Assistenz Management Office & Governance

Klarheit schaffen. Abläufe sichern. Entscheidungen vorbereiten.

Sie mögen es wenn kaufmännische Themen geordnet Informationen sauber aufbereitet und Prozesse verlässlich nachgehalten werden Sie arbeiten gern mit Zahlen Fristen und Dokumenten und möchten gleichzeitig nah an der kaufmännischen Leitung agieren Dann ist diese Position eine sehr passende Schnittstellenrolle.

Für ein zukunftsorientiertes Unternehmen im öffentlichen Energiesektor suchen wir eine Assistenz (m/w/d) die Organisationstalent kaufmännisches Verständnis und strukturiertes Vorgehen zusammenbringt.

Ihr Verantwortungsbereich

1) Unterstützung der kaufmännischen Leitung (operativ & koordinativ)

• Unterstützung bei laufenden Themen sowie bei ausgewählten Sonderaufgaben
• Planung Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben Terminen und Fristen
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Übersichten (u. a. mit Excel und PowerPoint)

2) Gremien- und Unterlagenarbeit

• Vorbereitung Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen für Aufsichtsrat und interne Gremien
• Pflege einer nachvollziehbaren Dokumentation inkl. Versionsständen Ablage- und Freigabelogik
• Organisation von Sitzungen/Terminen inkl. Agenda- und Unterlagenmanagement

3) Prüfungen Revisionen Zusammenarbeit mit Schnittstellen

• Koordination externer Prüfungen und Revisionen (Termine Unterlagen Abstimmungen)
• Kommunikation mit Fachbereichen externen Partnern und Dienstleistern
• Unterstützung in Projekten sowie bei Dienstreisen und Veranstaltungen wenn erforderlich

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftsnahes Studium
• Erste Erfahrung in einer Assistenz- Koordinations- oder kaufmännischen Schnittstellenrolle (öffentlich/energiebezogen ist ein Plus)
• Sorgfalt im Umgang mit Zahlen Dokumenten und kaufmännischen Abläufen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse insbesondere Excel und PowerPoint
• Arbeitsstil: strukturiert eigenständig verlässlich im Nachhalten auch wenn mehrere Themen parallel laufen
• Klare Kommunikation und gute Zusammenarbeit im Team
• Deutsch sehr sicher; Englischkenntnisse sind hilfreich

Rahmenbedingungen

• Unbefristete Beschäftigung in einem stabilen Umfeld des öffentlichen Energiesektors
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD bzw. vergleichbare Strukturen
• 30 Urlaubstage (bei 5-Tage-Woche)
• Flexible Arbeitszeiten; Teilzeit nach Absprache möglich
• Systematische Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsoptionen
• Betriebliche Altersvorsorge und Angebote zur Gesundheitsförderung
• Offene wertschätzende Zusammenarbeit und kurze Abstimmungswege
• Ein Arbeitsplatz mit gesellschaftlicher Relevanz und langfristiger Perspektive

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