Administrador a de oficina

1. Función Principal  

Asegurar el funcionamiento eficiente ordenado y presentable de la oficina mediante la gestión de recursos mantenimiento logística proveedores y apoyo administrativo brindando soporte a todas las áreas y garantizando un entorno laboral óptimo. 

1. Principales Responsabilidades 

Gestión de Oficina y Mantenimiento 

• Supervisar el mantenimiento general de la oficina asegurando instalaciones limpias funcionales y presentables. 

• Coordinar la compra de insumos (papelería café té productos de limpieza etc.) en conjunto con el personal de limpieza. 

• Mantener el control del inventario de insumos y mobiliario. 

• Supervisar la recepción de catering y asegurar la correcta presentación de espacios comunes. 

• Controlar el acceso y uso de salas de juntas. 

Relación con el Edificio 

• Ser el punto de contacto con la administración del edificio para temas como cartas responsivas avisos contratos de renovación mantenimiento y otros asuntos relacionados. 

Gestión de Bodegas y Almacenamiento 

• Administrar la bodega interna y externa incluyendo almacenaje de cajas archivo muerto entre todas las cosas que se deban guardar en bodegas externas. 

• Coordinar limpieza y organización de bodegas así como el control de llaves. 

• Dar seguimiento al archivo muerto y depuración de documentos de más de 10 años. 

Apoyo Administrativo y Logístico 

• Administrar y dar seguimiento al proceso de timesheets: archivo firmas y control. 

• Gestionar la firma y archivo de contratos y otros documentos importantes. 

• Impresión de credenciales de nuevo ingreso y reposiciones. 

• Escanear y archivar documentos relevantes. 

• Apoyar en la logística de eventos internos y externos. 

• Realizar reservaciones de hotel para colegas de otros países. 

• Apoyar en la recepción y atención de visitantes (funciones de recepción). 

• Coordinar mensajería y envíos. 

Proveedores y Convenios 

• Buscar y gestionar convenios con proveedores (hoteles coffee break etc.). 

• Mantener actualizada la base de datos de proveedores estratégicos. 

Apoyo a Dirección y SMT 

• Apoyar en comprobaciones de gastos del equipo de alta dirección (SMT). 

• Coordinar la entrega de calendarios institucionales o todo lo relacionado con entrega a personal. (WWF u otros). 

• Asegurar que la oficina mantenga una imagen profesional y acogedora. 

Qualifications :

1. Requisitos Mínimos 

• Escolaridad: Licenciatura en Administración Gestión Empresarial o afín. 

• Experiencia: Mínimo 2 años en administración de oficina o puestos similares. 

Conocimientos: 

• Manejo de proveedores y compras.  

• Gestión de inventarios y bodegas.  

• Herramientas de Office (Excel Word Outlook).  

• Organización de eventos y logística. 

Habilidades: 

• Organización y atención al detalle.  

• Proactividad y resolución de problemas.  

• Comunicación efectiva.  

• Capacidad de relacionamiento.  

• Trato amable y profesional. 

Información adicional :

• Las solicitudes que no cumplan con lo requerido no serán revisadas. 

• Esta descripción del trabajo cubre las tareas principales y el tipo de tareas que se anticipan de forma proactiva por parte del personal. Se pueden asignar otras tareas según las necesidades de la organización. 

• WWF se reserva el derecho de modificar las fechas tanto de entrevistas como del proceso de selección de candidatos/propuestas atendiendo a las condiciones sanitarias y cuestiones internas de la organización. 

Toda su información se mantendrá confidencial de acuerdo con las pautas de EEO.

Las personas interesadas deberán postularse como fecha máxima el 29 de enero 2026.

Comprometidos con la construcción y el fortalecimiento de una cultura de inclusión dentro y entre equipos. 

• Identifica y se alinea con los valores fundamentales de WWF:  Valentía Integridad Respeto y Colaboración: 

• Demuestra valor al hablar incluso cuando es difícil o impopular. 

• Genera confianza con los colegas actuando con integridad reconociendo los errores y siendo uno mismo responsable. 

• Acepta otros puntos de vista e ideas reconociendo y adoptando perspectivas diferentes y contrarias con amabilidad curiosidad y aliento. 

• Hace esfuerzos conscientes para promover prácticas comportamientos y formas de trabajo cooperativos entre muchos grupos e individuos. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time