Administrator, Communications + Engagement Administrateurtrice, Communications et Engagement

TERMS: Full-time permanent position (34 hours per week Monday to Thursday).

LOCATION: Can be located in Vancouver (territories of the xʷməθkʷəyəm (Musqueam) Sḵwxwú7mesh (Squamish) and səlilwətaɬ (Tsleil-Waututh) Nations) Montreal (Kanienkehá:ka territory) or Toronto (the traditional territories of various Indigenous Peoples including the Mississaugas of the Credit the Anishinaabe the Haudenosaunee and the Wendat). Preference for the Vancouver location if possible.

WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid with a combination of remote work and 4 days/month required in office.

REPORTS TO: Engagement Director

SALARY: $55000 - $65000

Salary will be determined by expertise experience in the role and years of service at DSF.

TYPE: Unionized Role

THE ROLE:

The Administrator provides comprehensive administrative and financial support across a suite of programs campaigns departmental initiatives and ongoing work. This role ensures that operations run efficiently projects stay compliant and financial activities align with organizational goals. The Administrator plays a critical role in project management program planning (including BOW annual planning and strategic planning efforts) financial management (budgeting and expense tracking) and supporting communication and reporting efforts for internal and external stakeholders.

KEY RESPONSIBILITIES

Program and Work Management

• Working with the Engagement Director the Administrator coordinates all aspects of the Communications Engagement teams work including planning grant proposals and reporting financial monitoring implementation of programs and delivery of ongoing departmental work.
• Serves as liaison for information exchange between the Communications Engagement team and operational departments (Finance Ops/Admin Devo PC&E IT & Digital) on new and existing organizational policies. 
• Stewards project leads in the planning implementation and financial tracking of their deliverables.
• Assists the Director and team with the onboarding of new staff.
• Schedules provides agendas for and supports team and other meetings.
• Supports the Director with event hosting and external event participation as needed (time permitting).
• Works across portfolios when processes impact Communications Engagement Sustainable Communities Climate and Nature and create effective internal operations of workflows.
• Cross Portfolio Work Management Assists with identifying and engaging with work process needs that cross portfolios. With the Director facilitates team internal quarterly planning team-building activities and wider DSF annual planning process.
• Manage and oversee the contact inbox

Budget Management

• Monitors and manages the departments budget planning and implementation strategies.
• Supports team members in the implementation of organizational policies and processes and managing contractor relationships.
• Processes invoices and support contract drafting.
• In collaboration with the Development department stewards team in periodic reporting on funding agreements as required. Assists Director with funder meetings and stewardship.

Other

• Assists the Director with administrative support as needed.
• Assists the Communications Engagement team with social media innovation event support partner/collaborator stewardship volunteer support etc. as is possible (time permitting).
• Supports the Director with travel arrangements.
• Supports change management processes along with the Director.
• Supports relationship with the Cullis-Suzuki family.

FR VERSION

CONDITIONS : Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine du lundi au jeudi).

LIEU : Lieu de travail flexible dans lun de nos trois bureaux situés à Vancouver (territoire des xʷməθkʷəyəm des Sḵwxwú7mesh et des səlilwətaɬ) à Montréal (territoire des Kanienkehà:ka) et à Toronto (Tkaronto le territoire traditionnel de nombreuses nations dont les Mississaugas de Credit les Anichinabés les Odjibwés les Haudenosaunee et les Wendat).

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride avec une combinaison de travail à distance et de 4 jours par mois au bureau.

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE :  Directrice Engagement

SALAIRE : 55 000 $ 65 000 $

Le salaire sera déterminé en fonction de lexpertise de lexpérience dans le rôle et des années de service à la Fondation David Suzuki (FDS).

TYPE : Poste syndiqué

À PROPOS DU POSTE

Ladministrateurrice fournit un soutien administratif et financier complet à lensemble des programmes campagnes initiatives départementales et travaux en cours. Ce rôle garantit le bon déroulement des opérations la conformité des projets et lalignement des activités financières sur les objectifs organisationnels. Ladministrateurrice joue un rôle essentiel dans la gestion de projets la planification de programmes (y compris la planification annuelle et stratégique de BOW (Bucket-of-Work) la gestion financière (budgétisation et suivi des dépenses) et le soutien aux efforts de communication et de rédaction de rapports pour les parties prenantes internes et externes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion du portefeuille

• • En collaboration avec la directrice de lengagement ladministrateurrice coordonne tous les aspects du travail de léquipe Communications Engagement y compris la planification les demandes de subventions et les rapports le suivi financier la mise en œuvre des programmes et la réalisation des tâches courantes du département.
  • Assure la liaison pour léchange dinformations entre léquipe Communications Engagement et les départements opérationnels (Finances Opérations/Administration Développement PC&E Informatique et Numérique) sur les politiques organisationnelles nouvelles et existantes. 
  • Supervise les responsables de projet dans la planification la mise en œuvre et le suivi financier de leurs livrables.
  • Aide la directrice et léquipe à intégrer les nouveaux membres du personnel.
  • Planifie fournit les ordres du jour et soutient les réunions de léquipe et autres.
  • Aide la directrice à organiser des événements et à participer à des événements externes si nécessaire (si le temps le permet).
  • Travaille sur plusieurs portefeuilles lorsque les processus ont un impact sur la communication et lengagement les collectivités durables le climat et la nature et crée des opérations internes efficaces pour les flux de travail.
  • Gestion du travail inter-portefeuilles Aide à identifier et à répondre aux besoins en matière de processus de travail qui concernent plusieurs portefeuilles. Avec la directrice facilite la planification trimestrielle interne de léquipe les activités de consolidation déquipe et le processus de planification annuelle plus large de la DSF.
  • Gère et surveille la boîte de réception générale de contact de la FDS

Gestion budgétaire

• • Surveille et gère le budget la planification et les stratégies de mise en œuvre du département.
  • Aide les membres de léquipe à mettre en œuvre les politiques et les processus organisationnels et à gérer les relations avec les sous-traitants.
  • Traite les factures et aide à la rédaction des contrats.
  • En collaboration avec le département Développement supervise léquipe dans la rédaction de rapports périodiques sur les accords de financement selon les besoins. Assiste la directrice dans les réunions avec les bailleurs de fonds et la gestion.

Autres

• • Assiste la directrice dans les tâches administratives selon les besoins.
  • Assiste léquipe Communications Engagement dans linnovation sur les réseaux sociaux le soutien aux événements la gestion des partenaires/collaborateurs le soutien aux bénévoles etc. dans la mesure du possible (si le temps le permet).
  • Assiste la directrice dans lorganisation des déplacements.
  • Assiste la directrice dans les processus de gestion du changement.
  • Assiste dans les relations avec la famille Cullis-Suzuki.

Qualifications :

QUALIFICATIONS

We know that experience can take different forms. Tell us about yours in relation to the following requirements

• 3 years of administration and project management experience delivering projects tracking budgets and managing change and adoption within teams.
• Experienced in managing vendors and associated contracts ensuring projects are delivered within budget timeline and scope.
• Strong budget management skills and financial acumen.
• Proficient in MS Excel.
• Excellent English language skills are essential; French language skills are an asset.
• Public information volunteer coordination event management experience is an asset.

WHAT YOU BRING TO THE ROLE

• Excellent organizational skills typically acquired through the completion of a bachelors degree program or equivalent experience in administration finance or project management.
• Strong documentation skills.
• Proactive and forward-thinking always one step ahead of the team efficiently removing blockers and impediments to progress.
• Excellent leadership skills with experience in coaching and mentoring teams.
• Exceptional communication and interpersonal skills including team building facilitation negotiation and conflict resolution.
• Skilled in managing communications and relationships with various stakeholders and in adapting your leadership style accordinglyfrom team members to executives.
• Highly self-motivated driven by your own initiative to prioritize competing demands and meet deadlines in a dynamic ambiguous environment.
• Thrive in fast-paced environments of change innovation and collaboration.
• Adept at creating new processes to improve integration and coordination across teams.
• A natural problem solver focused on practical and effective solutions.
• Share DSFs commitment to addressing Canadas most pressing environmental challenges and embrace our organizational values: solution-seeking courageous collaborative integrity-driven and committed. Youre excited about environmental and climate justice work and building strong diverse movements.
• Highly-disciplined approach to strategy; youve demonstrated your ability to effectively realize a complex vision with a diverse team bonus points if youve worked with a geographically distributed team or within a matrix management system.
• Committed to rigor and accountability and comfortable with measurement and data-driven analysis of project outcomes.
• Non-profit communications event or social media skills are a bonus.
• You enjoy interacting with a wide diversity of people. You are committed to EDIA.
• You are interested in reciprocity with Indigenous Peoples and are excited about efforts to decolonize our operations and work.

QUALIFICATIONS

Nous savons que lexpérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

• Minimum de 3 ans dexpérience en administration et en gestion de projets incluant la réalisation de projets le suivi budgétaire et la gestion du changement et de ladoption au sein des équipes.
• Expérience avérée en gestion de fournisseurs et de contrats associés en veillant à la livraison de projets dans le respect du budget des délais et de la portée.
• Solides compétences en gestion budgétaire et en finances.
• Maîtrise de MS Excel.
• Excellentes compétences en anglais (oral et écrit) essentielles; le français est un atout.
• Expérience en information du public coordination de bénévoles et gestion dévénements un atout.                                                 

VOTRE APPORT

• Excellentes compétences organisationnelles généralement acquises par lobtention dun baccalauréat ou une expérience équivalente en administration finance ou gestion de projets.
• Solides aptitudes en documentation.
• Proactifve et tournée vers lavenir toujours une étape en avance sur léquipe éliminant efficacement les obstacles au progrès.
• Excellentes aptitudes en leadership avec expérience en encadrement et mentorat déquipes.
• Compétences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles incluant le travail déquipe la facilitation la négociation et la résolution de conflits.
• Expérience dans la gestion des communications et des relations avec divers intervenants et capacité à adapter votre style de leadership selon le public des membres de léquipe aux dirigeantes.
• Grande autonomie et motivation avec capacité à hiérarchiser les priorités concurrentes et à respecter les délais dans un environnement dynamique et incertain.
• Capacité à sépanouir dans des environnements de changement dinnovation et de collaboration.
• Aptitude à créer de nouveaux processus favorisant lintégration et la coordination entre les équipes.
• Réflexe de résolution de problèmes orientée vers des solutions pratiques et efficaces.
• Adhésion à lengagement de la FDS pour relever les défis environnementaux les plus pressants au Canada et alignement avec nos valeurs : recherche de solutions courage collaboration intégrité et engagement. Lenvironnement et la justice climatique vous passionnent et vous souhaitez créer des mouvements forts et diversifiés.
• Approche hautement disciplinée de la stratégie; capacité démontrée à concrétiser une vision complexe avec une équipe diversifiée un atout si vous avez déjà travaillé avec une équipe répartie géographiquement ou dans un système de gestion matricielle.
• Engagement envers la rigueur et la reddition de comptes avec aisance dans lanalyse mesurable et fondée sur les données des résultats de projets.
• Compétences en communications organisation dévénements ou réseaux sociaux au sein dun organisme sans but lucratif un atout.
• Vous aimez collaborer avec une grande diversité de gens. Vous adoptez les principes de lEDIA.
• La réciprocité avec les peuples autochtones vous intéresse et les efforts visant à décoloniser nos opérations et notre travail vous passionnent.

Additional Information :

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people members of the LGBTQIA2S trans and gender-diverse communities women and people with disability chronic illness and/or neurodiversity. 

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble davantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à lamélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui sy trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à ladresse suivante : Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de léquité et de la diversité et de la création dun lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant léquité en particulier les Autochtones et les personnes racialisées les membres des communautés 2ELGBTQIA les personnes trans et de la pluralité des genres les femmes et les personnes ayant un handicap une maladie chronique et/ou une neurodiversité. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time