Assistant SAV FH

Lentreprise

SARL Mathieu Metivier est une entreprise spécialisée dans les domaines duChauffage / Climatisation / Plomberie - Sanitaire et Tuyauterie Industrielle.Elle intervient dans un rayon dune heure autour de Bourges chez les Particuliers les Industries et dans le Tertiaire.

Lentreprise est composée de 4 techniciens de chantier de 1 apprenti et de 1 technicien de maintenance.

Lambition au quotidien cest le travail bien fait dans la bonne humeur dans la cohésion et lentreaide afin de transmettre une image aux clients dune entreprise dynamique professionelle et réactive.

Le savoir-être le savoir-vivre lesprit déquipe avec la conscience professionnelle sont les maîtres mots.

Description du poste

La personne en charge du poste dassistanat SAV est linterface de lentreprise entre les traitements des appels externes et la transmission en interne auprès du personnel concerné. Elle gère également le volet administratif des tâches courantes de lentreprise. Interface directe entre les clients fournisseurs et les équipes de techniciens une grande polyvalence est requise pour sadapter aux différentes sollicitations de ses interlocuteurs dans un esprit de service et de confiance.

1. Assurer laccueil physique et téléphonique

- Accueille et oriente les personnes se présentant à lentreprise

- Enregistre et transmet les demandes des prospects et clients

- Oriente les différents appels aux personnes concernées

2. Etablir les factures clients et gérer les encaissements

- Edite les factures clients et met à jour les données clients et assure lenvoi des situations mensuelles

- Suit les règlements et assure les relances de paiements clients

- Assure la remise des chèques

- Surveille lévolution de la trésorerie et alerte la direction des dépassements

3. Gérer le planning

- Elabore le planning SAV suivant les souhaits des clients

- Gère les plannings des plombiers et fixe les rdv de révisions de chaudières

- Sassure du suivi et de la rédaction des rapports dinterventions

- Prioriser les interventions selon leur degré durgences

4. Assurer le suivi des rapports ouvriers

- Transmet les fiches dintervention aux techniciens par mail ou en main propre la veille au soir ou le matin

- Réceptionne les fiches des techniciens par mail ou en main propre au fur et à mesure de la journée

5. Participer à la gestion des devis

- Crée les devis suivant les retours des techniciens

- Fait contrôler les devis à la direction avant envoi aux clients

- Passe mes commandes et réceptionne les pièces correspondantes aux devis acceptés

- Planifie les devis acceptés une fois les pièces reçues

6. Assurer le suivi administratif de lentreprise

- Réalise la rédaction des contrats dentretien assure les relances et le suivi

- Vérifie les marchés factures attestations PV de réception

- Enregistre les bons de sortie stock par référence chantier

- Enregistre les factures fournisseurs par références chantier

- Sassure de la mise à jour de tous les documents officiels CP Urssaf - etc

- Actualiser la base de données interne à lentreprise et dans le logiciel de gestion

- Réalise la consultation des fournisseurs

Profil recherché

Avoir un réel sens du service de ladaptation permanente et de la satisfaction client. La savoir être et le savoir vitre est indispensable pour sassurer le bonne harmonie entre les techniciens le bureau et les clients.

COMPETENCES TECHNIQUES :

- Posséder les connaissances de base en secrétariat facturation comptabilité gestion commerciale

- Maîtriser loutil informatique

- Maîtriser les techniques de communication téléphonique

- Mettre en œuvre les techniques de recherche dinformation de classement et darchivage

- Assurer le traitement des courriers électroniques et physiques

- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers

- Gérer les agendas dune équipe

- Gérer les commandes de pièces et fournitures diverses

- Appliquer les procédures administratives

- Traiter les pièces comptables les vérifier et les suivre

COMPETENCES TRANSVERSES:

- Bien maîtriser lexpression orale et écrite

- Savoir organiser son poste de travail et ses activités

- Etre capable de se conformer à des procédures des consignes et des opérations méthodiques

- Identifier les priorités et savoir sadapter à des tâches variées

- Capacité à travailler en bonne intelligence

- Etre rigoureux faire preuve dautonomie

- Bon sens de laccueil et du contact client

- Savoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité

- Bon sens des responsabilités et ouverture desprit

- Faire preuve de diplomatie daisance relationnelle pour sadapter à des interlocuteurs variés

- Savoir travailler en équipe et déléguer des tâches

- Sensibilité pour la dématérialisation des tâches et linformatisation (projet dévolution de lentreprise vers le numérique)

Réf: f61e06b4-1cee-42ae-a59c-94e035f45499