gespräch (vor Ort in Berlin oder remote) tiefere Einblicke in die Aufgaben evtl. kleine Vorbereitungs-Aufgabe
Key Skills
- Restaurant Experience
- Customer Service
- Employee Evaluation
- Management Experience
- Math
- Employment & Labor Law
- Sanitation
- Leadership Experience
- P&L Management
- Mentoring
- Supervising Experience
- Restaurant Management
About Company
Bei Fired Up unterstützen wir Menschen die sich aktuell in einer beruflichen Übergangsphase befinden. Wir tun dies durch unsere Job- und Gründercoachings sowie durch Weiterbildungen kostenlos für alle die in Deutschland arbeitslos gemeldet sind.Wir sind ein eigenfinanziertes Unterneh ... View more
