Chief Of Staff, Strategy & Operations Coordonnatrice ou Coordonnateur de Direction, Stratégie et Exploitation

CHIEF OF STAFF STRATEGY & OPERATIONS

La version française suit.

This is an on-site position based at the CIFAR office in the MaRS Discovery District offering a highly collaborative environment where teams work together in person every day.

About CIFAR

The Canadian Institute for Advanced Research (CIFAR) is a globally influential research organization proudly based in Canada. We mobilize the worlds most brilliant people across disciplines and at all career stages to advance transformative knowledge and solve humanitys biggest problems together.

For more information please visitour website.

The Opportunity

Were looking for astrategic systems-minded Chief of Staff to support the CSOO and help drive the execution of CIFARs strategy. This is a high-impact role at the centre of the organizationideal for someone who excels at connecting people and processes improving how work gets done and enabling teams to succeed.

In this role you will coordinate strategic priorities strengthen cross-departmental alignment modernize systems and planning rhythms support governance and Board reporting and help shape an inclusive high-performing culture. You will also oversee key executive support functions for the CSOO including complex scheduling meeting preparation briefings and follow-through on decisions.

This role also provides operational leadership for the CSOO portfolio supervising the Receptionist and ensuring smooth office operations space planning and vendor coordination. These responsibilities sit with the Chief of Staff to maintain coherence and consistency across the portfolio and support an environment where staff and visitors can do their best work.

For those who thrive in a fast-paced agile environment and enjoy bringing clarity and strategic focus to complex work this role offers the opportunity to influence how CIFAR operatestoday and in the years ahead.

Key Responsibilities & Impact:

Strategic Alignment & Execution

• Drive coordination of CIFARs integrated management system and 3-Year Implementation Plan.
• Turn data into action by supporting CIFAR Scorecard reporting dashboards and performance indicators.
• Surface insights risks and opportunities that help leadership make better decisions.

Cross-Organizational Collaboration

• Connect teams across Finance Research PCAIS IT People & Culture Advancement Public Relations & Government and Communications.
• Support improvements in researcher-focused administration and organizational processes.
• Represent the CSOO in internal meetings and ensure clear follow-through.

Governance & Executive Support

• Prepare integrated Board and Committee materials including Scorecard and Risk Registry updates.
• Manage the CSOOs executive administration including calendar management meeting coordination and full management of travel and logistics including booking itinerary planning and related arrangements.

Digital & AI-Enabled Modernization

• Support CRM improvements digital modernization and data governance work.
• Help champion AI tools and automated workflows that boost productivity and reduce manual effort.

Office Operations & People Leadership

• Supervise the Receptionist and support a smooth welcoming office environment.
• Coordinate space planning office systems and vendor relationships.
• Model CIFARs 4Cs: Collaboration Curiosity Courage and Clarity.

About You

Youre a proactive problem-solver who thrives in complex dynamic environments. You bring strong judgment clear communication and a talent for keeping people and projects aligned.

You have:

• 5-7 years experience in strategy operations or program management
• Experience supporting senior leaders and cross-functional teams
• Strong planning and communication skills
• Comfort working with metrics dashboards and digital tools
• Experience navigating change and improving processes
• A people-first approach and commitment to inclusion

Experience in research nonprofit or public-sector organizations is an asset.

What We Offer

At CIFAR we strive to create a workplace where people feel supported included and able to do their best work. Our team members benefit from

• Comprehensive wellness and benefits - extended health coverage mental health supports a defined benefit pension 4 weeks vacation and CIFAR Days (days off with pay) throughout the year.
• Opportunities for learning and growth - supported by professional development resources.
• An inclusive collaborative culture - grounded in our 4Cs (Collaboration Curiosity Courage and Clarity) where diverse perspectives are valued and ideas are encouraged.
  

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by Friday December 19 2025. We appreciate your interest in this opportunity however only those selected for an interview will be contacted via email.

Our Commitment to Inclusion

CIFAR is committed to equity diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership staff and volunteers strive to create an equitable diverse and inclusive workplace and in turn an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome regardless of age education sexual orientation gender expression and identity parental status/responsibility immigration status Indigenous status religion disability language race place of origin ethnicity culture socio-economic status and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases including but not limited to women Indigenous persons members of visible minority/racialized communities 2SLGBTQ persons members of marginalized gender identity communities and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act 2005 and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation please email and include the term Accessibility in the Subject Line or call . Please provide your name preferred contact method and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting please visit .

CIFAR is supported by the governments of Canada Alberta British Columbia Ontario and Quebec as well as international partner organizations individuals foundations and corporations.

COORDONNATRICE OU COORDONNATEUR DE DIRECTION STRATÉGIE ET EXPLOITATION

English version above

Il sagit dun poste en présentiel au bureau du CIFAR dans le bâtiment MaRS Discovery au sein dun environnement hautement collaboratif où les équipes travaillent ensemble sur place tous les jours.

Loffre demploi

Nous sommes à la recherche dune personne dotée dun fort esprit stratégique et orientée systèmes pour occuper le poste de coordonnatrice ou coordonnateur de direction et contribuer à la réalisation de la stratégie du CIFAR en appui à la Direction de lexploitation. Ce poste décisif et central au sein de lorganisation est idéal pour une personne qui excelle à créer des synergies entre les gens et les processus à améliorer les méthodes de travail et à donner aux équipes les moyens de réussir.

Dans le cadre de vos fonctions vous coordonnerez les priorités stratégiques renforcerez la cohésion entre les services moderniserez les systèmes et les cycles de planification favoriserez la gouvernance et la communication de linformation auprès du conseil dadministration et contribuerez à bâtir une culture de linclusion et de lexcellence. Vous superviserez également des tâches essentielles de soutien à la direction telles que la gestion dhoraires complexes la préparation des réunions la rédaction de notes dinformation et le suivi des décisions.

Ce rôle consiste par ailleurs à assurer le leadership opérationnel du Bureau de la direction de lexploitation à superviser la personne à laccueil et à veiller au bon déroulement des activités du Bureau à la planification des espaces et à la gestion des fournisseurs. Ces responsabilités visent à garantir la cohésion des activités et à favoriser un environnement où les équipes et les personnes en visite peuvent évoluer dans les meilleures conditions.

Si vous excellez dans un environnement agile au rythme soutenu et aimez apporter clarté et vision stratégique à des travaux complexes ce rôle est une belle occasion dinfluencer le fonctionnement du CIFAR aujourdhui et demain.

Vos responsabilités principales et votre impact

Harmonisation stratégique et exécution

• Assurer la coordination du système de gestion intégrée et du plan dexécution triennal du CIFAR;
• Convertir les données en actions en favorisant la communication de linformation par lentremise de bilans de performance de tableaux de bord et dindicateurs de rendement;
• Faire ressortir les constats les risques et les occasions à saisir pour aider la direction à prendre de meilleures décisions.

Collaboration interorganisationnelle

• Mettre en relation les équipes Finances Recherche Stratégie pancanadienne en matière dIA Services informatiques Personnes et culture Avancement Relations publiques et gouvernementales ainsi que Communications;
• Favoriser lamélioration des services administratifs et des processus organisationnels destinés aux équipes de recherche;
• Représenter la Direction de lexploitation lors des réunions internes et assurer un suivi clair et rigoureux;

Gouvernance et soutien à la direction

• Préparer des dossiers conjoints à lintention du conseil dadministration et de ses comités notamment les versions à jour du bilan de performance et du registre des risques;
• Gérer les tâches administratives du Bureau notamment le calendrier les réunions les déplacements et la logistique connexe (réservations planification de litinéraire et arrangements divers);

Modernisation numérique soutenue par lIA

• Appuyer les efforts damélioration du logiciel de gestion de la relation client de modernisation numérique et de gouvernance des données;
• Soutenir ladoption doutils dIA et de processus automatisés qui stimulent la productivité tout en réduisant les tâches manuelles;

Gestion opérationnelle du bureau et du personnel

• Superviser le travail de la personne à laccueil afin de favoriser un environnement de bureau harmonieux et accueillant;
• Coordonner la planification des espaces la gestion des systèmes de bureau et les relations avec les fournisseurs;
• Incarner les 4 C du CIFAR : collaboration curiosité courage et clarté.
  
  

Votre profil

Vous êtes une personne proactive qui aime résoudre les problèmes et qui évolue aisément dans des environnements complexes et dynamiques. Vous possédez un bon jugement une aptitude à communiquer clairement et un talent pour coordonner personnes et projets.

Vous détenez les qualifications suivantes :

• De cinq à sept ans dexpérience en stratégie en exploitation ou en gestion de programmes;
• Expérience dans le soutien à la haute direction et aux équipes interfonctionnelles;
• Excellentes aptitudes en planification et en communication;
• Aisance à travailler avec des indicateurs des tableaux de bord et des outils numériques;
• Expérience dans la gestion du changement et lamélioration des processus;
• Approche axée sur les personnes et engagement en faveur de linclusion;
• Expérience au sein dorganisations de recherche dOBNL ou du secteur public (un atout).

Ce que nous offrons

Au CIFAR nous mettons tout en œuvre pour créer un lieu de travail où chaque personne se sent soutenue acceptée et apte à offrir le meilleur delle-même. Les membres de notre équipe profitent de nombreux avantages :

• Régime complet davantages sociaux et de prestations mieux-être assurance maladie complémentaire services de soutien psychologique régime de retraite à prestations déterminées quatre semaines de vacances et jours CIFAR (congés payés) tout au long de lannée;
• Possibilités dapprentissage et de perfectionnement accompagnées de ressources de perfectionnement professionnel;
• Culture dinclusion et de collaboration mettant en valeur la diversité des points de vue et encourageant le partage didées conformément à nos 4 C (collaboration curiosité courage et clarté).

Postulez:

Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature dici le 19 décembre 2025. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

Notre engagement en faveur de linclusion

Le CIFAR accorde une grande importance à léquité à la diversité et à linclusion. Nous reconnaissons quil est essentiel de réunir des personnes dorigines de perspectives et dexpériences diverses si nous voulons faire progresser lexcellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction le personnel et nos bénévoles sefforcent de créer un milieu de travail équitable diversifié et inclusif; en retour ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et lhumanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie peu importe son âge son niveau de scolarité son orientation sexuelle son expression et son identité de genre son statut ou sa responsabilité parentale son statut dimmigrant ou dAutochtone sa religion son handicap sa langue sa race son lieu dorigine son ethnicité sa culture son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature y compris mais sans sy limiter les femmes les membres des Premières Nations les membres de minorités visibles ou racisées les personnes LGBTQ2S les membres de communautés didentité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent sidentifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS Le CIFAR sengage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus dembauche et de sélection conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario 2005 et au Code des droits de la personne de lOntario. Pour faire une demande de mesure raisonnable dadaptation veuillez écrire à ladresse et mettre en objet Accessibilité ou appelez au . Veuillez fournir votre nom le moyen de communication que vous préférez ainsi quune description détaillée de la nature des mesures dadaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible dêtre utilisé pour garantir votre égalité daccès à lemploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise autant que possible. La connaissance dautres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada du Québec de lAlberta de la Colombie-Britannique et de lOntario de partenaires canadiens et étrangers ainsi que de donateurs individuels de fondations et dentreprises.

Required Experience:

Senior IC