Facilities Co-ordinator (Agrate Brianza & Pavia)

Role Purpose

To proactively support the Facilities Manager and EMEA Operations Director in the day-to-day delivery of all facilities management related functions and when needed also covering the main switchboard activities and the associated services as well as serving as the first point of contact for suppliers vendors and office employees.

The Facilities Coordinator based in Milan/Pavia or Agrate Brianza Italy will work to ensure coordination of the day-to-day client activities for assigned properties and support the Facilities Manager by being the on-site key point of contact for key stakeholders and clients. This role will have responsibility for service quality helpdesk task resolution vendor management and operations on site.

What this job involves

Coordinating responsibility of the local sites within Italy based on sites in Agrate Brianza & Pavia Ensuring site specific statutory and PPM schedules are adhered to and reported to the Facilities Manager Taking initiative in daily tasks maintaining a proactive attitude and sharing knowledge with peers

Client/Stakeholder Management Proactively engaging stakeholders to ensure that on-site client expectations are met On-site key point of contact for Facilities in the clients premises Responding to requests and emails in a timely manner First contact for support to staff Communicating in a professional manner taking the audience into account Contributing to event planning with wider community teams Actively engaging with employees to gather their feedback to enhance the office experience

Vendor Management Janitorial Stationery Engineering Catering consumables & Cleaning Services Office cleanliness: overseeing & reporting cleanliness in office pantries etc. Ensuring stationery stock levels are managed accordingly and within budget Management of consumables (e.g. stationery beverages toilets and kitchen supplies etc. where applicable to workplace) Ensuring JLL HSSE contractor management process is being followed when vendors attend site Communication to vendors and suppliers Event set up coordination for special events

Finance Management / Cost Control / Profitability Processing invoices without delay and in deadlines as per instruction from JLL Finance team Ensuring JLL financial processes are always followed Raising Purchase Orders (POs) regularly reviewing accruals and open POs

Health & Safety Management Ensuring the provision of a safe working environment for JLL team and vendors Ensuring near misses/good catches are logged through HSSE System for all assigned sites Ensuring a safe and engaging environment for colleagues and clients through identifying risks during regular site inspections which will be recorded and documented (site inspection audit report) Ensuring site logbooks are being administered and documents uploaded to SharePoint Supporting audits for JLL and landlord managed services Attending HSE Audits

Site Operations Management Implementing building procedures and performance measures and ensuring they are maintained at all times Coordinating works within the buildings granting access and authorizations from all involved areas Office maintenance Ensuring the office is organized and all equipment in proper conditions (equipment e.g. AC lights electrical cafeteria equipment desks chairs light issues doors etc.) for landlord and JLL items Logging monitoring and updating all issues requests reactive tasks activity and planned tasks office/facilities in our ticketing system Corrigo for all assigned sites Regularly meeting with Facilities Manager for updates and feedback on ongoing FM issues affecting site and understanding client activities which might influence current and/or regular FM operations on site Ensuring all chemicals used on site have an up-to-date chemical list available at the place of storing and only trained staff handles them Identifying and implementing at least 4 innovations which reduce costs or improve customer experience Managing external space bookings for customer meetings or trainings Supporting a consistent hospitality experience for employees and guests

Sound like you To apply you need to be able to demonstrate the following skills and experience:

Ideal Experience Experience in facilities management building business or other related field Fluent in Italian and English Excellent people skills and ability to interact with a wide range of client staff and demands Knowledge of Occupational Safety requirements Strong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systems Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable) Knowledge of vendor management for specialized services Proven capacity to understand and interpret commercial contracts Budget management and financial analysis skills IOSH Managing Safely or Country Equivalent

Other Personal Characteristics Strong communicator Good presentation skills and possesses strong verbal & written communication skills and is an active listener Passion for quality has an eye for detail to ensure the best delivery of services Self-motivated; confident & energetic Ability to effectively deal with stressful situations Flexible able to adapt to rapidly changing situations Strongly goal-oriented able to focus on meeting all performance targets Is a team player able to cooperate and work well with others to meet targets Proven ability to initiate and follow through with improvement initiatives Exhibits honesty & trustworthiness Open to new ideas & willing to challenge status quo Able to work under own initiative Willing to travel with personal car

Location: Agrate Brianza & Pavia

Scopo del Ruolo

Supportare proattivamente la figura del Facilities Manager e del/della Operations Director EMEA nella gestione quotidiana di tutte le funzioni relative al facilities management e quando necessario coprire anche le attività del centralino principale e i servizi associati oltre a fungere da primo punto di contatto per fornitori vendor e dipendenti dellufficio.

Il/La Coordinatore/Coordinatrice Facilities con sede a Milano/Pavia o Agrate Brianza lavorerà per garantire il coordinamento delle attività quotidiane del cliente per le proprietà assegnate e supporterà il Facilities Manager fungendo da punto di contatto chiave in loco per le parti interessate e la clientela. Questa posizione avrà la responsabilità della qualità del servizio della risoluzione delle attività helpdesk della gestione dei fornitori e delle operazioni in loco.

Cosa comporta questo lavoro

Responsabilità di coordinamento dei siti locali in Italia basati sui siti di Agrate Brianza e Pavia Garantire che i programmi statutari e PPM specifici del sito vengano rispettati e segnalati al Facilities Manager Prendere iniziativa nelle attività quotidiane mantenere un atteggiamento proattivo e condividere le conoscenze con i colleghi

Gestione Cliente/Stakeholder Coinvolgere proattivamente le parti interessate per garantire che le aspettative del cliente in loco vengano soddisfatte Punto di contatto chiave in loco per i Facilities nei locali del cliente Rispondere a richieste ed email in modo tempestivo Primo contatto per il supporto al personale Comunicare in modo professionale tenendo conto del pubblico Contribuire alla pianificazione di eventi con i team della comunità più ampia Coinvolgere attivamente i dipendenti per raccogliere feedback e migliorare lesperienza dufficio

Gestione Fornitori Servizi di pulizia Cancelleria Ingegneria Materiali di consumo per la ristorazione e Servizi di pulizia Pulizia uffici: supervisionare e segnalare la pulizia in ufficio dispense ecc. Garantire che i livelli di stock di cancelleria siano gestiti di conseguenza e nel rispetto del budget Gestione dei materiali di consumo (ad es. cancelleria bevande servizi igienici e forniture per la cucina ecc. dove applicabile al workplace) Garantire che il processo di gestione degli appaltatori JLL HSSE venga seguito quando i fornitori visitano il sito Comunicazione con fornitori e vendor Coordinamento dellallestimento di eventi per eventi speciali

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività Elaborare le fatture senza ritardi e nei tempi previsti secondo le istruzioni del team JLL Finance Garantire che i processi finanziari JLL siano sempre seguiti Emettere Ordini di Acquisto (PO) rivedere regolarmente gli accantonamenti e i PO aperti

Gestione Salute e Sicurezza Garantire la fornitura di un ambiente di lavoro sicuro per il team JLL e i fornitori Garantire che i quasi-incidenti/buone pratiche siano registrati attraverso il Sistema HSSE per tutti i siti assegnati Garantire un ambiente sicuro e coinvolgente per colleghi e clientela attraverso lidentificazione dei rischi durante le ispezioni regolari del sito che saranno registrate e documentate (rapporto di audit di ispezione del sito) Garantire che i registri del sito vengano amministrati e i documenti caricati su SharePoint Supportare gli audit per i servizi gestiti da JLL e proprietario Partecipare agli Audit HSE

Gestione Operazioni del Sito Implementare le procedure delledificio e le misure di prestazione e garantire che vengano mantenute in ogni momento Coordinare i lavori allinterno degli edifici concedendo accesso e autorizzazioni da tutte le aree coinvolte Manutenzione uffici Garantire che lufficio sia organizzato e tutte le attrezzature in condizioni adeguate (attrezzature es. AC luci elettriche attrezzature caffetteria scrivanie sedie problemi di illuminazione porte ecc.) per articoli del proprietario e JLL Registrare monitorare e aggiornare tutti i problemi richieste attività di compiti reattivi e compiti pianificati ufficio/facilities nel nostro sistema di ticketing Corrigo per tutti i siti assegnati Incontrare regolarmente il Facilities Manager per aggiornamenti e feedback sui problemi FM in corso che interessano il sito e comprendere le attività del cliente che potrebbero influenzare le operazioni FM attuali e/o regolari sul sito Garantire che tutte le sostanze chimiche utilizzate sul sito abbiano un elenco chimico aggiornato disponibile nel luogo di stoccaggio e che solo il personale formato le maneggi Identificare e implementare almeno 4 innovazioni che riducano i costi o migliorino lesperienza del cliente Gestire le prenotazioni di spazi esterni per riunioni o formazioni dei clienti Supportare unesperienza di ospitalità coerente per dipendenti e ospiti

Ti riconosci in questo profilo Per candidarti devi essere in grado di dimostrare le seguenti competenze ed esperienze:

Esperienza Ideale Esperienza in facilities management edilizia business o altri campi correlati Fluente in italiano e inglese Eccellenti competenze interpersonali e capacità di interagire con unampia gamma di personale clienti e richieste Conoscenza dei requisiti di Sicurezza Occupazionale Forte alfabetizzazione informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemi Esperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile) Conoscenza della gestione dei fornitori per servizi specializzati Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commerciali Competenze di gestione del budget e analisi finanziaria IOSH Managing Safely o Equivalente del Paese

Altre Caratteristiche Personali Forte comunicatore/comunicatrice Buone competenze di presentazione e possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta ed è un/una ascoltatore/ascoltatrice attivo/a Passione per la qualità ha occhio per i dettagli per garantire la migliore erogazione dei servizi Auto-motivato/a; sicuro/a di sé ed energico/a Capacità di gestire efficacemente situazioni stressanti Flessibile in grado di adattarsi a situazioni in rapido cambiamento Fortemente orientato/a agli obiettivi in grado di concentrarsi sul raggiungimento di tutti gli obiettivi di prestazione È un/una team player in grado di cooperare e lavorare bene con altri per raggiungere gli obiettivi Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento Dimostra onestà e affidabilità Aperto/a a nuove idee e disposto/a a sfidare lo status quo In grado di lavorare di propria iniziativa Disposto/a a viaggiare con auto personale

Sedi: Agrate Brianza e Pavia