Assistant(e)s

Responsabilités principales

Réunions et missions

  Apporter un soutien administratif et organisationnel aux réunions plénières du GAFI (plus de 500 participants) à Paris et à létranger ainsi que par visioconférence notamment en inscrivant les participants dans la base de données de contacts de lOCDE (EMS) en préparant des lettres dinvitation le cas échéant et gérant la correspondance par courriel aux membres et observateurs du GAFI.

Organiser des réunions des ateliers et des conférences à Paris et à létranger ainsi que par visioconférence y compris la réservation de salles et/ou de services linscription des participants la préparation des plans de table et/ou des listes de participants et assurer le soutien administratif et logistique pendant les réunions.

Assurer la liaison avec le(s) responsable(s) du programme concerné(s) afin de tenir à jour le calendrier des événements du Secrétariat. Estimer les coûts associés et obtenir les autorisations préalables de dépenses conformément aux procédures du GAFI.

Organiser et préparer les missions officielles des membres du personnel et des invités du GAFI y compris les réservations de voyage et dhôtel les demandes de visa la préparation des ordres de mission et des notes de frais dans loutil de gestion des missions Concur.

Conseiller le personnel du GAFI sur les questions relatives aux réunions et aux missions.

Documents et correspondance

  Aider à la préparation des documents et rapports dans les deux langues officielles (anglais et français) conformément au Guide de style de lOCDE. Cela inclut la mise en forme la relecture et lutilisation des logiciels standards de lOCDE.

Rédiger la correspondance courante en anglais et en français. Répondre aux demandes dinformation adressées aux boîtes électroniques de lunité par les délégations du GAFI et le public.

Contribuer à la gestion des listes de diffusion pour toutes les délégations du GAFI et autres destinataires selon les besoins à laide du Système de gestion des événements.

Soutien administratif général

Apporter un soutien administratif aux membres du personnel du GAFI.

Préparer les lettres dinvitation les contrats de services intellectuels et autres marchés publics les factures pro forma et les ordres de paiement conformément aux règles et procédures de lOCDE et du GAFI

Gérer et mettre à jour la plateforme des Communautés et faciliter la communication et le partage dinformations entre le GAFI et ses parties prenantes.

Contribuer aux objectifs de léquipe administrative notamment en collaborant à des projets ou initiatives visant à améliorer les processus administratifs et les méthodes de travail.

Apporter un soutien ponctuel aux autres membres du personnel de soutien du Secrétariat du GAFI.

Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins.

Apprentissage permanent et amélioration des processus

Se tenir informé(e) des engagements professionnels du GAFI des dates importante et des principales sources de financement et soutenir léquipe chargée de lanalyse des politiques pour la mise en œuvre du Programme de travail et Budget.

Prendre linitiative de suggérer les améliorations pouvant être apportées aux processus administratifs à lorganisation opérationnelle et aux méthodes de travail.

Adopter une démarche ouverte à lapprentissage permanent face à lévolution des systèmes et procédures internes et des outils informatiques utilisés.

Se tenir informé(e) des règles financières et/ou de gestion des ressources humaines relatives aux tâches confiées.

Qualifications :

Compétences demandées

Profil du candidat idéal

Formation

  Enseignement secondaires. Une formation en gestion administrative ou en secrétariat ou des études dans ce domaine..

Expérience professionnelle

Expérience pertinente en administration et/ou secrétariat de préférence dans un contexte international.

Expérience en organisation de réunions à grande échelle en gestion de voyages daffaires et en mise en forme de documents.

Outils

    Excellente connaissance et expérience de lutilisation de la suite MS Office (Word Excel Outlook PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement à utiliser les logiciels standard utilisés dans lorganisation par exemple Concur Missions Event Management System Conference Reservation Management System SRP SRM procurement et Invitations.

Une expérience préalable dans la gestion de conférences et dévénements à distance (en particulier dans ZOOM et MS Teams) serait un atout.

Aisance avec les applications informatiques et capacité à apprendre de nouveaux outils informatiques.

Capacité à travailler efficacement avec des équipes diverses et bonnes compétences organisationnelles.

Langues

• Maîtrise courante dune des deux langues officielles de lOCDE (français et anglais) et connaissance de lautre langue que les candidat(e)s retenu(e)s sengagent à porter à un niveau opérationnel.  Pour certains postes la connaissance dautres langues serait un atout.

Les Compétences clés

•  Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Informations supplémentaires :

Informations supplémentaires

Durée du contrat

• Contrat à durée déterminée de deux ans renouvelable jusquà un maximum de 36 mois.

Date de clôture

• Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 02/02/2026 à 23h59 (heure de Paris).

Processus de sélection

• Pour les personnes retenues à lissue dune présélection le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme denregistrement vidéo une évaluation des compétences professionnelles et un entretien avec un jury.
• Veuillez noter que le/la candidat/e retenu/e pourra être engagé/e à un grade inférieur si ses qualifications et son expérience professionnelle y correspondent.
• La présente offre demploi pourrait servir à la constitution dun vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Conditions contractuelles et avantages

• En fonction du niveau dexpérience le salaire mensuel commence à 3 809 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle exonérés dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Notre éthique professionnelle et notre environnement international sont particulièrement appréciés par nos agents. La mobilité interne et les possibilités offertes de développement des compétences des modalités de travail flexibles et des activités sociales font partie des autres avantages que nous offrons.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que nous proposons et pourquoi lOCDE est un excellent lieu de travail.
• Cliquez ici pour parcourir notre Guide de Gestion des Talents et en savoir plus sur tous les aspects humains liés à lenvironnement de travail de lOCDE ainsi que sur les nombreuses autres politiques soutenant le personnel dans sa vie quotidienne.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage les candidatures qualifiées qui sont ressortissants des pays membres de lOCDE et des pays membres du GAFI  indépendamment de leur origine ethnique ou raciale leurs opinions ou croyances leur genre leur orientation sexuelle leur état de santé ou de handicap.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time