Legal Secretary

Practice Group / Department:

Job Description

Were Norton Rose Fulbright - a global law firm with over 50 offices and 7000 employees worldwide. We provide the worlds preeminent corporations and financial institutions with a full business law service. At Norton Rose Fulbright our strategy and our culture are closely entwined. We know that our expansion will mean little unless it is underpinned by truly global collaboration and we understand that pioneering work only takes place when our people have room to move and think beyond boundaries. As well as the relevant skills and experience were looking for people who are innovative commercial and value the work that they do.

Mission principale du poste :

En équipe/ pool avec une ou plusieurs autres secrétaires vous aurez pour mission dassurer le secrétariat quotidien de léquipe (Associés Counsels et Avocats).

Activités :

Secrétariat :

Gérer quotidiennement les e-mails les appels téléphoniques les renvois dappel et la prise des messages ;

Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de léquipe ;

Prendre en charge limpression la numérisation les photocopies de documents et la création de bibles ;

Assurer la frappe la relecture la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;

Effectuer le classement et larchivage des dossiers électroniques et physiques de léquipe

Facturation et gestion client :

Assurer louverture de dossiers clients et la création de matters ;

Editer traduire et vérifier les descriptifs et lenvoi des factures aux clients en fin de période ;

Relancer et suivre les factures

Mettre à jour les dossiers dans la base de données des opérations du cabinet ;

Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;

Business développement :

Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe (2) en rentrant les activités de Business Development;

Contribuer aux appels doffres (ouverture de dossiers non facturables mise à jour de la base de données des appels doffres mise en page des réponses à appels doffres et des listes de références entre autre mise à jour de la base de données des CV) ;

Aider à la préparation dévènements marketing pour promouvoir lactivité arbitrage et compliance (réservation de salle restauration création de liste denvoi invitations relances badges accueil suivi post-évènement).

Compétences requises

-Bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office en particulier Word et Excel)

-Anglais courant

-Rigueur adaptabilité flexibilité

-Gestion du stress et des priorités

Diversity Equity and Inclusion

To attract the best people we strive to create a diverse and inclusive environment where everyone can bring their whole selves to work have a sense of belonging and realize their full career potential.
Our new enabled work model allows our people to have more flexibility in the way they choose to work from both the office and a remote location while continuing to deliver the highest standards of service. We offer a range of family friendly and inclusive employment policies and provide access to programmes and services aimed at nurturing our peoples health and overall wellbeing. Find more about Diversity Equity and Inclusionhere.

We are proud to be an equal opportunities employer and encourage applications from individuals who can complement our existing teams. We strive to create an inclusive and accessible recruitment process for all candidates. If you require any tailored adjustments or accommodations please let us know here.