Senior avdelningsadministratör

Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör för kunds räkning. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är delad mellan olika enheter och är central för att skapa struktur effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet.

Som Avdelningsadministratör stöttar du cheferna med allt från planering koordinering och kommunikation till dokumentation inköp och ekonomiadministration. Du arbetar självständigt har stort eget ansvar och är en viktig del av att få verksamheten att fungera smidigt.

Detta är ett konsultuppdrag via Miljonbemanning där du arbetar på plats hos kund.

Arbetsuppgifter

Administrativt stöd till chefer

• Kalender- och möteshantering

• Ta fram presentations- och mötesmaterial

• Samordning av beslutsunderlag (delegeringar jävsdeklarationer m.m.)

• Uppdatering av intranät och interna informationssidor

Personaladministration

• Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

• Beställning av utrustning accesser och behörigheter

• Hantering av semesterlistor

• Stöd i introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi & inköp

• Inköp av material utrustning och tjänster

• Enklare rapportering i UBW

• Fakturahantering och kontering vid behov

Möten och event

• Planera interna möten workshops och konferenser

• Bokning av lokaler teknik och catering

• Skapa agendor skriva protokoll och följa upp actions

• Stöd till avdelningens ledningsgrupp inklusive årshjul dokumentation och gästsamordning

Dokumentation & kommunikation

• Uppdatera presentationsmaterial och intranät

• Skriva enklare beslutsunderlag

• Dokumenthantering i filserver och SharePoint

• Diarieföring

• Bidra i administratörsnätverket och utveckla rutiner

Omfattning och fördelning av tid

• Tillgänglig tid: ca 144 timmar/månad

• Ledningsgruppsarbete: ca 1215h/månad

• Avdelningsgemensamma frågor: ca 2030h/månad

• Stöd till enhets-/sektionschefer: ca 100h/månad (ca 20h per chef)

Tidsfördelningen är en planeringsriktlinje och kan variera över tid.

Arbetsledning

• Regelbundna avstämningar med respektive sektions-/enhetschef (1 gång/månad)

• Avstämning inför ledningsgruppsmöten (2 gånger/månad)

• Löpande dialog med huvudansvarig chef

• Avdelningsadministratören bokar själv in avstämningar och lyfter prioriteringsfrågor vid behov

Introduktion (vintern 2025/26)

Fas 1 (vecka 12/3)

• Introduktion till Svenska kraftnät

• Obligatoriska utbildningar

• Genomgång av system och standarduppgifter

• Träffa chefer och administratörsnätverket

• Ta över aktuella uppgifter från nuvarande administratör

Fas 2 (vecka 3/48)

• Introduktion till ledningsgruppsarbete

• Sätta sig in i årshjul och planering

• Stöd till sektions- och enhetschefer

• Handläggning av ärenden

Övrigt om uppdraget

• Start:

• Längd: Till

• Option: Möjlighet till förlängning till

• Omfattning: 100%

• Plats: Sundbyberg (främst på plats någon distansdag efter överenskommelse)

• Krav: Säkerhetsprövning och registerkontroll