Supervisor, Facility Operations Excellence, Facilities Management – Permanent Full-Time (1.0) Superviseure ou Superviseur, excellence de lexploitation des installations, planification des installations – poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

JOB SUMMARY

Reporting to the Director of Facilities Maintenance Operations the Supervisor Facility - Operations Excellence is responsible for strengthening service delivery supporting digital transformation optimizing workflows and driving process improvements across all CHEOs facilities. The Supervisor ensures the safe reliable and timely delivery of services that support patient care organizational continuity and compliance.

Within this Operational Excellence portfolio the Supervisor works in a multidisciplinary environment leading staff while coordinating with facility teams service providers and departments across CHEO. The role oversees service requests preventive maintenance scheduling procurement and financial analysis to support efficient workflows and emergency readiness. Using CMMS Workday and reporting tools the team tracks KPIs analyzes trends and supports root cause analysis to drive continuous improvement. The role manages critical spare parts inventory timecards visitor access space and key control and contractor parking to ensure reliability accuracy accountability and security.

This full-time on-site role requires strong leadership a commitment to safety and quality improvement and a solid understanding of facilities operations and asset management with the ability to adapt to evolving technologies and organizational priorities.

POSITION SUMMARY

Facility Operations and System Management:

• Ensure all operations comply with healthcare codes and standards (OBC OHSA ESA CSA TIA TSSA and Infection Control).

• Oversee the intake planning prioritization scheduling and close-out of service requests and preventive maintenance work orders through CMMS to ensure accuracy timeliness and minimal disruption to patient care.

• Partner with clinical IT and project teams to align facility operations with organizational needs and advance compliance comfort and sustainability.

• Conduct walkthroughs of facilities as required to investigate hazards malfunctions or service deficiencies or to verify service provider work completion and ensure corrective actions are initiated promptly.

• Coordinate shutdowns urgent repairs visitor management contractor parking space and key access and safety clearances with stakeholders to improve operational effectiveness.

Maintenance Reliability and Safety:

• Assist in maintaining asset and compliance records including service histories inspections certifications reports and audit documentation ensuring audit readiness and resolving discrepancies.

• Coordinate preventive and corrective maintenance programs support predictive activities and monitor work orders and system performance in CMMS and other systems ensuring trade-specific maintenance plans are developed and maintained.

• Support emergency preparedness after-hours response and business continuity by maintaining SOPs escalation protocols emergency contacts and communication systems.

Contracts Service Providers and Project Support:

• Lead maintenance service RFP planning manage 20 service contracts and oversee procurement workflows including requisitions purchase orders invoices and reconciliations to ensure governance compliance and budget alignment.

• Supervise the front-line service team to deliver service requests coordinate contractors and manage customer interactions accurately efficiently and in line with CHEO standards.

• Oversee the inventory management program maintaining adequate stock of tools parts and materials through structured processes to minimize downtime and support daily operations.

• Maintain service provider records and oversee performance through scorecards reviews and audits recommending improvements to reduce risk and inform long-term planning.

• Support project teams by maintaining the project request database coordinating activities and providing weekly updates to stakeholders and leadership to ensure timely completion.

Quality Improvement and Performance:

• Conduct financial analysis of operating and capital spending to ensure budget compliance identify savings opportunities or corrective actions and provide insights for leadership.

• Develop and improve SOPs policies and performance processes using business intelligence tools to strengthen governance and service delivery.

• Drive initiatives that enhance efficiency optimize spending extend asset life and strengthen service reliability.

• Leverage KPIs from CMMS Workday and other tools to monitor performance analyze trends and create departmental scorecards aligned with the Local Level Area Plan collaborating across teams to drive service excellence.

• Prepare and share performance reports summarizing outcomes resource utilization efficiencies and recommending improvements to guide leadership in planning and decision-making.

Administrative Workplace and Communication Services

• Oversee administrative workflows including timecards attendance calendars records electronic files and action logs to maintain accuracy accessibility and accountability.

• Coordinate day-to-day workplace support activities such as space upkeep meeting room readiness and shared area organization to provide a safe clean and professional environment.

• Oversee the lifecycle allocation and maintenance of digital devices uniforms and health and safety PPE ensuring availability operational readiness timely replacement and compliance with organizational standards.

• Manage departmental communication channels and knowledge resources ensuring accurate timely and accessible information through digital displays intranet postings radio Teams email and policy updates.

Leadership and Workforce Development:

• Supervise coach and mentor direct reports managing workload distribution duty assignments and flex coverage during rotations.

• Monitor and manage direct report performance through evaluations coaching and corrective actions.

• Coordinate new employee onboarding and deliver training on change management procedures CMMS and administrative processes while maintaining training records and supporting workforce skill development.

• Support toolbox talks shift handovers PM days and standard work development by disseminating accurate communication and documentation reinforcing a culture of accountability safety collaboration and continuous improvement.

QUALIFICATIONS

• Level 1 Criminal Record Check and remain compliant (Essential)

• Bachelors degree in Business Operations Facility Building Science Engineering field with five (5) years of related experience or College Diploma with seven (7) years of related experience. (Essential)

• Valid drivers license and ability to travel between CHEO community sites as required. (Essential)

• Coursework in Facility Management (FMP / CFM) or Lean Six Sigma Green Belt. (Preferred)

• Five (5) years of experience in service delivery facility operations process improvement or digital transformation (Essential)

• Three (3) years of experience in procurement vendor management inventory management and use of CMMS/ITSM/Helpdesk software. (Essential)

• Three (3) years in a supervisory role within a unionized environment. (Preferred)

• Background in healthcare or other large institutional facilities. (Preferred)

• Strong leadership with professionalism empathy and team-building skills. (Essential)

• Ability to coach mentor and build accountability in staff and contractors. (Essential)

• Proven ability to manage multiple priorities meet deadlines and perform effectively under pressure. (Essential)

• Demonstrated ability to apply preventive maintenance programs root cause analysis and analytics to optimize performance. (Essential)

• Understanding of public procurement policies and compliance frameworks (Essential)

• Proficiency with CMMS (MRI Angus) ERP(Workday) Microsoft Office Collaboration and reporting tools (e.g. Teams SharePoint Power BI). (Essential)

• Skilled in coordinating service providers while minimizing patient care disruption. (Essential)

• Effective communication and collaboration skills to work across multidisciplinary teams. (Essential)

• Strong knowledge of applicable CSA standards Ontario Building Code Ontario Fire Code and OHSA. (Preferred)

• Customer-focused with a commitment to high-quality service delivery. (Preferred)

• Highly organized with strong attention to detail and effective time management. (Preferred)

• Skilled in business intelligence tools dashboards and KPI monitoring. (Preferred)

• Experienced in data analytics and applying insights to optimize performance. (Preferred)

• Effective interpersonal and conflict resolution abilities. (Preferred)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.

CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bénévoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive les rédacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.

RESUME DES FONCTIONS
Relevant du directeur des opérations dentretien des installations la personne occupant le poste de superviseure ou superviseur Excellence de lexploitation des installations est chargée de renforcer la prestation de services de soutenir la transformation numérique doptimiser les flux de travail et de favoriser lamélioration des processus dans toutes les installations du CHEO. Cette personne assure la prestation sécuritaire fiable et opportune des services qui appuient les soins aux patientes et patients la continuité organisationnelle et la conformité.

Dans le cadre de ce portefeuille dexcellence des opérations cette personne travaille dans un environnement multidisciplinaire et dirige le personnel tout en coordonnant avec les équipes de létablissement les fournisseurs de services et les services de lensemble du CHEO. Le ou la titulaire supervise les demandes de service la planification de la maintenance préventive lapprovisionnement et lanalyse financière afin dassurer lefficacité des flux de travail et la préparation aux situations durgence. À laide du SIGE de Workday et des outils de production de rapports léquipe fait le suivi des indicateurs de rendement clés (IRC) analyse les tendances et soutient lanalyse des causes fondamentales pour favoriser lamélioration continue. Le ou la titulaire du poste gère linventaire des pièces de rechange essentielles les feuilles de temps laccès des visiteurs le contrôle des espaces et des clés ainsi que le stationnement des entrepreneurs afin de garantir la fiabilité la précision la responsabilité et la sécurité.

Ce poste à temps plein sur place exige de solides compétences en leadership un engagement envers la sécurité et lamélioration de la qualité et une très bonne compréhension de lexploitation des installations et de la gestion des biens ainsi que la capacité de sadapter à lévolution des technologies et des priorités organisationnelles.

RÉSUMÉ DU POSTE

Exploitation des installations et gestion du système:

• Veiller à ce que toutes les opérations soient conformes aux codes et normes de soins de santé (Code du bâtiment de lOntario Loi sur la santé et la sécurité au travail LSST Office de la sécurité des installations électriques Association canadienne de normalisation GroupeCSA normesTIA Office des normes techniques et de la sécurité prévention des infections).

• Superviser la réception la planification létablissement des priorités la programmation et la clôture des demandes de service et des bons de travail dentretien préventif au moyen du SIGE afin dassurer lexactitude et la rapidité dexécution ainsi que la perturbation minimale des soins aux patients.

• Collaborer avec les équipes clinique des TI et de projet pour harmoniser lexploitation de linstallation avec les besoins organisationnels et promouvoir la conformité le confort et la durabilité.

• Effectuer des visites des installations au besoin pour enquêter sur les dangers les défectuosités ou les défaillances de service ou pour vérifier que le travail du fournisseur de services est terminé et sassurer que les mesures correctives sont mises en œuvre rapidement.

• Coordonner les arrêts les réparations urgentes la gestion des visiteurs le stationnement des entrepreneurs laccès aux espaces et aux clés et les autorisations de sécurité avec les intervenants afin daméliorer lefficacité opérationnelle.

Entretien fiabilité et sécurité:

• Aider à tenir à jour les registres des biens et de la conformité y compris lhistorique des services les inspections les certifications les rapports et la documentation daudit en veillant à ce que la vérification soit prête et en corrigeant les écarts.

• Coordonner les programmes dentretien préventif et correctif soutenir les activités de prévision et surveiller les bons de travail et le rendement du système dans le SIGE et dautres systèmes en veillant à ce que des plans dentretien propres au métier soient élaborés et maintenus.

• Soutenir la préparation aux situations durgence lintervention après les heures de travail et la continuité des activités en tenant à jour les PON les protocoles de transmission hiérarchique les personnes-ressources en cas durgence et les systèmes de communication.

Contrat prestataires de services et soutien au projet:

• Diriger la planification des demandes de proposition pour les services dentretien gérer plus de 20contrats de service et superviser les flux de travail liés à lapprovisionnement y compris les demandes les bons de commande les factures et les rapprochements afin dassurer la gouvernance la conformité et lharmonisation budgétaire.

• Superviser léquipe de service de première ligne pour répondre aux demandes de service coordonner les sous-traitants et gérer les interactions avec les clients de manière précise efficace et conforme aux normes du CHEO.

• Superviser le programme de gestion des stocks en maintenant un stock adéquat doutils de pièces et de matériel au moyen de processus structurés afin de réduire les temps darrêt et de soutenir les opérations quotidiennes.

• Tenir à jour les dossiers des fournisseurs de services et superviser le rendement au moyen de fiches de pointage dexamens et de vérifications en recommandant des améliorations pour réduire les risques et éclairer la planification à long terme.

• Soutenir les équipes de projet en tenant à jour la base de données des demandes de projet en coordonnant les activités et en fournissant des mises à jour hebdomadaires aux parties prenantes et à la direction afin de garantir lachèvement du projet dans les délais impartis.

Amélioration de la qualité et rendement:

• Effectuer une analyse financière des dépenses de fonctionnement et dimmobilisations pour assurer la conformité au budget cerner les possibilités déconomies ou les mesures correctives et fournir des renseignements à lintention de la direction.

• Élaborer et améliorer les PON les politiques et les processus de rendement à laide doutils de renseignements opérationnels pour renforcer la gouvernance et la prestation des services.

• Mener des initiatives qui améliorent lefficacité optimisent les dépenses prolongent la durée de vie des actifs et renforcent la fiabilité du service.

• Tirer parti des IRC du SIGE de Workday et dautres outils pour surveiller le rendement analyser les tendances et créer des grilles de performance conformes au plan régional en assurant la collaboration entre les équipes pour favoriser lexcellence du service.

• Préparer et partager des rapports de rendement résumant les résultats lutilisation des ressources et les gains defficience et recommander des améliorations pour guider la direction dans la planification et la prise de décisions.

Services administratifs de milieu de travail et de communication

• Superviser les flux de travail administratifs y compris les feuilles de temps les présences les calendriers les dossiers les fichiers électroniques et les registres des mesures pour assurer lexactitude laccessibilité et la responsabilisation.

• Coordonner les activités quotidiennes de soutien en milieu de travail comme lentretien des locaux la préparation des salles de réunion et lorganisation de laire commune afin doffrir un environnement sécuritaire propre et professionnel.

• Superviser le cycle de vie lattribution et lentretien des appareils numériques des uniformes et de lÉPI de santé et de sécurité en veillant à leur disponibilité à leur état de préparation opérationnelle à leur remplacement en temps utile et à leur conformité avec les normes de lorganisation.

• Gérer les canaux de communication et les ressources de connaissances des services en veillant à ce que linformation soit exacte opportune et accessible au moyen daffichages numériques daffichages intranet de la radio de Teams de courriels et de mises à jour des politiques.

Leadership et perfectionnement de la main-dœuvre:

• Superviser encadrer et guider les personnes subordonnées directes en gérant la répartition de la charge de travail laffectation des tâches et la couverture flexible pendant les rotations.

• Surveiller et gérer le rendement des personnes subordonnées directes au moyen dévaluations dencadrement et de mesures correctives.

• Coordonner lintégration des nouvelles personnes employées et offrir de la formation sur la gestion du changement les procédures le SIGE et les processus administratifs tout en tenant à jour les dossiers de formation et en appuyant le perfectionnement des compétences de leffectif.

• Soutenir les discussions sur la boîte à outils le transfert des quarts de travail les journées dentretien préventif et lélaboration de normes de travail en diffusant des communications et des documents exacts et en renforçant une culture de responsabilisation de sécurité de collaboration et damélioration continue.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire de niveau1 et conformité (essentiel)

• Baccalauréat en commerce exploitation installations science du bâtiment ingénierie avec au moins cinq (5) ans dexpérience connexe ou diplôme détudes collégiales avec sept (7) ans dexpérience connexe. (essentiel)

• Permis de conduire valide et capacité de se déplacer entre les sites communautaires du CHEO au besoin. (essentiel)

• Cours en gestion des installations (professionnelle ou professionnel en gestion des installations Certified Facility Manager) ou ceinture verte Lean Six Sigma. (un atout)

• Au moins cinq (5) ans dexpérience dans la prestation de services lexploitation des installations lamélioration des processus ou la transformation numérique. (essentiel)

• Au moins trois (3) ans dexpérience dans les domaines de lapprovisionnement de la gestion des fournisseurs de la gestion des stocks et de lutilisation du logiciel SIGE/GSTI/Helpdesk. (essentiel)

• Trois ans et plus dans un rôle de supervision dans un milieu syndiqué. (un atout)

• Expérience dans le secteur des soins de santé ou dans dautres grands établissements institutionnels. (un atout)

• Solide leadership avec professionnalisme empathie et esprit déquipe. (essentiel)

• Capacité dencadrer de guider et de responsabiliser le personnel et les entrepreneurs. (essentiel)

• Capacité éprouvée à gérer de multiples priorités à respecter les délais et à travailler efficacement sous pression. (essentiel)

• Capacité démontrée dapplication des programmes dentretien préventif de lanalyse par arbre de défaillances et lanalyse pour optimiser le rendement. (essentiel)

• Compréhension des politiques de passation des marchés publics et des cadres de conformité. (essentiel)

• Maîtrise du SIGE (MRI Angus) du PGI (Workday) de Microsoft Office et des outils de collaboration et de production de rapports (. Teams SharePoint Power BI). (essentiel)

• Capacité à coordonner des prestataires de services tout en minimisant les perturbations pour les patientes et les patients. (essentiel)

• Compétences efficaces en matière de communication et de collaboration pour travailler au sein déquipes multidisciplinaires. (essentiel)

• Solide connaissance de la CSA applicable du Code du bâtiment de lOntario du Code de prévention des incendies de lOntario et de la LSST. (un atout)

• Esprit axé sur le client et engagement à offrir des services de grande qualité. (un atout)

• Sens aigu de lorganisation grand souci du détail et gestion efficace du temps. (un atout)

• Maîtrise des outils de veille stratégique des tableaux de bord et de la surveillance des IRC. (un atout)

• Expérience de lanalyse des données et de lapplication de renseignements pour optimiser le rendement. (un atout)

• Aptitudes efficaces en relations interpersonnelles et en résolution de conflits. (un atout)

• Bilinguisme (anglais et français) (essentiel)

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoquées à une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.