CDD Assistant(e) de Direction IT HF

En tant quAssistant(e) de Direction H/F vous serez dédié(e) à lassistance de la CDIO et de son équipe de direction. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement lorganisation et la coordination des activités du département IT Salomon dans un environnement international dynamique et en constante évolution.

Le poste est à pourvoir dans le cadre dun CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible pour remplacement de congé maternité.  

Votre mission principale est de soutenir efficacement la direction et les équipes afin de garantir une organisation fluide structurée et performante du quotidien.

Vos principales missions :

Support administratif & coordination

• Prise de notes et rédaction de comptes rendus (réunions IT projets transverses).

• Mise à jour et structuration de documents (Excel PowerPoint SharePoint autres plateformes collaboratives).

• Création et mise en forme de présentations PowerPoint à destination du top management des équipes internes et des partenaires externes.

• Gestion des agendas du CDIO et de son leadership team.

• Planification et coordination de réunions locales et internationales (comités projets workshops...).

• Suivi administratif des factures budgets commandes et contrats fournisseurs en lien avec lIT et le digital (SAP Ariba un plus).

Interface & communication

• Agir en tant que point de contact clé du département IT.

• Interaction avec les équipes internes (IT Digital Brand Marketing Finance RH) les partenaires externes et les prestataires technologiques.

• Communication professionnelle par téléphone email et en présentiel en représentant les valeurs de Salomon et du département IT.

Organisation dévénements & déplacements

• Planification et organisation dévénements IT : séminaires déquipe workshops réunions stratégiques kick-offs projets.

• Gestion logistique complète : réservation de salles restauration matériel outils digitaux coordination sur site ou à distance.

• Organisation des déplacements professionnels : vols hôtels transports autorisations de voyage visas en lien avec des équipes internationales.

As an Executive Assistant (M/F) you will be dedicated to supporting the CDIO and her leadership team. You will play a key role in the smooth operation organization and coordination of the Salomon IT departments activities within an international dynamic and constantly evolving environment.

This position is a 6-month fixed-term contract (CDD) available as soon as possible to cover a maternity leave.

Your main mission is to provide effective support to management and teams in order to ensure a smooth structured and high-performing day-to-day organization.

Key responsibilities:

Administrative support & coordination

• Taking notes and drafting meeting minutes (IT meetings cross-functional projects).

• Updating and structuring documents (Excel PowerPoint SharePoint and other collaborative platforms).

• Creating and formatting PowerPoint presentations for top management internal teams and external partners.

• Managing the CDIOs and her leadership teams calendars.

• Planning and coordinating local and international meetings (project committees workshops etc.).

• Administrative follow-up of invoices budgets purchase orders and supplier contracts related to IT and digital activities (SAP Ariba experience is a plus).

Interface & communication

• Acting as a key point of contact for the IT department.

• Interacting with internal teams (IT Digital Brand Marketing Finance HR) as well as external partners and technology providers.

• Ensuring professional communication by phone email and in person while representing Salomons values and those of the IT department.

Event & travel organization

• Planning and organizing IT events: team seminars workshops strategic meetings and project kick-offs.

• Managing full logistics: room bookings catering equipment digital tools and on-site or remote coordination.

• Organizing business travel: flights hotels transportation travel authorizations and visas in coordination with international teams.

Qualifications :

Qualifications souhaitées

• Formation : diplôme en assistance de direction communication gestion évènementiel ou équivalent.

• Expérience : Environ 2 à 3 ans dexpérience sur un rôle similaire souhaité

• Langues : français et anglais courants indispensables autres langues appréciées (chinois).

• Outils informatiques : maîtrise avancée de Microsoft Office (Outlook PowerPoint Excel) outils collaboratifs (Teams SharePoint) SAP Ariba est un plus. Une appétence pour les outils digitaux et IT est fortement appréciée.

Développement des relations

• Compétence clé du rôle : vous créez des relations de confiance avec des interlocuteurs variés (équipes IT Digital Brand management partenaires).

• Excellente intelligence relationnelle sensibilité interpersonnelle et capacité à comprendre les enjeux et motivations des autres.

Orientation résultats

• Proactivité forte : vous anticipez les besoins proposez des améliorations et trouvez des solutions efficaces.

• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les délais.

Communication

• Communication écrite et orale claire structurée et impactante en français et en anglais.

• Capacité découte active de synthèse et de reformulation.

• Curiosité naturelle pour les sujets IT digitaux et innovation.

Collaboration

• Capacité à travailler en autonomie tout en étant un véritable facilitateur pour léquipe.

• Esprit déquipe sens du service et volonté de contribuer activement à la réussite collective du département IT.

Desired Qualifications

• Education: Degree in executive assistance communication management event management or an equivalent qualification.
• Experience: Around 23 years of experience in a similar role is preferred.
• Languages: Fluent French and English are required; additional languages are a plus (Chinese is an advantage).
• IT tools: Advanced proficiency in Microsoft Office (Outlook PowerPoint Excel) and collaborative tools (Teams SharePoint). Experience with SAP Ariba is a plus. A strong interest in digital and IT tools is highly appreciated.

Relationship Development

Key competency for the role:

• You build trusted relationships with a wide range of stakeholders (IT Digital Brand teams management and partners).
• Excellent interpersonal skills strong emotional intelligence and the ability to understand others challenges and motivations.

Results Orientation

• Strong proactivity: you anticipate needs suggest improvements and find effective solutions.
• Ability to manage multiple priorities simultaneously while meeting deadlines.

Communication

• Clear structured and impactful written and verbal communication in both French and English.
• Strong active listening skills with the ability to summarize and rephrase effectively.
• Natural curiosity for IT digital topics and innovation.

Collaboration

• Ability to work independently while acting as a true facilitator for the team.
• Strong team spirit service mindset and a willingness to actively contribute to the collective success of the IT department.

Additional Information :

Contrat : CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible Temps plein
Localisation : Annecy (74) France

Contract: 6-month fixed-term contract (CDD) full-time starting as soon as possible
Location: Annecy (74) France

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time