OFFICE & OPERATIONS MANAGER

Descripción

OFFICE & OPERATIONS MANAGER MANUFACTURA / PACKAGING & ID

Compañía líder del sector busca Gerente de Oficina en Colombia para coordinar la relación con clientes y proyectos ID (Investigación & Desarrollo) asegurar la operación administrativa y logística de punta a punta y apoyar ferias/eventos legal/compliance y RR. HH. Rol transversal que conecta ventas ID producción y logística garantizando trazabilidad (CRM/trackers) tiempos de respuesta y calidad documental.

IMPORTANTE: INGLES FLUIDO INDISPENSABLE

Requisitos

FORMACIÓN ACADÉMICA
Profesional en Administración Ingeniería Industrial o afines.
Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas fórmulas filtros; nociones de tableros).
Formación/curso en gestión de proyectos o sistemas de información (ERP/CRM/Smartsheet) (deseable).

EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS
35 años coordinando operaciones administrativas/comerciales con interface a ID y producción (manufactura packaging o consumo).
Manejo de CRM/trackers (Sales Workspace Customer PO Tracker) Smartsheet Oracle o ERP afín.
Familiaridad con comercio/logística: muestras rastreos PO facturación depósitos pruebas de llenado (botellas/bolsas).
Soporte a ferias y eventos con Marketing (presentaciones folletos agenda de clientes).
Legal & compliance: coordinación de NDAs con clientes/brokers y documentación soporte.
Gestión administrativa y de RR. HH.: compras corporativas caja menor archivos viajes onboarding.

RESPONSABILIDADES CLAVE
Proyectos con clientes (ID): solicitar/gestionar briefs viabilidad técnica recomendaciones de formulación SFP/cotizaciones seguimiento a aprobaciones y resultados de producción.
Operaciones & logística: mantener Customer PO Tracker emitir reportes semanales coordinar muestras (números de rastreo) pruebas de llenado reconexión de cuentas (Parking Lot/Cancelled).
Comercial & relacionamiento: comunicación proactiva con clientes sobre estado de ID reuniones retroalimentación y próximos hitos.
Ferias/eventos: logística end-to-end presentaciones con Marketing coordinación de muestras con ePac transporte y Producción.
Legal/compliance: coordinación de NDAs y documentación operativa.
Moldes & codificación: coordinar pedidos de nuevos moldes asignar códigos en Smartsheet e ingreso a Oracle.
Administrativo & RR. HH.: compras presupuesto y gastos caja chica facturas/pagos mantenimiento/seguridad viajes correspondencia; apoyo a reclutamiento y onboarding.

FUNCIONES PRINCIPALES
Completar y cargar briefs a Sales Workspace; solicitar COAs y confirmaciones CSC cuando aplique.
Enviar cotizaciones preliminares/SFP dar seguimiento y consolidar feedback de cliente.
Generar reportes automáticos (semanales) del Customer PO Tracker.
Enviar solicitudes de facturación (depósitos misceláneos) y coordinar facturas.
Coordinar muestras y proyectos con ID; rastrear estatus y compartir números de tracking.
Preparar Onboarding de nuevos clientes y su creación en sistemas.
Programar reuniones citas y viajes; mantener archivos digitales/físicos y correspondencia.
Preparar presupuestos y reportes de gastos; aprobar y rastrear facturas/pagos.
Supervisar limpieza seguridad mantenimiento utilidades y asignación de espacios.
Gestionar expedientes asistencia permisos bienestar y apoyo en resolución de conflictos.

COMPETENCIAS BLANDAS
Organización y gestión del tiempo: múltiples frentes con fechas y estándares exigentes.
Comunicación asertiva (clientes internos/externos) y seguimiento disciplinado.
Pensamiento crítico y resolutivo frente a contingencias de ID muestras y logística.
Trabajo en equipo con ID Producción Logística y Comercial.
Orientación a resultados y mejora continua basada en datos (KPIs y trackers).

Beneficios

OPORTUNIDAD & BENEFICIOS
Rol transversal con visibilidad en ID producción y clientes.
Ambiente con estándares operativos y espacio para optimización de procesos (automatización/reportes).
Modalidad: presencial/híbrido según operación.
Vinculación: a término indefinido.
Compensación competitiva (no publicamos rangos).

Ubicación

Colombia COBogotá D.C. - Bogotá D. C. 11001

IMPORTANTE: Aplicar directamente en esta oferta es la mejor forma de hacernos llegar su hoja de vida y tenerla en cuenta para este proceso.

Este proceso de selección competitivo se fundamenta en las políticas y procedimientos de adquisiciones que rigen para garantizar los principios de publicidad previa transparencia garantía de la pluralidad y libre competencia y evaluación objetiva mundialmente aceptados.

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