Chefsekretær for universitetsdirektøren på Aalborg Universitet

Du har nu mulighed for at søge en usædvanligt spændende stilling som chefsekretær for henholdsvis universitetsdirektøren på Aalborg Universitet og vicedirektøren for Rektorsekretariatet. Her får du mulighed for at bringe din stærke faglighed og din erfaring med sagsbehandling i spil. Du bliver en nøgleperson i Rektorsekretariatet og vi glæder os til at få dig med om bord.

Som chefsekretær bliver du universitetsdirektørens og vicedirektørens daglige administrative koordinator. Din vigtigste opgave bliver at sikre at deres arbejdsdage hænger sammen og at alle detaljer for dagens aktiviteter er på plads.

Du skal fungere som bindeled for henvendelser til universitetsdirektøren og den resterende topledelse hvorfor stillingen forudsætter politisk tæft og evne til rettidig omhu. Du skal have et tæt samarbejde med både ledelse og kolleger og du må kunne håndtere fortrolighed også i en travl hverdag i et kontorlandskab.

Som chefsekretær er man omdrejningspunkt for hele Rektorsekretariatet; fleksibilitet og imødekommenhed kombineret med personlig robusthed er derfor en nødvendighed.

Der søges kort sagt en ambitiøs og resultatorienteret chefsekretær som gerne vil yde sit bedste for at sikre at både ledelsen og kollegerne i Rektorsekretariatet får de optimale betingelser for at løse deres opgaver til gavn for hele organisationen. Du kommer til at få en afvekslende hverdag hvor du får mulighed for at udvikle dig og bruge dine kompetencer.

Dine opgaver:
Du bliver en del af et team af chefsekretærer og administrative medarbejdere der alle arbejder med betjening af toplederne og som generelt understøtter arbejdet i Rektorsekretariatet. I dagligdagen får du derfor glæde af tæt kollegial hjælp og sparring samt konstant udvikling af dine kompetencer.

Arbejdsopgaverne spænder bredt nogle er selvstændige opgaver andre løses i samarbejde med dine kollegaer.

En væsentlig opgave er håndtering af ledelsens mails og sagsbehandling af opgaver i forlængelse heraf. Dertil kommer kalenderstyring møde- og rejseplanlægning for universitetsdirektøren og vicedirektøren. Det drejer sig om et meget stort antal møder på universitetet men også om møder i ministerier og styrelser deltagelse i bestyrelser udvalg og delegationer udlandsrejser m.m.

Andre opgaver vil bl.a. være:

• Selvstændig håndtering af opgaver og projekter pva. universitetsdirektøren og vicedirektøren.
• Planlægning og koordinering af møder og internater i den administrative ledergruppe.
• Koordinering af officielle besøg og events.
• Sekretariatsbetjening for de to afdelingschefer i Rektorsekretariatet
• Rejsebestilling og -afregning for universitetsdirektøren vicedirektøren og kolleger i Rektorsekretariatet

Vi leder efter dig som:

• Har erfaring fra en lignende stilling i en offentlig organisation eller større privat virksomhed.
• Arbejder selvstændigt og har øje for både kvalitet og detaljer.
• Gerne vil kombinere sagsbehandling med opgaver af praktisk karakter
• Evner at samarbejde bredt i organisationen og har lyst til at yde en god service.
• Har politisk tæft og diplomatisk sans og som skriver fejlfrit dansk og engelsk.
• Har godt kendskab til forskellige IT-værktøjer og har lyst til at lære nye systemer.
• Har en uddannelsesbaggrund som fx . . professionsbachelor eller inden for kontorområdet.

Vi lægger vægt på at:

• Du kan lide en varieret hverdag og trives med fleksibilitet i forhold til arbejdstid.
• Du har gode kommunikations- og koordineringsevner.
• Du er resultatorienteret og sætter en ære i at løse alle opgaver bedst muligt.
• Du evner at prioritere mellem mange opgaver og deadlines.

Hvem er vi

Rektorsekretariatet består af 21 medarbejdere der løser opgaver inden for strategi ledelsesstøtte rådgivning og sagshåndtering på det øverste ledelsesmæssige niveau og på tværs af Aalborg Universitet. Vi har et stærkt kollegaskab med et tæt samarbejde i sekretariatet der er præget af en professionel tilgang og et fælles mål om høj kvalitet og god service over for ledelsen og samarbejdspartnere.

Du vil således få et godt arbejdsmiljø og udfordrende opgaver hvor du kan gøre en forskel. Du vil få en bred kontaktflade på AAU og du får mulighed for både at arbejde selvstændigt med dine opgaver og at samarbejde med kolleger. I Rektorsekretariatet bidrager alle medarbejdere til den løbende opgaveløsning med hver deres særlige blik på opgaverne.

Vi tilbyder spændende opgaver og et godt fagligt og socialt kollegaskab med hyggelige fællesarrangementer. Der er mulighed for hjemmearbejde når det er foreneligt med opgaverne.

Som chefsekretær bliver du en del af forkontoret der består af to andre chefsekretærer en bestyrelsessekretær en fleksjobber og en række studentermedhjælpere. Forkontoret ledes af en afdelingschef som du vil få tæt faglig sparring med.

Løn og ansættelse
Vi tilbyder dig en fuldtidsstilling (37 timer ugentligt) med løn og ansættelsesvilkår iht. gældende overenskomst i staten. Der er tale om en stilling med høje krav og et stort ansvar hvilket vil afspejles i lønniveauet.

Der er ansøgningsfrist 2. februar 2026. Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 7. 2. samtale forventes afholdt 24. februar. Vi forbeholder os ret til at indhente referencer efter 1. samtale men kun efter forudgående aftale med dig.

Forventet tiltrædelse er 1. april eller snarest muligt.

Er du interesseret i at høre mere om stillingen er du velkommen til at kontakte afdelingschef Lise Thorup-Pedersen (). Har du spørgsmål til processen er du velkommen til at kontakte HR-partner Søren Kjelst Klausen ().

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser der sikrer arbejdspladsens sikkerhed compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er enten i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer laboranter og it-medarbejdere (HK) eller i henhold til overenskomst for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser nye løsninger på samfundets problemer og viden der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg men vi har også campus i Esbjerg og København.