Coordinateur (trice) Evénementiel

Responsabilités principales :

• Tenir des registres complets et étayés de tous les accords de vente contrats et devis pour lhôtel conformément aux politiques et procédures des hôtels Sofitel.
• Avoir une bonne compréhension des marges de contribution des résultats de chaque produit et travailler avec les chefs de service respectifs pour maximiser les résultats dexploitation.
• Assurer la liaison entre lhôtel et lorganisateur de groupe pour tous les groupes assignés afin de garantir une communication pro active et complète et un suivi de toutes les exigences du groupe pour une satisfaction totale du groupe et une amélioration de la réputation de lhôtel en matière de conférences et dincitations ce qui garantit à lhôtel une clientèle nouvelle et renouvelée.
• Assurer le suivi des procédures de facturation en veillant à ce que les dépôts et les demandes de crédit soient reçus dans des délais acceptables.
• Veiller à ce que les dossiers des clients soient organisés et mis à jour avec toutes les informations requises.
• Organiser des réunions préalables à la conférence ou à lévénement avec les clients et les services concernés afin de confirmer que tous les détails pertinents ont été communiqués.
• Doit être flexible pour sadapter à des horaires irréguliers et/ou étendus.
• Effectuer les inspections de site nécessaires.
• Assister aux réunions nécessaires concernant les services de restauration les services de conférence ou les événements.
• Etablir et entretenir des relations avec les clients avant pendant et après la conférence en dépassant leurs attentes et en les encourageant à revenir.
• Assurer la liaison avec le département F&B pour examiner létat davancement des travaux les horaires et toute information pertinente pour le fonctionnement du département.
• Veiller à ce que des informations précises et opportunes soient communiquées à léquipe chargée des conférences et des banquets afin de fournir un meilleur service aux invités.
• Sassurer que lespace approprié est bloqué pour répondre aux besoins du groupe.
• Suivre et traiter les demandes de renseignements dans les 24 heures..
• Rencontrer les clients pour définir les détails de leur événement les accompagner dans la propriété et mettre en évidence les caractéristiques des installations ainsi que les services disponibles.
• Assurer la liaison avec le chef exécutif pour planifier les demandes spéciales des clients et les menus des événements spéciaux.
• Veiller à ce que toutes les fonctions définies soient détaillées avec précision sur les commandes dévénements de banquet (BEO) dans les délais impartis.
• Organiser des réunions de révision des commandes de banquets et veiller à ce que tout changement soit communiqué au service concerné afin doffrir le meilleur service possible aux clients.
• Assister aux réunions désignées.
• Favoriser et promouvoir un climat de travail coopératif entre les départements..

Autres responsabilités :

• Entretenir de bonnes relations avec ses collègues et tous les autres services.
• Se présenter ponctuellement au travail en portant luniforme/la tenue correcte et le badge didentification à tout moment.
• Maintenir un niveau élevé dapparence personnelle et dhygiène et respecter les normes dapparence de lhôtel et du service.
• Fournir un service amical courtois et professionnel à tout moment.
• Veiller à ce que les normes et méthodes de service correctes soient respectées comme indiqué dans le manuel dexploitation de lhôtel et du service.
• Veiller à lire et à comprendre le manuel de lambassadeur de lhôtel et à respecter les règles et règlements de lhôtel et en particulier les politiques et procédures relatives aux incendies à lhygiène à la santé et à la sécurité.
• Respecter la législation locale être au courant des questions relatives à son service et agir en conséquence.
• Répondre à toute évolution du service dictée par les besoins du secteur de la marque ou de lhôtel.
• Faire preuve de flexibilité et sacquitter de toutes les autres tâches et responsabilités raisonnables dans le cadre des compétences professionnelles qui lui sont confiées y compris le redéploiement dans dautres départements/domaines si nécessaire afin de répondre aux exigences de lentreprise et aux besoins des clients en matière de service.
• Participer à des formations et à des réunions en fonction des besoins.
• Evaluer les situations.

Informations supplémentaires :

La langue parlée au Bénin étant le français toutes les candidatures doivent être exclusivement en français. Les candidatures dans une autre langue seront rejetées.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time