ZZP Managementassistent 3x

De opdrachtomschrijving

freelance

Opdrachtomschrijving (de taken):
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Je beheert agendas overzichtelijk strak en zonder dubbele boekingen;
- Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;
- Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;
- Je bewaakt deadlines stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
- Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen geschenken en gebak;
- Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.

Benodigde vaardigheden/soft skills:
- Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
- Organisatietalent: je houdt overzicht ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
- Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
- Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers collegas en externe contacten.
- Oplossingsgericht: je denkt mee lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
- Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
- Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
- Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook Teams SharePoint en Excel om structuur te creëren.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op 10 & 11 december. Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek zal plaatsvinden op het Stadskantoor.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde kwaliteit voor circa 75%. Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.

Deze inhuuropdracht verloopt via een opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Heeft u bij vraag 2.1.3. ZZP Rechtstreeks ingevuld en heeft u gedurende de afgelopen 12 maanden voor meer dan 70% van de tijd (25 uren per week of 8 maanden per jaar) gewerkt als rechtstreekse zzper (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau) bij de gemeente Utrecht
• Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden
• Je hebt een afgeronde MBO of HBO-opleiding.
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025.
• Je bent bereid om minimaal twee dagen per week aanwezig te zijn op locatie in Utrecht.

De Wensen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent: - 0 tot 3 jaar - 3 tot 5 jaar - 5 jaar of meer
• Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent binnen een overheidsorganisatie:
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office met nadruk op Outlook Word en Teams.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend zowel mondeling als schriftelijk
• Beschrijf wat je verstaat onder de competenties proactief en zelfstandig en hoe heb je dit in een recente opdracht opgepakt (Max. 250 woorden).
• Geef aan welke vorm van inhuur van toepassing is op de aangeboden kandidaat. Detachering: De aangeboden kandidaat is in loondienst bij de aanbieder. Gemeente Utrecht sluit met de aanbieder een medewerker werkt tijdelijk bij Gemeente Utrecht onder leiding en toezicht van de aanbieder draagt zorg voor aanbieder heeft meerdere personen in loondienst. ZZP rechtstreeks: De aangeboden kandidaat is een zzper en sluit rechtstreeks een overeenkomst met Gemeente Utrecht. Er is geen zzper voert de opdracht zelfstandig uit zonder gezagsverhouding. ZZP via tussenkomst: Een bureau stelt een zzper gemeente Utrecht sluit de overeenkomst met het bureau (niet met de zzper). De zzper voert zelfstandig de opdracht uit. Het bureau regelt de contracten met de zzper volgens de Wet DBA. DGA: De aangeboden kandidaat is DGA en werkt via zijn/haar eigen BV. Gemeente Utrecht sluit de overeenkomst met de DGA voert zelfstandig de opdracht uit. LET OP: Gemeente Utrecht gaat alleen een overeenkomst aan met de aanbieder. We verwachten dat u als aanbieder deze informatie naar waarheid invult. Wanneer informatie incorrect is ingevuld kan de offerte gediskwalificeerd worden. - Detachering - ZZP rechtstreeks - ZZP via tussenkomst/DGA
• Is de aangeboden kandidaat een zzper en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling en/of detachering door een bureau) Indien JA wordt ingevuld bij deze vraag dan ga je akkoord met onderstaande 7 zzp-voorwaarden en ga je akkoord met periodieke controles hierop die minimaal één keer per 6 maanden door de gemeente zullen worden geïnitieerd. o De zzper werkt maximaal 70% van de gewerkte uren per jaar voor dezelfde klant of opdrachtgever (maximaal 25 uren per week of maximaal 8 maanden per jaar); o de zzper heeft minimaal 3 klanten of opdrachtgevers per jaar; o de zzper is zelfstandig wat betreft uitvoering van werk; o de zzper maakt gebruik van eigen materiaal (laptop telefoon etc.); o de zzper is vervangbaar ( geval van uitval of ziekte); o de zzper factureert (en krijgt geen loonbetaling of anderszins een vergoeding); o de zzper krijgt niet doorbetaald voor niet-gewerkte uren ( geval van vakantie).
• Je CV is max 3 paginas enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.